Asiointipalvelua Norjan malliin

17.05.2013

0

Kävin tervehtimässä naapurimaiden kollegoja huhtikuun lopulla Oslossa järjestetyssä Vinnova Building ePermit-kokouksessa. Tapahtuman tarkoituksena oli jakaa tietoa ja kokemuksia osallistujamaiden sähköisten rakennuslupapalveluiden kehittämisestä, ja siihen osallistui rakennusvalvonnasta vastaava virasto tai ministeriö Suomesta, Norjasta, Ruotsista, Tanskasta, Islannista ja Virosta. Suomen ympäristöministeriölle ja Lupapisteelle tapahtuma sattui hyvään aikaan: olihan meillä juuri käyttöön otettu palvelu esiteltävänä. Toisaalta meillä on vielä iso määrä kehitystä edessämme, joten muualta saatujen kokemusten perusteella voidaan vielä hyvin tehdä korjausliikkeitä.

Kaksipäiväisessä tapahtumassa ensimmäisen päivän aikana tehtiin katsaukset eri maiden hankkeisiin. Toinen päivä oli varattu kokonaan isäntämaa Norjan asiointipalvelun esittelyyn.

Keskitetyt palvelut jyräävät

Kaikissa läsnä olevissa maissa sähköinen rakennuslupapalvelu on ajankohtainen. Norjalla on oma palvelu ollut käytössään jo vuosikymmenen ja Tanskassa muutaman vuoden. Suomi ja Viro toteuttavat omia palveluitaan rinta rinnan. Suomessa pilottikäyttö alkoi siis maaliskuussa, Virossa uuden palvelun startti on käsillä lähiviikkoina. Islannissa laki velvoittaa sähköisen asiointipalvelun toteuttamisen vuoteen 2015 mennessä. Ruotsi kulkee omia polkujaan. Tällä hetkellä paikallinen Boverket tekee työtä yleisen asiointiprosessin ja avointen rajapintojen määrittämiseksi, eikä kunnille yhteisen asiointipalvelun julkisrahoitteista toteutusta ole vielä hankkeistettu. Aika näyttää löytyykö Ruotsista palveluiden markkinalähtöiseen syntymiseen riittävän suuri potentiaali vai lähteekö sekin toteuttamaan keskitettyä palvelua.

Ruotsia lukuun ottamatta muissa maissa ratkaisuna on siis yksi palvelu, josta luvan tarvitsija asioi valitsemansa kunnan ja muiden viranomaisten kanssa. Kuntakohtaisen palvelun sijaan tähän ratkaisuun on ohjannut kolme keskeisintä syytä:

1) Asiakkaan näkökulma – Merkittävä osuus palvelun käyttäjistä on ammattilaisia, joilla on samanaikaisia hankkeita useiden kuntien alueella. Kuntakohtaiset palvelut johtavat siihen, että ammattikäyttäjällä ovat tunnukset, tilit ja hankkeet hajautuneet useisiin eri palveluihin. Keskitetty palvelu helpottaa oikean viranomaisen löytymistä ja mahdollistaa omien hankkeiden hallinnan yhdessä paikassa. Keskittämällä tiettyyn asiakokonaisuuteen liittyvät asioinnit yhteen paikkaan pystytään kehittämään yhteisiä suunnittelua ja hakemista tukevia lisäarvopalveluita ja tarjoamaan ne koottuna yhdestä osoitteesta. Paine keskitettyjen palveluiden rakentamiseen tulee teollisuudesta ja asiakkaalta, ei keskushallinnolta.

2) Kustannus palvelun tuottamisessa – Asiointipalvelu keskitetysti pilvipalveluna tuotettuna mahdollistaa säästöjä tukipalveluissa, laitteistokustannuksissa ja palvelun kehittämisessä. Oman asiointipalvelun pystyy järjestämään rajallinen määrä kuntia. Keskitetysti tuotettuna palvelun voi ottaa käyttöön pienellä investoinnilla, ja yhteenlasketut elinkaarikustannukset mahdollistavat käyttöönoton huomattavasti suuremmalle kuntajoukolle.  

3) Toimintojen yhtenäistäminen – Yhteisesti kehitetty keskitetty asiointipalvelu yhtenäistää asiointiprosessia sekä vaadittavia tietosisältöjä. Se nopeuttaa parhaiksi havaittujen käytäntöjen leviämistä, parantaa asioivien kansalaisten tasa-arvoa ja tekee julkisen sektorin toiminnasta avoimempaa ja läpinäkyvämpää.

Myös muissa keskusteluissa esiintyneissä vertailumaissa, Hollannissa ja Iso-Britanniassa, on käytössä keskitetty rakennuslupapalvelu. Brittien palvelu löytyy osoitteesta http://www.planningportal.gov.uk.

Vanha rouva byggsok.no

Oslon tapahtumassa keskiössä oli isäntien Byggsök-palvelu. Sen toteutus käynnistettiin jo vuonna 2000, ja se on ollut käyttäjien saatavilla vuodesta 2003. Palveluun on tehty viimeisin uudistus 2010 ja palvelun tarjoamisessa vastaava Hilde Grevskott Larsen kutsuikin byggsok-palvelua nimellä ”old lady”. Toiveissa oli iso remontti: eri osapuolten valtuutus ja päätösten toimittaminen asiointiin olivat toiveiden tynnyrissä päällimmäisinä.

