Kutsu eri osapuolet

Kutsu tarpeelliset tahot mukaan. Kun henkilöt ovat hyväksyneet sähköisen hankekutsun (sähköisen valtuutuksen), voidaan heidän tietonsa tuoda hakemukselle yhdellä napin painalluksella. Valtuutuksen myötä he saavat muokkausoikeuden hankkeelle, ja tarve perinteiselle paperivaltakirjalle poistuu.

Osapuolten kutsuminen hankkeelle – sähköinen valtuutus

Katso ohjevideolta osapuolten kutsuminen hankkeelle:

Kutsu tarpeelliset henkilöt sähköisesti mukaan hankkeen ”Osapuolet”-välilehdeltä. Sähköinen valtuuttaminen kannattaa, sillä sähköisesti mukana olevat tahot

  • pääsevät täydentämään hankkeen tietoja, lisäämään dokumentteja, sekä näkemään miten hanke etenee.
  • saavat sähköpostiinsa tietoa muun muassa viranomaisen kommenteista, annetuista lausunnoista ja hankkeen tilojen muutoksista. Tämä helpottaa osapuolten välistä tiedotusta ja hankehallintaa.
  • saavat täydennettyä henkilötietonsa hankkeelle näppärästi.

Paperista valtakirjaa ei sähköisen valtuutuksen rinnalle tarvita.

Kutsu hankkeen osapuolet sähköisesti mukaan hankkeelle heti, kun henkilötietojen täydentäminen on ajankohtaista. Kutsuttavat henkilöt voivat olla yksityishenkilöitä, tai edustaa yritystä – alla ohjeet molempien tapausten valtuuttamiseen.

Yksittäisen henkilön valtuuttaminen

Siirry hankkeen Osapuolet-välilehdelle ja klikkaa ”Valtuuta uusi henkilö” -painiketta.

Kirjoita aukeavaan sähköpostikenttään valtuutettavan henkilön sähköpostiosoite. Tarkista, että valtuutat henkilön sellaisella sähköpostiosoitteella, jolla vastaanottaja on rekisteröitynyt, tai aikoo rekisteröityä Lupapisteeseen. Mikäli kutsu menee sellaiseen sähköpostiosoitteeseen, jolla henkilö ei käytä Lupapistettä, ei hän pääse tarkastelemaan tai täydentämään hanketta.

Lisää tarvittaessa kutsuun viesti vastaanottojalle, jotta hän näkee heti kutsun saatuaan, mistä hankkeesta on kyse, ja mitä tietoja kutsuttavan osapuolen odotetaan hakemukselle täydentävän.

Klikkaa ”Lähetä”-painiketta lähettääksesi kutsun.

 

Yritystilikäyttäjän valtuuttaminen

Siirry hankkeen Osapuolet-välilehdelle ja klikkaa ”Valtuuta uusi yritys” -painiketta.

Valitse valtuutettava yritys painikkeen alta löytyvästä listauksesta. Listauksesta löytyvät ne yritykset, jotka ovat ottaneet käyttöönsä Lupapisteen Yritystili-palvelun. Mikäli etsimääsi yritystä ei löydy listauksesta, tulee yrityksen edustaja valtuuttaa mukaan yksittäisenä henkilönä.

Kun olet valinnyt yrityksen, klikkaa ”Lähetä”-painiketta lähettääksesi kutsun.

 

 

Valtuutuksen hyväksyminen

Saatuasi sähköisen valtuutuksen hankkeelle, saat sähköpostiisi ilmoituksen asiasta. Klikkaa saamassasi viestissä olevaa linkkiä avataksesi hankkeen Lupapisteessä ja hyväksyäksesi valtuutuksen. Mikäli et ole aiemmin käyttänyt palvelua, rekisteröidy ensin käyttäjäksi, jotta voit hyväksyä valtuutuksen.

Valtuutus hyväksytään kirjautumalla sisään Lupapisteeseen ja klikkaamalla ”Hyväksy kutsu”-painiketta joko palvelun etusivulta tai hakemuksen yhteydestä. Kutsun hyväksymisen jälkeen pääset täydentämään tietosi sekä tallentamaan dokumentteja hankkeelle.

Sähköisen kutsun hyväksyminen vastaa perinteisellä valtakirjalla annettua valtuutusta, joten erillistä valtakirjaa ei enää tarvita.

kutsu palvelu

kutsu popou

 

Valtuutuksen poistaminen

Sähköinen valtuutus poistetaan ”Osapuolet”-välilehdellä. Poistamisen myötä henkilö ei enää näe hanketta Lupapisteessä.

Poistaaksesi valtuutuksen klikkaa painiketta ”Poista”-painiketta Valtuutetut-taulukon oikeassa laidassa. HUOM! Hakemuksen tekijää ei voida poistaa hankkeelta.

 

Valtuutuksen tila

Tarkista hankkeen osapuolien valtuutuksien tilanne ”Osapuolet”-välilehden yläosassa, ”Valtuutetut” -otsikon alta.

Valtuutuksen hyväksymisen jälkeen ”Käyttäjäkutsu”-sarakkeessa lukee ”Hyväksynyt valtuutuksen”.  Samasta yhteydestä näkyy valtuutuksen tarkka hyväksymisajankohta.

