Rakennetun ympäristön lupa-asiointi heittää hyvästejä byroslavialle Lupapiste-palveluiden avulla

22.08.2016

0

Paljon parjattu byroslavia on kaukana siitä, miten Lupapisteen käyttäjäkunnat ovat yhdessä kehittäneet rakennetun ympäristön lupa-asiointia. Kunnat ovat rohkeasti lähteneet uudistamaan toimintamallejaan sähköisten mahdollisuuksien vauhdittamana. Esimerkiksi Lupapisteen asiointi- ja arkistointikokonaisuuteen liittynyt Vihdin rakennusvalvonta haluaa omaa toimintaansa kehittämällä helpottaa asiakkaiden tiedonsaantia sekä vapauttaa aikaa lupakäsittelyn ohella muihin asioihin. Juuri tästä digitalisaatiossa onkin parhaimmillaan kyse: parempaa asiakaspalvelua ja enemmän aikaa merkityksellisiin asioihin mahdollisuuksiin tarttumalla.
Lue ja inspiroidu Lupapisteen myyntipäällikön Kari Syrjärinteen katsauksesta, joka kertoo ajasta ja paikasta riippumattoman sekä avoimiin rajapintoihin perustuvan lupa-asioinnin etenemisestä kuntakentällä.

Olemme tässä suomalaisessa yhteiskunnassamme keskellä isoja rakenteellisia muutoksia, vaikkei sitä arjen tasolla aina niin huomaakaan. Eräs iso asia on tiedon saatavuudessa, siirtämisessä, muuttamisessa ja hyödyntämisessä tapahtunut muutos. Tuo muutos on digitalisaatiota, joka alkoi pienin askelin ensimmäisten tietokoneiden, kännyköiden ja sitten internetin kautta. Jotkut meistä saattavat muistaa ajan ennen internetiä – mutta koska internet tuli todeksi? Se taisi tulla pieninä asioina arjessa. Tänä päivänä elämme digitalisoituneessa todellisuudessa, mutta edelleen tapahtuu pieniä asioita. Kehitys ei ole pysähtynyt, elämme tänä päivänä huipulla, jolle huomenna vähintäänkin hymyillään. Paikalleen ei pidä jämähtää ja tyytyä odottelemaan, vaan edetä eteenpäin pienten asioiden kautta.

Digitalisaation aikakaudella keskiössä on toimintamallit ja työtä tehdään tasavertaisesti asiakkaiden ja kollegoiden kesken, verkostoituneesti. Palveluja kehitetään verkostossa tiiviissä yhteistyössä kaikkien osapuolten kesken. Espoon kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä on kirjoittanut blogissaan[1] seuraavasti: ”Tulevaisuuden tietoyhteiskunnassa digitaaliset palvelut eivät todellakaan skaalaudu kuntarajojen mukaan, vaan ne skaalautuvat rajattomasti kansallisesti ja jopa kansainvälisesti. Suomen pitäisi olla tässä verkostomaisessa tietoyhteiskuntakehityksessä tiennäyttäjä. Vain Byroslavia ajattelee digitaaliset palvelut pakkokuntaliitosten ja kuntarajojen mukaan”.

Kunnat tiiviisti mukana kehitystyössä yhteisen luukun kehittämiseksi – Byroslavian poteroon ei olla jääty makaamaan

Lupapiste näki päivänvalon kolme vuotta sitten, kun rakennusvalvonnan sähköinen asiointipalvelu saatiin käyttöön. Vuonna 2013 palvelu oli käytössä 16 käyttäjäkunnalla. Määrät ovat sitten kasvaneet vuosi vuodelta – nyt palvelussa on mukana jo kolminumeroinen luku eri kuntaorganisaatioita.

