Vantaan rakennusluvat verkosta yhden luukun periaatteella

09.09.2015

1

lupakäsittelyn sujuvoittaminenrakennusvalvonnan organisointirakennusvalvontasähköisen asiointipalvelun käyttöönottovantaayhden luukun periaate

Sähköisen Lupapiste-hankkeen onnistumisen takuina yhteistyö ja vastuun jakaminen

 Vantaan kaupunki siirsi pientalojen rakennuslupien haun kokonaan verkkoon vuoden 2014 aikana. Yhden luukun periaatteen ansiosta luvanhakijaa ei enää hyppyytetä viranomaiselta toiselle. Digitaalisen Lupapiste-palvelun käyttöönotto edellytti laadukasta yhteistyötä kaupungin eri organisaatioiden välillä. Vantaan tavoitteena on siirtää myös suurten rakennusten lupaprosessi Lupapisteeseen marraskuussa 2015.

Vantaan kaupungin väkimäärä on kasvanut voimakkaasti viime vuosina, mikä on lisännyt tarvetta myös asuntokannan huomattavalle kasvattamiselle. Vantaan asuntorakentamisen vilkastuminen alkoi näkyä kaksi vuotta sitten rakennuslupahakemusten määrän kasvuna. Valmistuvia asuntoja on tänä vuonna yli 2 500, kun vuosittainen keskiarvo viimeisen kymmenen vuoden aikana on ollut 1 700. Kasvu ei näytä hiipumisen merkkejä.

Palvellakseen kaupunkilaisiaan entistä paremmin Vantaa käynnisti vuonna 2014 kaupungin elinvoimaohjelman, joka sisältää useita hankkeita kaupungin kokonaisvaltaiseksi kehittämiseksi. Yhtenä tavoitteena on ollut yhden luukun periaatteen toteuttaminen rakentamisen palveluissa. Vantaan kaupunginhallituksen selkeä viesti rakennusvalvontavirastolle korostaa, ettei rakennusluvanhakijaa tulisi hyppyyttää virastosta ja luukulta toiselle.

 

Muutos sähköiseen luvanhakuun ja käsittelyyn

Vantaan kaupunki otti käyttöön digitaalisen rakennuslupaprosessin mahdollistavan Lupapiste-palvelun marraskuussa 2014. Nyt kaikki Vantaan pientalojen rakennusluvat, kuten pientalo-, muutos- ja uudisluvat, kulkevat sähköisesti Lupapisteen kautta. Palvelussa on tehty Vantaalle tähän mennessä noin 800 lupahakemusta ja tiedustelua.

”Päätimme heti alusta alkaen, että siirrämme koko pientalojen rakennuslupaprosessin verkkoon. Emme halunneet välimallia, jossa digitaalisen hakemuksen rinnalla voi edelleen tehdä hakemuksia paperisina. Muutos meni läpi kerrasta. Vain kourallinen hakijoita on tarvinnut apua mm. dokumenttien skannauksessa palveluun”, sanoo Vantaan rakennusvalvontajohtaja Pekka Virkamäki.

”Helsingin kaupunki oli jo aikaisemmin ilmoittanut ottavansa käyttöön Lupapisteen, joten myös meidän oli järkevää toimia samoin. Rakennuttajat ja suunnittelutoimistot ovat pääkaupunkiseudulla samoja, joten Lupapisteen käyttö kahden kunnan välillä yhden luukun periaatteella tehostaa lupaprosessia huomattavasti. Jaamme myös keskenämme oppia ja kokemuksia järjestelmän käytöstä ja kehittämisestä”, sanoo Virkamäki.

Suurin Lupapisteen hyöty luvanhakijalle on se, että hänen ei enää tarvitse tulostaa piirustuksia ja suunnitelmia ja toimittaa niitä paperisina rakennusvirastoon. Hakija voi itse verkosta seurata hankkeen ja lupaprosessin dokumentoinnin etenemistä. Koko prosessi on tehostunut ja virheet ovat vähentyneet. Tosin haasteitakin on ollut. Joissain tapauksissa luvanhakija on sotkeutunut liikaa prosessiin, jolloin pääsuunnittelijan projektinhallinta on häiriintynyt. Tähän on kuitenkin tulossa parannus palveluntarjoajan toimesta.

 

Vastuu ja luottamus onnistumisen tae

Virkamäen mukaan Lupapisteen hyvin sujuneen käyttöönottoprojektin tae on ollut keskinäinen luottamus ja vastuiden jakaminen.

”Kun ihmisille antaa vastuuta, he kasvavat sen myötä. Johdon tehtävänä on pitää huolta, että työntekijöillä on vastuunoton mahdollistavat työskentelyedellytykset. Lupapiste on keskeinen osa työntekijöidemme tulospalkkiota, mikä on luonut aidon kannustimen järjestelmän käyttöönotolle”, Virkamäki korostaa.

”Meillä ei myöskään ole ollut erillistä johto- tai ohjausryhmää käyttöönottoprojektissamme. Pidimme projektiorganisaation ohuena ja ketteränä, ja annoimme ihmisille vapauden viedä projekteja eteenpäin. Tärkeää oli päästä nopeasti kiinni itse tekemiseen. Tekemisen ja vastuun ilo tapetaan usein turhalla byrokratialla ja kokoustamisella.”

Sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen eri sidosryhmille on ollut hankkeessa avainasemassa. Lupapisteen käyttöönotto on vaikuttanut Vantaan rakennusvalvonnan oman henkilöstön lisäksi myös kaupungin muihin organisaatioihin ja sidosryhmiin. Kuntatekniikan ja mittausosaston yhteensä noin 60 työntekijää ja kaupungin ulkopuolisten organisaatioiden noin 80 – 100 ihmistä ovat Lupapisteen vaikutuspiirissä.