Palvelun saama suosio oli itsellenikin yllätys. Viime vuonna 65% kaikista Norjassa tehdyistä rakennuslupahakemuksista tehtiin byggsok-palvelun kautta! Päivittäin palvelun kautta tehdään 300 uutta hakemusta. Vaikka nähdyn demon perusteella palvelun helppokäyttöisyydessä onkin parantamisen varaa, ovat norjalaiset siirtyneet asiointipalvelun hyödyntämisessä seuraavalle asteelle. Eiköhän aseteta Suomeenkin tavoitteeksi vähintään Norjan taso!   

Byggsokin toimintoihin kuuluu mm. hakemustietojen, kiinteistö- ja huoneistotietojen lomaketiedot, naapurien kuuleminen, allekirjoittamiset ja erilaiset suunnitteluun liittyvät laskurit, esimerkiksi rakennusoikeuksien laskenta ja rakennusjätteen käsittelyn suunnittelu. Palvelu tarjoaa mahdollisuuden toimittaa luvan käsittelyyn tarvittavat lomaketiedot, mutta suunnitelmat ja muut liitteet toimitetaan kuntaan asiointijärjestelmän ohi paperilla tai muilla sähköisillä palveluilla.

Rakennuslupapalveluiden yhteiset haasteet

Kahden päivän aikana esiin nousi palveluiden rakentamisen ja tuottamisen aikana esiin tulleita ongelmia. Yhteisistä aiheista poimin kolme eniten keskustelua aiheuttanutta.

1. Kunnan henkilöstön sitouttaminen

Joissain kunnissa Norjan ja Tanskan palveluiden hyödyntämisen aste on jäänyt matalaksi. Tutkimusten mukaan suurin tekijä on ollut henkilöstön sitoutumisessa. Käyttöönotto ja koulutus ovat jääneet puolitiehen, ja sähköinen palvelu on kuntien asiakaspalvelussa koettu ylimääräiseksi taakaksi paperimallin rinnalla. Tämän takia onkin jossain kunnissa hakijoille suositeltu perinteistä paperiasiointia sähköisen hakemisen sijaan.

2. Liitynnät

Norjan palvelussa tiedot sähköisestä asiointipalvelusta kuntaan liikkuvat pääosin sähköpostin välityksellä. Sähköinen siirtäminen asiointipalvelusta suoraan kunnan järjestelmään tehdään 23%  hakemuksissa, loput 77% siis lähetetään käsittelijän sähköpostiin ja siirretään kunnan rekisteriin käsin. Nyt kunnat ja toimittajat on Norjassakin saatu samaan pöytään ja toivotaan, että saadaan toteutettua sisäänluku kunnan taustajärjestelmään.

Viron X-Road-väylään perustuva ratkaisu oli muihin verrattuna omaa luokkaansa. Toivottavasti se on meilläkin pian arkipäivää.

3. Palvelun tuottamisen liiketoimintamalli

Asiointipalveluiden jatkuvuuden ja kehittämisen varmistaminen puhututti. Palvelun kehittäminen vaatii investointeja ja palvelun tuottaminenkin vaatii oman budjetin. Kokonaan budjettirahoitteisena palvelut ovat poliittisen ilmapiirin armoilla, ja kehittämisvaiheeseen pääsy on aina ison ponnistuksen tulos. Varoittava esimerkki tuli Tanskasta, jossa palvelun seuraava kehitysversio oli saatu jo testikäyttöön. Vaalien jälkeen hankkeelta putosi rahoitus pois, ja lähes valmis kokonaisuus jäi ottamatta käyttöön.

Toinen liiketoimintamalleihin liittyvä ongelma on aineistojen omistajuus. Byggsok-palvelussa ei omia karttanäkymiä esitetä, vaan asioija siirretään kunnan omaan palveluun tekemään karttaa hyödyntäviä toimintoja. Syy kunnan karttapalvelun käyttämiseen on aineiston omistajuus, aineiston rahoitus on ratkaisematta. Vain murto-osa kunnista pystyy tarjoamaan byggsok-palveluun karttanäkymän.

Mitä meille opiksi?

Tapaamisen jälkeen olo oli melkoisen huojentunut. Muissa maissa olevat keskeisimmät ongelmat on Suomessa monelta osin jo saatu ratkaistua. Paljon taustatyötä vaatinut KRYSP-yhteentoimivuuden kehittäminen mahdollistaa nyt liittymisen suoraan kuntien omiin taustajärjestelmiin.  Maanmittauslaitoksen tarjoamat avoimet rajapinnat ja ilmaiset aineistot luovat mahdollisuuden toteuttaa edistyksellisiä paikkatieto- ja karttatoiminnallisuuksia. Palvelun jatkuvuuden ja kehittymisen takaava malli on Suomessa saatu ratkaistua aivan uudenlaisella tavalla.

Keskeisimpänä oppina Lupapisteen osalta tulee olemaan käyttöönottojen ja käytön tukeminen. Teknisesti järjestelmä saadaan varmasti toimimaan, mutta uusi toimintatapa vaatii suunnittelua, muutoksen johtamista ja seurantaa. Tähän pitää löytää oikeita lääkkeitä yhdessä pilottikuntiemme kanssa.

Oikeassa suunnassa ollaan, tästä jatketaan kohti Euroopan hienointa lupapalvelua!

ps. Tapahtuman nimessä oleva Vinnova on ”Ruotsin Tekes”, joka koordinoi myös Pohjoismaiden ministerineuvoston rahoitusta yhteispohjoismaisiin kehityshankkeisiin.

Jaa tämä sisältö

Keskustele aiheesta

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitetta ei julkaista, mutta se tarvitaan viestin jättämiseen.