Kuulumisia kentältä: Valkeakosken rakennusvalvonnan spurtti paperikunnasta sähköisen lupa-asioinnin edelläkävijäksi

23.03.2016

0

100% lupakäsittelylupapisterakennusvalvontasähköinen asiointivalkeakoski

Seurasin innolla vierestä, kun Valkeakosken rakennusvalvonta avasi Lupapisteen käyttöön luvanhakijoille 18.2.2015. Käyttöönottoa vauhditti kunnan tiloissa järjestetty suunnittelijakoulutus ja vuoden loppuun mennessä 40 prosenttia hakemuksista oli tullut sähköisesti palvelumme kautta.
Korviini kantautui alkuvuodesta 2016, että Valkeakoskella digitalisoidaan paperihakemuksia sekä pyritään pikku hiljaa kohti täysin sähköistä lupakäsittelyä. Mutta se millaisella höökillä  tämä paperikunta oli todellisuudessa sähköistymisprojektiaan edistänyt – yllätti minut täysin. 


Valkeakosken II rakennustarkastaja Anne Seppälä kertoi viime viikolla Rakennustarkastuspäivillä tuoreimman luvun heidän sähköistymisasteestaan: 89% prosenttia hakemuksista jätetiin viime kuussa asiakkaiden toimesta Lupapisteen kautta. Lisäksi rakennusvalvonta skannaa kaikki loput paperilla tulleet hakemukset palveluumme, jotta he voivat käsitellä lupia täysin sähköisesti, yhdestä tuutista. Tämän kuultuani koin pakottavaa tarvetta lähteä tutkimaan tarkemmin upean saavutuksen ja asiakasmotivoinnin taustoja  – siispä suuntasin nokan Tampereelta kohti paperitehtaan piippuja.

89% prosenttia hakemuksista jätetiin helmikuussa asiakkaiden toimesta Lupapisteen kautta.

Innostus ja tuki motivaation lähteinä

Perillä Valkeakoskella minua odotti koko rakennusvalvonnan energinen naisjoukko. Heti asiakaspalvelupisteellä huomasin, että Lupapistettä promotaan näkyvästi palvelupisteen tiloissa. Tiskillä komeili palvelumme käytöstä kertova opaskyltti ja tämän lisäksi asiakkaille ojennetaan neuvottelukäynnin yhteydessä paperinen ”Ohjeistus rakennus- tai toimenpideluvan hakemiselle Lupapiste-palvelussa”, jota käydään tapauskohtaisesti läpi. Ohjeessa kuvataan jokaisen hakemusvälilehden sisältö sekä annetaan huomioita esimerkiksi työnjaosta hakemuksen täydentämisessä tai liitteiden suositeltavista nimeämistavoista.

kuva1

Kuva 1. Perusteet Lupapisteen käytöstä voi opiskella asioidessa Valkeakosken rakennusvalvonnan asiakaspalvelupisteen tiskillä

Rakennusvalvonnan henkilökunta antaa myös tarvittaessa vierihoitoa sähköisen lupahakemuksen tekemisessä, mikä voi tarkoittaa esimerkiksi hakemuksen perustamista palveluun yhdessä asiakkaan kanssa.
-”Suunnittelijoiden sähköisten piirustusten saaminen oikeaan mittakaavaan on aiheuttanut  joskus harmaita hiuksia”, toteaa tarkastusmestarina ja Lupapiste-kapuna toimiva Sari Franssila. Tällöin Sari on kuitenkin ohjeistanut suunnittelijaa oikeanlaisen piirustusversion luonnissa, missä suunnitteluohjelmien tuntemus on eduksi. Rakennusvalvonnan tiimi ymmärtää, että osalle suunnittelijoista sähköiseen lupa-asiointiin siirtyminen on ollut iso kulttuurimuutos. Tässä muutoksessa halutaan olla asiakkaan tukena ja apuna.

– ”Henkilökunnan oma innostus on kaikista tärkein tekijä asiakkaiden sitouttamisessa sähköiseen luvanhakuun ”, toteaa maankäytön päällikkö ja rakennustarkastaja Sirpa Jokela. ”Jos henkilökunta ei ole sataprosenttisesti mukana uudessa toimintamallissa, ei voida olettaa, että myöskään asiakkaat ottaisivat asiaa omakseen.”

Henkilökunnan oma innostus on kaikista tärkein tekijä asiakkaiden sitouttamisessa sähköiseen luvanhakuun.

Valkeakosken kehittämishakuinen tiimi onkin päättänyt painaa ”täydellä höyryllä eteenpäin” sähköisen luvanhaun suhteen. Sähköisten sekä paperisten hakemusten suhdelukua seurataan kuukausitasolla kirjoittamalla sähköistymisaste kaikkien nähtäville asiakaspalvelupisteen valkotaululle. Viime vuonna asiakkaille ei kummemmin mainostettu Lupapistettä, mutta vuoden 2016 alusta lähtien heille on kerrottu, että rakennusvalvonnassa on siirrytty sähköiseen lupa-asiointiin sekä kannustettu asioimaan valtakunnallisesti käytössä olevan palvelun kautta. Tämä näkyy suoraan sähköistymisprosenteissa. Viime kuussa hakemuksista 89 prosenttia tuli Lupapisteen kautta ja maaliskuun luku oli 22.päivään mennessä 92 prosenttia.