Mikäli osapuoli on valtuutettu hankkeelle, mutta hän ei ole hyväksynyt kutsua, ”Käyttäjäkutsu”-sarakkeessa lukee ”Kutsuttu”.

 

Roolitietojen täydentäminen

Katso ohje roolitietojen täydennyksestä:

Hankkeen ”Osapuolet”-välilehdellä määritetään, missä rooleissa hankkeen eri osapuolet toimivat. Tiedot hankkeen osapuolista voi syöttää myös käsin, mutta roolitietojen täydentäminen käy nopeammin, mikäli tarpeelliset tahot ovat sähköisesti mukana hankkeella.

Täydentääksesi sähköisesti valtuutettujen osapuolien tiedot hankkeen rooleihin, valitse haluttu henkilö ”Valitse henkilö”-alasvetovalikosta. Tällöin valitun henkilön henkilötiedot kopioituvat hankkeelle hänen henkilökohtaisesta ”Omat tiedot”-osiostaan. Huom! Hankkeen osapuolet eivät näe toistensa henkilötunnusta, vaan tieto on piilotettu hakemuksella. Henkilötunnus näkyy ainoastaan viranomaiselle sekä valitulle henkilölle itselleen.

Mikäli rooliin valittavan henkilön sähköinen valtuutus on hyväksymättä, näkyy hänen nimensä listalla vaalean harmaana, eikä sitä voida valita.

Screen Shot 2015-11-12 at 08.53.07

”Hakija”-, ”Hakijan asimies”- ja ”Luvan maksaja”-rooleihin voidaan nimetä joko henkilö, tai yritys / yhteisö. Mikäli rooliin nimetään yritys tai yhteisö, klikkaa roolintietojen kohdalla ”Yritys/yhteisö”. HUOM! Mikäli yhteisöllä ei ole Y-tunnusta, tulee Y-tunnus-kenttään lisätä ”0000000-0”.

Screen Shot 2015-11-12 at 08.57.52

Hakija-, Hakijan asiamies- ja Luvan maksaja -roolien yhteydessä määritellään myös suostumus suoramarkkinointiin. Tämän lisäksi hakijan ja hakijan asiamiehen kohdalla kysytään suostumusta tiedoksiantojen antamiseen pelkästään sähköisessä muodossa. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa vaatii, että viranomaiset tarvitsevat hakijoilta erillisen suostumuksen päätösten sähköiseen toimittamiseen.

Screen Shot 2015-11-12 at 09.02.51

 

Roolien lisääminen ja poistaminen

Hankkeelle täydennettävät roolit ovat valikoituneet hankkeelle automaattisesti valitun toimenpiteen pohjalta. Mikäli tarve vaatii, rooleja voidaan lisätä jälkikäteen.

Lisätäksesi roolin klikkaa ”Osapuolet” -välilehden alaosasta löytyvää ”Lisää osapuoli” -painiketta.

Valitse haluamasi rooli aukeavasta pudotusvalikosta, ja klikkaa ”Lisää”.

Poistaaksesi tarpeettoman roolin, klikkaa roolin oikeasta laidasta löytyvää ”Poista”-painiketta.

 

Asiamiehenä toimiminen

Mikäli hankkeeseen liittyvä henkilö ei ole sähköisesti mukana hankkeella, voit hoitaa asiointia Lupapisteessä hänen puolestaan. Asiamiehenä toimiessa täydennä edustamasi henkilön osalta vaaditut tiedot Lupapisteeseen, ja tarpeen vaatiessa jätä hakemuksen vireille.

Laatikaa yhdessä edustamasi henkilön kanssa valtakirja, jolla hän valtuuttaa sinut asiamiehekseen. Liitä tämä valtakirja skannattuna hankkeen ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehdelle.

Täydennä omat tietosi hankkeelle ”Hakijan asiamies”-rooliin ”Osapuolet”-välilehdelle. Mikäli rooli puuttuu hakemukselta, lisää rooli hankkeelle.

 

Lukuoikeuden lisääminen

Lukuoikeuden voi lisätä sellaisille henkilöille, jotka eivät ole avainroolissa hankkeella. Lukuoikeuden omaava taho ei pysty muokkaamaan hankkeen tietoja eikä näe hankkeen keskustelua.

Lisää lukuoikeus klikkaamalla ”Lisää lukuoikeus” -painiketta hankkeen ”Osapuolet”-välilehdellä.  Kirjoita avautuvaan kenttään lukuoikeuden saavan henkilön sähköpostiosoite.

Klikkaa ”Lähetä”.

 

Sähköposti-ilmoitukset

Sähköisesti hankkeella mukana olevat tahot saavat sähköpostiin ilmoituksia hankkeen etenemisestä. Oletuksena on, että näitä ilmoituksia lähetetään, mutta ilmoitukset voi perua hankekohtaisesti.

Peruaksesi sähköposti-ilmoitukset hankkeesta klikkaa ”Osapuolet”-välilehden” Valtuutetut”-taulukossa oman valtuutuksesi kohdalla ”Peruuta ilmoitukset”.