Palvelut perustuvat pilvipalvelumalliin sekä avoimiin rajapintoihin. Tämä mahdollistaa tietojen siirron eri toimittajien palveluiden välillä. Kyseinen kokonaisuus ei ole kuntarajoihin sidottu, se tarjoaa suomalaisille yhdestä luukusta rakennetun ympäristön palveluja sähköisesti. –Palveluiden kehittämisvastuu jakaantuu usealle toimittajalle ja kehitystyötä tehdään yhdessä – kaikkien hyödyksi.

Samoin on kasvanut palveluiden määrä. Lupapisteen palveluita on nyt salkullinen, kehitetty yhteistyössä kuntien viranomaisten kanssa. Kukin palvelu on osanen kokonaisuutta, jossa asiakaslähtöisyys on ytimessä. Lupapisteen palvelut perustuvat pilvipalvelumalliin sekä avoimiin rajapintoihin. Tämä mahdollistaa tietojen siirron eri toimittajien palveluiden välillä. Kyseinen kokonaisuus ei ole kuntarajoihin sidottu, se tarjoaa suomalaisille yhdestä luukusta rakennetun ympäristön palveluja sähköisesti. Samaa se tekee myös rakentamisen ammattilaisille ja ilman muuta myös viranomaisille. Lupapisteen palvelut ovat yli kuntarajojen skaalautuvia digitaalisia palveluja mahdollistaen yhteistyön yli kuntarajojen. Viranomaisille tämä kokonaisuus tarkoittaa myös sitä, että palveluiden kehittämisvastuu jakaantuu usealle toimittajalle ja kehitystyötä tehdään yhdessä – kaikkien hyödyksi.

Tämän kokonaisuuden on ilahduttavasti ymmärtänyt jo n. 200 kunta-organisaatiota ympäri Suomea, joilla on joko käytössä jokin Lupapisteen palvelu tai hankintapäätös palvelun käyttöönotosta jo tehty. Kuluneen vuoden aikana hyvin suuri joukko kuntia on ottanut palveluidemme hankinnan suunnitteluunsa ja monessa tapauksessa kunnat ovat suunnittelemassa yhteishankintaa naapurikuntien kanssa. Ymmärrystä kokonaisuudelle ja näkemystä tulevaan löytyy siis hyvin laajasti. Tämä on todella hienoa – Byroslavian poteroon ei olla jääty makaamaan.

Ennustan, että vuoden päästä täysi digiloikka (= asiointi ja arkistointi sähköistetty) on totta jo hyvin monen kunnan rakennetun ympäristön palveluissa. Lisäksi paperiarkistoja digitoidaan täydellä höyryllä asiakaspalvelun helpottamiseksi.

Ne kunnat, jotka ovat jo lähteneet digitalisaation tielle ja hankkineet sähköisen asiointipalvelun, ovat nyt ottamassa seuraavaa askelta, tiedonhallintapalvelua. Ennustan, että vuoden päästä täysi digiloikka (= asiointi ja arkistointi sähköistetty) on totta jo hyvin monen kunnan rakennetun ympäristön palveluissa. Lisäksi paperiarkistoja digitoidaan täydellä höyryllä asiakaspalvelun helpottamiseksi. Sähköinen arkistointi näkyy asiakkaille nopeampana palveluna, sillä tarvittavia tietoja ei tarvitse enää kaivaa paperiarkiston syövereistä, vaan ne ovat löydettävissä helposti muutamalla hiiren painalluksella.

Digitalisaatiosta hyödyt irti vanhoista käytännöistä luopumalla – Vihdin rakennusvalvonta kohti uutta aikakautta sähköisen asioinnin ja arkistoinnin avulla

Vihdin kunta on eräs esimerkkikunta, jossa digitalisaation aikakauteen ollaan menty avoimin mielin. Vihdin rakennusvalvonta on tehnyt hankintapäätökset Lupapiste-asiointipalvelusta ja sähköisestä arkistosta. He tekevät syksyllä täyden loikan digitalisaatioon.

