Kuulumisia kentältä: Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuus syntyi visionäärisellä ja innostuneella tekemisellä

28.04.2016

0

arkistointikäyttö- ja pysyväisarkistointilupapistesähköinen tiedonhallinta

Lupapisteen yhteyteen kehitetty tiedonhallintakokonaisuus tukee täysin sähköistä lupakäsittelyä ja mahdollistaa paperiarkistoinnista luopumisen rakennusvalvonnoissa.  Lupapistettä on kehitetty pilottikuntaperiaatteella sekä sähköisen asioinnin että tiedonhallinnan osalta ja tässä yhteistyömallissa kehityspanoksensa antavat kunnat saavat pysyviä huojennuksia palvelun käyttömaksuista.
Tiedonhallinnan kehittämisessä on ollut mukana kymmenkunta kuntaa, jotka ovat muun muassa kuntatapaamisten kautta antaneet oman mielipiteensä sekä panoksensa tämän mittavan ja asiakirjahallinnan mullistavan kokonaisuuden rakentamiseen. Yksi henkilö erottuu kuitenkin joukosta, kun mitataan sitä työmäärää ja intohimoa mitä hän on Lupapisteen tiedonhallinnan eteen antanut. Järvenpään kaupungin tiedonhallinnan suunnittelija Mirja Kakkosen kädenjälkeä on muun muassa Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuuteen kuuluva tiedonohjaussuunnitelma (TOS), joka on nyt kiitos Mirjan kaikkien tiedonhallinnassa mukana olevien kuntien hyödynnettävissä.

Onkin aika kysellä tarkemmin, mitä tiedonhallinta tarkoittaa, mitä Mirjan vastuulle tiedonhallinnan suunnittelijana kuuluu ja mikä häntä motivoi eteenpäin tässä sähköisessä ja alati muuttuvassa asiakirjojen ihmeellisessä maailmassa.

Ymmärryksen kasvattamista organisaation tärkeimmän tiedon ympärille

Miten siirryit tiedonhallinnan pariin Järvenpään rakennusvalvonnassa ja millainen tausta sinulla on tiedonhallintaan liittyen?

– “Aloitin työt rakennusvalvonnassa, tulin kehittämään sinne sähköistä arkistointia. Pian sain kutsun toisenlaisiin tehtäviin kaupungin kirjaamoon, jossa asiakirjahallinta tuli tutuksi. Työn ohella opiskelin itselleni tutkinnon aiheen tiimoilta. Suuntani oli selvästi enemmän kohti sähköistä tiedonhallintaa ja siirryinkin takaisin rakennusvalvontaan, jossa sähköinen asiointi ja arkistointi oli lähitulevaisuutta. Muu kaupunki taisteli vielä arkistonmuodostussuunnitelmien kanssa, kun taas rakennusvalvonnassa loimme jo tiedonohjaussuunnitelmia”, Mirja muistelee.

– “Viime kesänä siirryin rakennusvalvonnasta kaupunkikehityksen esikuntaan. Havahtuminen sähköiseen suuntaan oli alkanut. Kaupunkikehitys ymmärsi, ettei sähköinen suunta kosketa vain rakennusvalvontaa vaan pian meitä kaikkia. Tarvittiin siis oikea henkilö, joka ymmärtää tiedonhallinnasta ja sähköistämisestä. Minusta tuli se henkilö.”

Mitä kaikkea tiedonhallinnan suunnittelijana vastuullesi kuuluu?

– ”Tiedonhallinta on tätä päivää. Myös nimikkeet on välillä hyvä päivittää. Tiedonhallinnan suunnittelija on yksi mahdollisuus. Työ on sama kuin arkistonhoitajallakin. Tiedonhallinta antaa kuitenkin liikkumavaraa myös muilla asiakirjahallinnan alueilla. Kaupunkikehitykseen siirtymiseni jälkeen vastuualueeni laajeni kerralla yhdestä teknisen toimen yksiköstä lähes kymmeneen yksikköön. Vastaan kaupunkikehityksen asiakirjahallinnasta kokonaisuudessaan, sisältäen arkistotoimen työt. Rakennusvalvonnassa toimimme sähköisesti muualla vielä paperilla. Lisäksi olen kaupunkikehityksen ICT-vastaava – keskitetty IT-tukinikkari valmiina opastamaan. Suunnittelija-osuus nimikkeessä on kuitenkin tarpeen, koska tätä pyörää ei ole vielä keksitty. Sähköinen asiointi tai arkistointi ei ole valmis pakkaus.