”Hankkeen johtoryhmän puuttuessa olemme järjestäneet sidosryhmille säännöllisiä Soppaa ja sielunhoitoa -tilaisuuksia. Tilaisuuksissa keskustellaan projektin etenemisestä, ja osapuolet voivat nostaa esiin huolia ja haasteita. Olemme myös keränneet palautteen yhteen paikkaan ja tarjonneet sidosryhmille tukea keskitetysti”, sanoo Virkamäki.

Virkamäen mukaan Lupapisteen käyttöönotossa on ollut kyse toimintatapojen ja rakenteiden muutoksesta, mikä ei ole aina helppoa julkisella sektorilla.

”Julkishallinnon kehityksen esteenä on usein vakiintunut viranomaisyhteistyö, sillä virkamiestraditiot estävät uudet kokeilut. Virkamiehillä on keskinäinen kunnioitus ja toimintamallit, ja jos niitä rikkoo, niin vaarana on kasvojen menestys. Virkamiehen epäonnistumiset muistetaan, mutta onnistumisia ei. Siksi usein päädytään tekemään vain pieniä muutoksia vakiintuneiden toimintamallien sisällä rohkean kokeilun sijasta”, Virkamäki linjaa.

Lupapiste mahdollistaa kuntarajat ylittävän yhteistyön

Vantaan seuraavana tavoitteena on siirtää myös suurten rakennushankkeiden luvat Lupapisteeseen marraskuuhun 2015 mennessä. Tämä on määritelty myös Elinvoimaohjelmassa sekä työntekijöiden tulospalkkiotavoitteissa tälle vuodelle. Vantaa myös suunnittelee työmaa-aikaisten lupien hakuprosessin siirtämistä Lupapisteeseen ensi vuoden aikana.

”Suurten hankkeiden rakennuslupaprosessit ovat raskaampia kuin pientalojen prosessit. Dokumentteja ja toimijoita on paljon enemmän. Järjestelmän käyttäjien määrä kasvaa, kun mukaan tulevat insinöörit, palomiehet ja erityisasiantuntijat, jotka tarkastavat, että rakennusmääräyksiä noudatetaan”, Virkamäki sanoo.

Virkamäen mukaan Lupapiste mahdollistaa jatkossa kuntien rajat ylittävän yhteistyön uudella tavalla. Isot kunnat voivat myydä erityisosaamistaan ja suurempia resurssejaan muille kunnille. Esimerkiksi Vantaa voi tarjota pienemmille kunnille suurten hallien, toimistorakennusten ja kerrostalojen rakennustarkastuksia tai rakennekonsultointia, joihin pikkukunnilla ei ole resursseja tai osaamista. Vantaa kokeilee parhaillaan Sipoon kanssa yhteistyötä S-ryhmän suurvaraston rakennushankkeessa, jossa Vantaa tarjoaa Sipoolle teknistä konsultointia.

Vantaan kaupunki on käynyt keskusteluja myös Helsingin seudun ympäristöpalvelut ​​​-kuntayhtymän (HSY) ja Vantaan Energian kanssa lupaprosessien yhdistämisestä. Yhteiset tiedot ja dokumentit voitaisiin tallentaa Lupapisteeseen, mikä vähentää päällekkäistä työtä. Lupaprosessiin liittyvä tietomassa, jota eri organisaatioiden asiantuntijat tarvitsevat työssään, on jo olemassa palvelussa.

 

Rakennusvalvonnalle valtakunnallinen malli

Virkamäen mukaan rakennusvalvonnan eri järjestelmät tulisi yhdistää, jotta voitaisiin luoda toimintamalli koko maan kattavalle rakennusvalvonnalle. Suomessa vain noin 1 000 ihmistä työskentelee rakennusvalvonnassa, joten kilpailevien järjestelmien käyttö ja kehittäminen ei ole järkevää.

”Koko rakennusvalvontaprosessin voisi jatkossa integroida osaksi rakennuttajan järjestelmiä. Erillistä rakennusvalvontaprosessia ei tarvittaisi, vaan viranomaisvalvonta olisi suoraan mukana rakennuttajan prosessissa. Lupakäsittely voitaisiin viedä myös osaksi rakennuttajan laatujärjestelmiä. Tämä mahdollistaisi prosessin vakioinnin ja tehokkuuden. Rakennusvalvonnan rooli muotoutuisi yhä enemmän asiantuntijapalveluksi”, Virkamäki visioi.

”Julkishallinnossa tuottavuuden kehitys on viimeisen 20 vuoden ajan ollut heikompaa kuin muualla yhteiskunnassa. Digitaalisuus tulee jatkossa nähdä merkittävänä tehokkuuden lisääjänä. Lupapisteen kaltaiset pilvipalvelut ja niiden mobiilikäyttö muuttavat julkishallinnon toimintatapojen logiikan”, Virkamäki summaa.

 

Jaa tämä sisältö

Keskustele aiheesta

risto m tanninen rkm | 09.09.2016

Yritin kirjautua lupapiste.fi ,tuli viesti : kirjautuminen ei turvallinen ja siihen tyssäsi.
Asia Seppo Heikkilälle : koivukyläntie 46 kahden rakentamattoman tontin maatäyttö -hän tietää asian.
t risto
p 040-5126383

Vastaa kommenttiin

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitetta ei julkaista, mutta se tarvitaan viestin jättämiseen.