Valkeakosken leidit

Kuva 2. Valkeakosken rakennusvalvonnan valoisa tiimi: Rakennustarkastaja ja maankäytön päällikkö Sirpa Jokela, Palvelusihteeri Erna Sundström, Tarkastusmestari ja Lupapisteen kapu Sari Franssila, Rakennustarkastaja Anne Seppälä ja Toimistopalvelusihteeri Mira Andersén. Taustalla hakemusten sähköistymisastetta mittaava tavoitetaulu.

Vaiheet kohti täysin sähköistä lupakäsittelyä

Valkeakoskella haluttiin lähteä sähköistämään koko luvanhaku hakemusten kokonaisvaltaisen hallinnan sekä sähköisen arkistoinnin vuoksi. Hakemuskannan sähköistämiseen liittyy heillä useita ulottuvuuksia:

  • Asiakkaiden oma-aloitteisesti jättämät sähköiset lupahakemukset (joita 22.3. mennessä siis jo 92% hakemuksista) käsitellään normaalisti Lupapisteen kautta
  • Kaikki vuoden 2015 aikana paperilla tulleet hakemukset on avattu kuntarekisteristä Lupapisteeseen ”Nouda lupa” -toiminnolla. Hakemuksille on lisäksi liitetty pääpiirustukset manuaalisesti. ”Tämä tehtiin muun muassa siksi, jotta mittamiehet pääsevät katsomaan asemapiirrokset Lupapisteen kautta”, selventää Sari. Vanhojen lupien avaamisessa palveluun oli aluksi kangertelua kuntalupatunnusten päällekkäisyyksien vuoksi, mutta Lupapisteen tuki ja KuntaNetin toimittaja CGI auttoi asiassa. Nykyään lupien avaaminen sujuu ongelmitta
  • Hakemuksia ja piirustuksia on skannattu sähköiseen käyttöarkistoon. Tähän on tarvittu yhden kokoaikaisen sekä yhden osa-aikaisen henkilön työpanos, sillä skannattavaa on 150 hyllymetriä aina 30-luvun hankkeista lähtien. Oman mausteensa tähän antaa kuntaliitoksen kautta Valkeakoskeen liittyneen Sääksmäen sekä osin myös Pälkäneen ja Hattulan hakemus- ja piirustuskanta. Sähköisen käyttöarkiston myötä tuleva ajansäästö on kuitenkin huomattava, sillä Valkeakoskella on laskettu, että paperiarkiston pyörittämiseen kuluu yhdellä henkilöllä vuodesta aikaa jopa kaksi kuukautta, kun taas sähköisestä käyttöarkistosta aineistot on löydettävissä jatkossa muutamalla hiiren painalluksella.
  • Vuoden 2016 alusta paperilla tulleet hakemukset on siirretty Lupapisteeseen toimistopalvelusihteeri Mira Andersenin toimesta. Lupapisteeseen avataan tällöin hakemus viranomaistunnuksilla, lisätään tarvittavat hakemuksen tiedot ja skannataan mukaan pääpiirustukset sekä alkuperäinen lupahakemus. Lisäksi paperilla tulleet hakemukset merkitään työjonolla avainsanalla ”paperi”, jotta ne voidaan erottaa asiakkaiden oma-aloitteisesti jättämistä hakemuksista

Tekemistä on siis melkoisesti, mutta sähköisen lupakäsittelyn hyödyt kuten asioinnin läpinäkyvyys, paikkariippumattomuus sekä asiakkaiden suuntaan vähentynyt viestintätarve ajaa tätä tiimiä eteenpäin.

Sähköisen lupakäsittelyn hyödyt kuten asioinnin läpinäkyvyys, paikkariippumattomuus sekä asiakkaiden suuntaan vähentynyt viestintätarve ajaa tätä tiimiä eteenpäin.

Muutos sähköiseen maailmaan on myös vaikuttanut tiimin työtiloihin, kertoo Sari.
-”Koska pöydät ja hyllyt eivät enää täyty paperimapeista, on tiloja pystytty tiivistämään. Jaan nykyään työhuoneen kollegani kanssa.”

Lupa kahdessa viikossa – tiivis vuoropuhelu käsittelyaikataulun mahdollistajana

Kaikesta kehittämisestä ja sähköistämisestä huolimatta rakennusvalvonnan asiakkaat saavat nauttia poikkeuksellisen lyhyistä käsittelyajoista. Valkeakoskella rakennuslupahakemus käsitellään nimittäin kahdessa viikossa olettaen, että hakemuksen sisältö on riittävän hyvä päätöksen antamista varten.

