Hurja kehitysloikka Järvenpäässä

17.09.2014

1

järvenpää

Järvenpään kaupungin tekninen palvelupiste ilmoitti asiakkailleen 1.4.2014 siirtyvänsä sähköiseen toimintaan sijoitus- ja katulupien osalta. Hakemukset ja ilmoitukset jätettäisiin tuosta päivästä lähtien Lupapiste-palvelun kautta. Piipahdin Järvenpäässä kylässä kesälomien jälkeen tiedustelemassa, miten palvelun käyttö on lähtenyt liikkeelle. Olin tipahtaa tuoliltani, kun kuulin millaisia lukuja muutamassa kuukaudessa oli saavutettu.

Ennen muutosta lupa-asioihin liittyen asioitiin pääosin paperihakemuksilla tai sähköpostilla, ja vaadittavat suunnitelmat toimitettiin paperisina. Tulleiden tietojen perusteella perustettiin asia kunnan asianhallintajärjestelmään, skannailtiin dokumentteja, kirjailtiin käsittelytietoja, pyydettiin lisätietoja, tulosteltiin, allekirjoitettiin ja skannailtiin taas. Lopulta, kun valitusajatkin olivat kuluneet, toimitettiin hakijalle päätös. Aikaa hakemuksen jättämisestä oli tällöin kulunut keskimäärin 3-4 viikkoa.

Muutoksen jälkeen 100% hakemuksista on tullut sähköisenä Lupapisteen kautta. Vaikka uusi toimintamalli tietysti ensi alkuun tuntuu oudolta ja aiheuttaa opettelua, ei murinoita tai vastalauseita sähköiseen asiointiin siirtymisestä ole kuulunut. Syykin on selvä. Uusi toimintamalli on pudottanut sijoituslupien käsittelyajat murto-osaan. Normaalit hakemukset käsitellään nyt päivässä. Hankalampiin menee pari-kolme päivää, kun suunnitelmia käydään läpi ja lausuntoja pyydetään eri viranomaisilta.

Käsittelyajat ovat siis pudonneet ällistyttävästi keskimääräisestä 3-4 viikosta 1-3 päivään, siis noin 90 prosenttia! Komeita numeroita, mutta mitä sitten, kysyy varmaan moni. Mitä hyötyjä siitä seuraa? Lasketaanpa vähän. Järvenpään kaupunki käsittelee vuosittain reilut 200 sijoituslupahakemusta. Nopealla laskutoimituksella voi laskea, että keskimäärin samanaikaisesti käsiteltävänä oli vanhalla mallilla vajaa 20 hakemusta, kiireaikana helposti 30. Voi vain kuvitella, millainen työ hakemusten hallinnassa ja käsittelyssä on ollut kahdella käsittelijällä, kun osa hakemuksista liikkui paperisena lausunnoilla eri viranomaisilla ja päätöstä odottelevat luvanhakijat soittelivat hakemustensa perään ja kyselivät tietoa keskeyttäen käsittelytyön. Uudella, lyhyemmällä käsittelyajalla keskeneräisiä hakemuksia on keskimäärin 2, kiireaikana 3-4. Käsittelijällä on huomattavasti enemmän aikaa perehtyä hakemuksiin ja suunnitelmiin sekä puuttua tarvittaessa sisältöön paremmin. Kaikki tarvittavat tiedot löytyvät yhdestä paikasta sähköisenä, eikä niitä tarvitse enää liikutella paperisina eri ihmisille. Kiire vähenee, stressi laskee. Silti tuloksena on sama määrä käsiteltyjä hakemuksia.

Entä hakijat, miten he hyötyvät nopeammasta käsittelystä? Sijoituslupia hakevat ensisijaisesti teleoperaattorit, vesi- ja energiayhtiöt tai heitä edustavat suunnittelutoimistot ja konsultit. Luvanhakuvaiheeseen mennessä hankkeisiin on jo sitoutunut tehdyn suunnittelutyön kautta paljon yritysten pääomia. Pitkäksi venyvät käsittelyajat aiheuttavat hakijoille lisäksi ylimääräistä työtä, kun keskeneräisten hakemusten hallinta ja niihin liittyvä tiedonvaihto eri osapuolten kanssa vaatii oman aikansa. Yhdellä operaattorilla voi olla vuodessa tuhansia sijoitushakemuksia eri puolilla Suomea, mikä tekee luvanhaun hitaudesta sille ison mittaluokan ongelman ja kustannustekijän. Nopeampi käsittely vapauttaa siis rahaa ja resursseja, millä on positiivinen vaikutus yritysten liiketoimintaan ja talouteen.

Miten tämä Järvenpään saavutus on mahdollista? Ottamalla Lupapiste käyttöön, käsittelyaika putoaa radikaalisti? Sähköinen asiointipalvelu ei selitä muutosta, vaan toimii uuden toimintatavan mahdollistajana. Toimintaa sähköistettäessä Järvenpäässä päätettiin muuttaa käytännöt perin pohjin. Sijoituslupien myöntämisen sijaan kunta tekee hakijoiden kanssa sijoitussopimukset rakenteiden (kaapelit, putket, johdot) sijoittamisesta kunnan alueille. Uusi malli yhdessä toimivan sähköisen palvelun kanssa suoraviivaistaa käsittelyprosessia oleellisesti ja vähentää manuaalisen kirjaustyön minimiin. Arvoa tuottamattomat vaiheet ja odotteluajat ovat poistuneet. Myös hakemusten ja suunnitelmien laatu on parantunut huomattavasti. Jos Lean-ajattelu on sinulle tuttua, tämä on sitä parhaimmillaan.

On ollut lähes hämmentävää seurata, kuinka nopeasti ja pienellä kivuilla muutos on tapahtunut. Uusi toimintamalli on valmisteltu yhdessä, tarvittavat päätökset on tehty nopeasti ja jämäkästi, ja koko organisaatio on sitoutunut niihin kiitettävällä tasolla. Voi, kun se olisikin aina näin helppoa.

Järvenpään mallia seuraten vastaava parannus on saavutettavissa muissakin kunnissa. Tässä on kuntasektorin kehittämisen ydin. Kyseenalaistetaan ja muutetaan vanhoja rakenteita ennakkoluulottomasti. Kehitetään yhdessä. Kopioidaan, hyödynnetään parhaat toimintatavat. Toisaalta opitaan paitsi omista, myös toisten virheistä. Käännetään itsemääräämisoikeus joka kunnan oikeudeksi ja velvollisuudeksi jakaa ja hyödyntää toisten tuotoksia. Sharing is caring.



Kirjoittaja Ilkka Mattila toimii Lupapiste-palvelussa kehitysjohtajana.

Jaa tämä sisältö

Keskustele aiheesta

Marja Nousiainen | 18.09.2014

Jep, samoja arvioita Tulevaisuudesta, yhdeltä viestinnän tekijältä Järvenpäästä – haastattelin Jani Muhosta Solitasta: http://bit.ly/1rY2DmO.

Vastaa kommenttiin

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitetta ei julkaista, mutta se tarvitaan viestin jättämiseen.