Asiakirja ei tarkoita yksinään arkistoa vaan organisaation tärkeintä tietoa, jota tarvitsemme työssämme koko ajan.

 

Mikä on roolisi rakennusvalvonnan ja tiedonhallinnan välillä?

-”Tiedonhallinnan eikä myöskään asiakirjahallinnan ymmärtäminen ole kaikilla hanskassa. Usein palavereissa, joissa olen, monet miettii, miksi arkisto on kutsuttu. Asiakirjan elinkaarta ei tunneta. Ei mielletä, että rakennustarkastajakin tekee töitä tiedonhallinnan parissa. Juuri sitä ymmärrystä ja oivallusta yritän työssäni välittää. Asiakirja ei tarkoita yksinään arkistoa vaan organisaation tärkeintä tietoa, jota tarvitsemme työssämme koko ajan. Kaikki perehdytystilanteet aloitan avaamalla sanat asiakirjahallinta ja tiedonhallinta. Silti sen ymmärtäminen on hankalaa. Järvenpäässä rakennusvalvonta otti ensimmäisenä tämän sähköistämisen asenteen tosissaan. ”Arkistoihmiset” otettiin mukaan suunnitteluun ja kehittämiseen. Kehittämisen jälkeen olen ilolla mukana hoitamassa rakennusvalvonnan sähköistä arkistoa Lupapisteessä. Rakennusvalvonnasta olen kotoisin ja siellä kasvanut.

Kuntatapaamisen puheista tekoihin – Tiedonohjaussuunitelman laatiminen osana valmista tuotetta

Jotta ymmärretään Mirjan Lupapisteen tiedonhallinnan eteen tekemää urakkaa, on paikallaan määritellä tiedonohjaussuunnitelman merkitys: TOS eli tiedonohjaussuunnitelma on organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. Tiedonohjaussuunnitelman laatimisen yhteydessä käydään läpi kaikki tehtävät ja prosessit. Se sisältää organisaation kaikki kertyvät asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät (Pätsi 2010, 7).

Miten tiedonhallinnan kehittäminen Lupapisteen yhteyteen on sujunut?

– “Olin riemuissani, kun arkistopilotti löi läpi. Muistan ensimmäisestä Lupapisteen rakennusvalvontojen kuntatapaamisesta,  että palveluun tarvitaan tiedonohjaus, muuten tehdään puolivalmista. Silloin puhuimme amsseista (arkistonmuodostussuunnitelma), jotta kaikki ymmärtäisivät mistä on kysymys. Aina joku mainitsi kuntatapaamisissa asiasta ja kappas! – nyt meillä on jo valmis tuotekin”, Mirja hehkuttaa.

Muistan ensimmäisestä Lupapisteen rakennusvalvontojen kuntatapaamisesta,  että palveluun tarvitaan tiedonohjaus, muuten tehdään puolivalmista. Aina joku mainitsi kuntatapaamisissa tästä ja kappas! – nyt meillä on jo valmis tuotekin.

-”Tiedonhallinta on leipälajini, enkä keksi sen ympärille tylsää hetkeä. Se, joka tiedonhallinnasta ymmärtää, ymmärtää myös edellisen lauseen. Kehittäminen ja suunnitteleminen täysin uuden asian parissa on palkitsevaa. Lupapisteen pilottina on todella saanut äänensä kuuluville. Pilotoimme Lupapisteen kanssa todellakin täysin uuden asian parissa. Alusta asti oli tarkoitus luoda jotain parempaa ja ennennäkemätöntä ja näin totta vie vaan kävi. En ole vieläkään saanut tarpeekseni, vaan ajattelin puhua kaupunkikehityksen muut Lupapisteen käyttäjät pilotoimaan yleisten alueiden puolella myös. Vielä on paukkuja tallella.”