Vihdin rakennusvalvonnan johtava rakennustarkastaja, Pekka Laitinen, kertoo seuraavaa:

”Vihdin rakennusvalvonnassa olemme nähneet sähköistämisen asioita mahdollistavina ratkaisuina. Asiakkaillehan tätä työtä tehdään, joten kaikki asiointia ja asiakkuutta helpottavat ratkaisut tietysti kiinnostavat. Olemme seuranneet kehitystä ja olleet hieman odottavalla kannalla erityisesti sähköisen arkistoinnin osalta. Nyt kun se arkistolaitoksen päätöksen myötä on paitsi mahdollista, myös velvoite, niin päätös käyttöönotosta oli helppo tehdä. Arkistoinnin myötä sähköisestä asioinnista saadaan laajempi yhtenäinen kokonaisuus. Kun otamme asioinnin ja arkistoinnin käyttöön samaan aikaan, saamme muokattua toimintatapamme ja prosessimme kokonaisvaltaisemmin uusien välineiden mahdollistamalle tasolle. Samassa yhteydessä kunnassamme vaihdetaan myös paikkatieto- ja rekisterisovellukset ja kiitos muutosmyönteisen henkilöstön – lähdemme avoimin mielin kohti uusia mahdollisuuksia. ”

Digitalisaatiolla tavoitellaan asioinnin vapauttamista. Kun katsoo, millaisiin asioihin rakennusvalvonnan työaika jakautuu ja millaisia tarpeita asiakkailla on, niin tiedonsaannin helpottamiseen pitäisi tähdätä. Mitä enemmän aineistoa ja tietoa voidaan julkaista asiakkaiden saataville ajasta ja paikasta riippumatta, sitä enemmän vapautamme sekä omaa että asiakkaiden työaikaa muuhun.

”Uskomme, että digitalisaatiosta voi saada sitä enemmän hyötyä, mitä laajemmin uskaltaa samalla luopua ja irrottautua vanhoista käytännöistä sekä tavoista. Digitalisaatiolla tavoitellaan asioinnin vapauttamista. Kun katsoo, millaisiin asioihin rakennusvalvonnan työaika jakautuu ja millaisia tarpeita asiakkailla on, niin tiedonsaannin helpottamiseen pitäisi tähdätä. Mitä enemmän aineistoa ja tietoa voidaan julkaista asiakkaiden saataville ajasta ja paikasta riippumatta, sitä enemmän vapautamme sekä omaa että asiakkaiden työaikaa muuhun. Helpottamalla ja parantamalla tiedonsaantia olettaisi saapuvan myös paremmilla lähtötiedoilla tehtyjä hakemuksia sekä suunnitelmia”, Pekka jatkaa.

Pekka kertoi myös lukemastaan ja eräänä ohjeenaan pitämästään Samuli Parosen motosta. Tuo motto on erittäin hyvä meille kaikille, jotka kohtaavat päivittäin pieniä uusia asioita tässä digitalisaation polulla.

”Ja huomenna meillä on vieläkin enemmän hyviä välineitä.
Huomenna tarvitaan vielä enemmän hyvää tahtoa kuin tänään.”
– Samuli Paronen

——–

Lähteet:

[1] Mäkelä (2014) Erityisten kuntajakoselvittäjien ehdotus loisi Byroslavian. Kirjoitus Espoon kaupungin kaupunginjohtajan blogissa. Viitattu 15.8.2016. <http://www.espoo.fi/fi-FI/Espoon_kaupunki/Organisaatio/Kaupunginjohtaja/Kaupunginjohtajan_blogi/Erityisten_kuntajakoselvittajien_ehdotus(59145)>


Artikkelin kirjoittaja on Lupapisteen myyntipäällikkö Kari Syrjärinne (kari.syrjarinne@solita.fi | 040 555 8684).

Kirjoitus on osa kuukausittain ilmestyvää ”Kuulumisia kentältä” -juttusarjaa, jossa kuvataan rakentamisen lupa-asioinnin sähköistymistä eri puolilla Suomea.

Jaa tämä sisältö

Keskustele aiheesta

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitetta ei julkaista, mutta se tarvitaan viestin jättämiseen.