Ennakkoluuloton innovointi ja yhteistyö johtivat paperiaikakauden päättymiseen

14.06.2016

0

arkistolaitospysyväisarkistointirakennusvalvonnatsähköinen arkistointi

Sähköinen asiointipalvelu ei yksinään muuttanutkaan maailmaa – riittävästi

 Kun Lupapisteen sähköisen asiointipalvelun kehitys startattiin, oli tavoitteenamme rakentaa SADe-ohjelman tavoitteiden mukaisesti ”valtakunnalliseen käyttöön laadukas ja yhteentoimiva julkisen sektorin sähköinen palvelu, joka vahvistaa kustannustehokkuutta, tuo säästöjä ja siitä hyötyvät sekä kansalaiset, yritykset, yhteisöt että kunnat ja valtion viranomaiset.” Vaikka kaikkiin tavoitteisiin pystyttiinkin vastaamaan, jäi meille tunne, että sähköisellä asiointipalvelulla digitalisaatio ja sen mahdollistamat hyödyt jäävät puolitiehen. Arkistolaki nimittäin määrää viranomaisia säilyttämään kaikki pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistolaitoksen edellyttämällä tavalla. Ja se tapa on tietysti perinteinen paperiarkisto, ellei arkistolaitos muuta säilytysmuotoa tapauskohtaisesti määrää.

Sodankylä arkisto

Kuva 1. Paperimapit vievät leijonanosan kuntien säilytystiloista. Sodankylän rakennusvalvonnan  paperiarkiston sähköistämistä suunniteltiin digitointikumppanimme, Analogia Oy:n, avulla.

Paperiarkistointivaatimus rakennuslupaprosessin päätteeksi vaikutti kaikkiin hankkeeseen osallistuneisiin. Luvanhakijoille ja suunnittelijoille se näkyi siten, että päätöksen jälkeen lopulliset ”lupakuvat”, eli asemapiirros sekä pohja-, leikkaus- ja julkisivupiirustukset toimitettiin kuntaan paperikappaleina. Tässäkin tavassa oli selkeitä kuntakohtaisia vaihteluita, mikä entisestään sekoitti eri kuntiin toistuvasti asioivia henkilöitä.

Paperiarkistointivaatimus rakennuslupaprosessin päätteeksi vaikutti kaikkiin hankkeeseen osallistuneisiin. Asiakkaan sähköinen asiointikokemus ”lässäytettiin” loppumetreillä takaisin tulostusten ja postitusten maailmaan.

Viranomaisen kannalta vaatimus aiheutti paperikappaleiden käsittelyn jatkumista. Jokaisesta päätöksestä piti kerätä paperiasiakirjat ja arkistoida ne entiseen malliin. Olimme siis tilanteessa, jossa vanhat toimintatavat ja monen viranomaisen tehtävät jatkuivat edelleen täysin manuaalisina asioinnin sähköistämisestä huolimatta ja asiakkaan sähköinen asiointikokemus lässäytettiin loppumetreillä takaisin tulostusten ja postitusten maailmaan.

Alkusysäys kehitystyölle tuli kunnista

Asiointipalveluamme pilotoivien kuntien aktiiviset arkistoinnin asiantuntijat löivät työpajoissamme viisaat päänsä yhteen ja loivat suunnitelman vaatimukset täyttävästä kuntakohtaisesta tietojärjestelmäympäristöstä, jossa asiakirjat voitaisiin ottaa vastaan, käsitellä ja arkistoida sähköisesti. ”Kauhukuvaksi” ristitty kaavio sisälsi tiedonohjausjärjestelmää, dokumentinhallintaa, arkistojärjestelmää, käsittelyjärjestelmää, asiointipalvelua sekä tietysti näiden välille tarvittavat vaativat integraatiot ja vanhojen järjestelmien kehitystyöt. Edessä olisi siis massiivinen monitoimittajaprojekti joka kunnassa, jotta koko prosessi saataisiin ”pelittämään” ja sen jälkeen tietysti toteutetun häkkyrän ylläpito.