Hakemusprosessin eteneminen Valkeakoskella:

1. Hakija jättää hakemuksen vireille Lupapisteessä 21.3.
2. Suunnittelijalle viestitään keskusteluikkunan kautta mahdollisista korjausvaatimuksista
3. Hanke lähetetään sähköisesti lausunnonantajille lausuttavaksi 29.3. ja aikaa lausunnoille annetaan yleensä 3-4 päivää
4. Hakemukselle annetaan päätös 4.4.

Jotta lupakäsittelijä Anne tietää, mitä Lupapisteen ”putkesta” on tuloillaan, toimistopalvelusihteeri Mira käy Annen kanssa lyhyesti läpi uuden hakemuksen sisältöä. Täten Anne voi antaa nopeat kommentit hankkeesta sekä saa tuntumaa käsittelyyn tulevista hankkeista. Kun Mira on tehnyt osuutensa, siiretään hanke virallisesti Annen käsittelyyn.

Lyhyen käsittelyaikataulun toteutuminen vaatii kuitenkin tiivistä asiakasohjausta rakennusvalvontatiimiltä. Anne toteaa, että äidillisen lempeä, mutta tiukka ote auttaa hakemusten etenemisessä. Rakennusvalvonta muistutteli asiakkaita ennen hakemuksen täydennystarpeista kirjeillä ja puheluilla, nykyään se hoidetaan Lupapisteen keskusteluikkunan kautta – ja kaikki osapuolet saavat samanaikaisesti tiedon tästä.

Rakennusvalvonta muistutteli asiakkaita ennen hakemuksen täydennystarpeista kirjeillä ja puheluilla, nykyään se hoidetaan Lupapisteen keskusteluikkunan kautta – ja kaikki osapuolet saavat samanaikaisesti tiedon tästä.

Myös lausunnonantajilta odotetaan nopeaa reagointia heille saapuneeseen sähköiseen lausuntopyyntöön. Anne laittaa yleensä kolmen tai neljän päivän reagointiajan lausunnoille. Hän mainitsee, että lausunnonantajat ymmärtävät tiiviin käsittelyaikataulun ja ovat siihen sitoutuneet. Sähköinen lausunnanto toimii kuulemma kuin junan vessa.

Tiukan aikataulun toteutuminen on siis monen tekijän summa, mutta mieleeni juolahtaa onko huippuunsa hiottu lupaprosessi hidastunut edes silloin kun täysin uusi käsittelykanava, Lupapiste, otettiin käyttöön?  Sirpa antaa minulle tyhjentävän vastauksen:
-”Jos prosessi on kunnossa, ei käyttöönotto sitä mitenkään hidasta tai muuta. Mutta jos on oltu leväperäisiä, niin sitten on enemmän tehtävää.” Näinhän se on – asiassa kuin asiassa.

Rakentava meininki tarttuu

Lupapisteen käyttöönotosta kerättyjä oppeja voidaan nyt jakaa eteenpäin esimerkiksi naapurikuntaan Akaaseen, joka on avannut palvelun luvanhakijoille kuun alussa. Tiedonvaihtoa on edistetty esimerkiksi luomalla Valkeakosken viranomaisille katseluoikeudet Akaan työjonolle. Aika näyttää kuinka tiivistä yhteistyö Akaan kanssa tulee olemaan.

Yksi omaan tekemiseen liittyvä tavoite on kuitenkin Valkeakoskella harvinaisen selvä: jatkossa pyritään siihen, että kaikki hakemukset jätetään sähköisesti asiakkaiden toimesta, jotta viranomaisten ei tarvitse skannailla hakemuksia heidän puolestaan Lupapisteeseen. Tätä on 100% sähköinen lupakäsittely.

Ironisesti juuri Valkeakosken rakennusvalvonta jos jokin on kaukana paperinpölyisestä toimistosta.

Asiakasystävällisiä, edistyksellisiä, tehokkaita ja helposti lähestyttäviä. Nämä Sirpan mukaan heidän tiimiään parhaiten kuvaavat termit ja samalla ne asiat, joista halutaan pitää eniten kiinni. En voisi olla enempää samaa mieltä. Ironisesti juuri Valkeakosken rakennusvalvonta jos jokin on kaukana paperinpölyisestä toimistosta – tämän porukan sähköinen ja äidillisen ohjaava meininki innostaa minutkin klikkailemaan kaupungin sivuilta vapaita tonttipaikkoja. Tästähän rakennusvalvonnassa on parhaimmillaan kyse: rakentamiseen innostamisesta – viranomaisten hellässä huomassa. Tämän kunnan sähköisen lupaspurtin salat ovat omalta osaltani auenneet.

—–

Kirjoitus on ensimmäinen osa jatkossa kuukausittain ilmestyvää ”Kuulumisia kentältä” -juttusarjaa, jossa kuvataan rakentamisen lupa-asioinnin sähköistymistä eri puolilla Suomea.

Kirjoittaja: Ilona Liesmäki | Markkinointi ja Viestintä | Lupapiste
ilona.liesmaki@solita.fi | 040 5358965

Jaa tämä sisältö

Keskustele aiheesta

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitetta ei julkaista, mutta se tarvitaan viestin jättämiseen.