Mirja ja pojat

Kuva 1. Mirja ja Lupapisteen tiedonhallinnan tiimin pojat juhlistavat tiedonhallinnan kuntatapaamisessa yhteistä taivalta kera kuohuvan (järjestys oikealta: Markus Penttilä, Mirja Kakkonen, Michael Holopainen ja Ilkka Mattila). Mirja paidoitetttiin samassa yhteydessä uniikilla ”Suomen sähköisin TOS-guru”-paidalla.

Miten paljon aikaa sinulla meni tiedonohjaussuunnitelman (TOS) laatimiseen ja mitä sen tekemisessä tuli huomioida?

– “Tiedonohjaussuunnitelmat ovat aikaa vieviä, kun lähdetään luomaan tyhjästä. Lupapisteen TOS:n laatiminen lähti vauhtiin, kun yhden sai valmiiksi, seuraava syntyi jo hetkessä. Se vaati oivalluksen, joka syntyi Lupapisteen arkistopilottien tapaamisessa. Pohjatyö ryhmän kanssa käytyjen keskustelujen jäsentämiseksi vei muutamia viikkoja. Varsinainen työ vei lopulta aikaa tunteja. Yhteistyötä ja tiedonhallinnan tuntemusta tarvitaan. TOS:n idea on käsittelyvaiheet. Ne saadaan Lupapisteestä ja sen rinnalle kirjataan syntyvä asiakirja. Ihan kakkupala. Nythän Lupapisteen TOS:it on tehty ja kaikkien hyödynnettävissä. Ne on otettavissa muuallakin käyttöön, mutta muistetaan silti, että ne tehtiin Lupapistettä varten.

Pilotoimme Lupapisteen kanssa todellakin täysin uuden asian parissa. Alusta asti oli tarkoitus luoda jotain parempaa ja ennennäkemätöntä ja näin totta vie vaan kävi. En ole vieläkään saanut tarpeekseni, vaan ajattelin puhua kaupunkikehityksen muut Lupapisteen käyttäjät pilotoimaan yleisten alueiden puolella myös. Vielä on paukkuja tallella.

Pohjaa tulevaisuuden tekijöille

Mistä saat eniten kiksejä tiedonhallinnan kehittämisessä?

-“Mainitsinkin jo, ettei tätä pyörää ole vielä keksitty – nimittäin sähköinen asiointi/arkistointi. Se elää jatkuvasti. Kehitystä on jo nähtävillä ihan muutamankin vuoden takaa. Seuraavan kolmen vuoden päästä olemme taas jonkinlaisen digiaskeleen edellä. Näin se pitää ollakin. Digievoluutio on täällä. Leikittelen myös ajatuksella, että luon työlläni jotain pohjaa tulevaisuuden tekijöille, kuten tyttärelleni, jolla älylaite on kasvanut kiinni käteen. Nämä tekijät pitävät meidän saavutuksia aika itsestäänselvyyksinä ja se kannustaa pysymään vauhdissa mukana. Varmaa kuitenkin on, että tiedonhallinta on kaikkialla, missä on asiakirjoja – myös tulevaisuudessa.”

Leikittelen myös ajatuksella, että luon työlläni jotain pohjaa tulevaisuuden tekijöille, kuten tyttärelleni, jolla älylaite on kasvanut kiinni käteen. Nämä tekijät pitävät meidän saavutuksia aika itsestäänselvyyksinä ja se kannustaa pysymään vauhdissa mukana. Varmaa kuitenkin on, että tiedonhallinta on kaikkialla, missä on asiakirjoja – myös tulevaisuudessa.

Tämä nainen jos kuka on oikeutetusti Suomen sähköisin TOS-guru.
——

Kirjoitus on osa kuukausittain ilmestyvää ”Kuulumisia kentältä” -juttusarjaa, jossa kuvataan rakentamisen lupa-asioinnin sähköistymistä eri puolilla Suomea.

Tutustu Lupapisteen tiedonhallinnan esitteeseen.

Jutun lähteet:

Pätsi, Aino. 2010. Tiedonohjaussuunnitelman laatimisen opas – suunnittelu ja toteutus. Mikkelin Ammattikorkeakoulu. Sähköisen asioinnin ja arkistoinnin koulutusohjelma. Opinnäytetyö.

 

 

 

Jaa tämä sisältö

Keskustele aiheesta

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitetta ei julkaista, mutta se tarvitaan viestin jättämiseen.