Esiin nousi vaihtoehto, jossa kaikki asiakirjojen vastaanotto, käsittely ja tallentaminen tehtäisiinkin pilvipalvelumallina Lupapisteen kautta. Suomen 280 rakennusvalvonnalle tehtäisiin yhteinen, kaikille sopiva malli kerralla.

Hetken lamaannuksen jälkeen kokoonnuimme pilottikuntien kanssa pyörittelemään suunnitelmia ja vaihtoehtoisia ratkaisuja. Esiin nousi vaihtoehto, jossa kaikki asiakirjojen vastaanotto, käsittely ja tallentaminen tehtäisiinkin pilvipalvelumallina Lupapisteen kautta. Vaikka se vaatisikin aikaa, rahaa ja erityisesti muutosta aiempiin ajattelutapoihin, päätimme 18 kunnan kanssa ottaa ison askeleen ja lähteä suunnittelu- ja toteutuspuuhiin yhdessä. Suomen 280 rakennusvalvonnalle tehtäisiin yhteinen, kaikille sopiva malli kerralla.

Kehityksen aikana määriteltiin rakennusvalvontoihin uusi arki

Varsinainen kehitystyö käynnistettiin alkutalvella 2015. Kartoitettiin käyttäjien tarpeita työpajoissa, käsiteltiin ideoitamme ja konseptejamme yhdessä arkistolaitoksen kanssa, tankattiin Solitan porukalla sähköisen säilyttämisen vaatimuksia viranomaistoiminnassa määrittelevää SÄHKE2-määräystä ja tietysti aloitettiin uuden palveluosan kehitystyöt.

Vaikka kehityksessä tehtiin hyvinkin teknisiä temppuja arkiston tiedostomuunnosten, tiedonohjauksen sekä vaativien arkistojärjestelmien ja palvelinympäristöjen parissa, pyrittiin kehitys pitämään käyttäjälähtöisenä. Kaikki mekaaninen ja toistuva työ pyrittiin automatisoimaan ja pitämään käyttäjän kannalta taustalla. Sähköinen arkistointi ei saanut näkyä kenenkään lisääntyneenä työkuormana, eikä hakemusta käsittelevältä viranomaiselta saati palvelua käyttävältä hakijalta voitaisi olettaa osaamista sähköisen arkistoinnin mutkikkuudesta. Tämä tavoite on saavutettu hyvin. Säilytys- ja käsittelytiedot tallentuvat ja arkistoituvat taustalla automaattisesti. Tiedonhallinnan käyttö voidaan kouluttaa organisaatiolle päivässä, eikä viranomaisen sähköinen arkistointi näy asioijien käyttöliittymällä oikeastaan mitenkään.

Dokumenttiarkisto

Kuva 2. Viranomainen löytää nyt tarvittavat asiakirjat muutamalla klikkauksella Lupapisteen dokumenttiarkistosta.

Sähköinen tiedonhallinta muuttaa melkoisesti arkistonhoitajan työnkuvaa. Paperipinojen käsittelystä päästään eroon, mutta vastuu hankkeiden arkistoinnista säilyy. Lupapiste esittää arkistoitavat hankkeet siististi työjonossa ja antaa arkistonhoitajalle työkalut puuttua tarvittaessa poikkeavien hankkeiden arkistoinnin hallintaan. Myös tiedonhaku ja asiakaspalvelu muuttuvat radikaalisti. Aiemmin aineistopyynnöt johtivat ensin tiedonhakuun lupajärjestelmistä ja sen jälkeen hakuoperaatioihin arkistohuoneiden syövereistä. Nyt piirustukset ja muut asiakirjat ovat löydettävissä ja ladattavissa yksinkertaisesti asiasanojen tai kartan avulla – tai annettavissa tiedon tarvitsijalle täysin automatisoidusti verkkokaupan kautta.

Sähköinen arkisto ja tiedonhallinta on nyt kaikkien saatavilla – nopeasti ja vaivatta

Arkistolaitos katselmoi Lupapisteen tiedonhallinnan ja antoi määräyksensä 13.5.2016 pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa yhteisissä palveluissa. Vaikka määräys ei yksilöikään mitään palvelua, voi mikä tahansa kunta siirtyä noudattamaan määräystä ottamalla käyttöönsä Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuuden. Teknisesti käyttöönotto ei vaadi kunnan kannalta toimenpiteitä, mutta uudesta toimintatavasta sopiminen ja käyttäjien riittävä koulutus hoidetaan tietysti palveluntarjoajan toimesta. Käyttöönoton yhteydessä kunta saa käyttöönsä ja tarvittaessa muokattavakseen valmiiksi määritellyn tiedonohjaussuunnitelman, joka ohjaa sähköistä luvankäsittely- ja arkistointiprosessia.

Mikä tahansa kunta voi siirtyä noudattamaan arkistolaitoksen määräystä ottamalla käyttöönsä Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuuden.

Mitä sitten tehdään nykyisille, vuosikymmenten aikana arkistohuoneisiin kertyneille papereille? Päätös sisältää kohdan, joka mahdollistaa tarvittaessa papereiden hävityksen, kunhan digitointityö on tehty annettujen määräysten mukaisesti. Paperiarkiston digitointi mahdollistaa nopeat ja tarkat haut sähköisissä palveluissa ja säästää arkistotilaa. Samalla koko arkisto tulee inventoitua, ja monesti vuosien saatossa välillä sekoittumaan päässyt materiaali saadaan jälleen täysimääräisesti käyttöön. Sähköisen tiedonhallintapalvelun lisäksi tarjoamme kunnille käyttöön kumppanimme palvelut, joilla paperiarkiston sisältö haetaan kunnasta ja siirretään Lupapisteeseen käyttäjien ulottuville.

Lopuksi

Vaikka tiedonhallintakokonaisuuden rakentaminen tiedettiin etukäteenkin isoksi ja vaativaksi urakaksi, oli kaikki vaatimukset täyttävän palvelun rakentaminen vielä aavisteltuakin haastavampaa. Alun perin suunniteltu toteutusaika venyi kuukausilla. Kärsivällisiltä pilottikunnilta tuli kuitenkin ymmärrystä koko matkan ajan, ja arkistolaitos vahvisti uskoamme tukemalla ”kauhukuvan” ratkaisevan kokonaispalvelumme periaatteita alusta pitäen. Lopulta palvelun hyväksyntä sujui kitkatta, mistä on kiittäminen arkistolaitoksen tarkastajien ennakkoluulotonta ja ratkaisuhakuista toimintaa.

Palvelun kehitys ei lopu tähän, vaan jatkuu vähintään samalla vauhdilla. Olemme oppineet, että nykyiset sähköiset palvelut elävät ajassa ja muuttuvat jatkuvasti käyttäjiensä tarpeiden mukaisesti.

Palvelun kehitys ei lopu tähän, vaan jatkuu vähintään samalla vauhdilla. Olemme oppineet, että nykyiset sähköiset palvelut elävät ajassa ja muuttuvat jatkuvasti käyttäjiensä tarpeiden mukaisesti. Tulemme myös laajentamaan palveluvalikoimaamme niin sähköisen asioinnin kuin tiedonhallinnan osalta.


Kirjoittaja, Ilkka Mattila, vastaa Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuuden kehittämisestä.

Ilkka Mattila


Kysyttävää tai kommentoitavaa? Ole yhteydessä:

Ilkka Mattila | Kehitysjohtaja | Lupapiste, Solita Oy
ilkka.mattila@solita.fi | 044 5582 494

Tutustu Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuuteen

Arkistolaitoksen 13.5.2016 antama päätös sähköisestä pysyväissäilyttämisestä

Jaa tämä sisältö

Keskustele aiheesta

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitetta ei julkaista, mutta se tarvitaan viestin jättämiseen.