Osapuolet ja valtuutus

Hankkeen osapuolet kutsutaan ja määritellään "Osapuolet"-välilehdellä. Osapuoleksi kutsumisen jälkeen voidaan määritellä, missä roolissa kutsuttu henkilö hankkeella on.

Hankkeelle kannattaa kutsua mukaan kaikki hankkeen osapuolet, sillä tämä helpottaa hankkeen tietojen täyttämistä, sekä dokumenttien lisäämistä ja päivittämistä. Sähköisen kutsun hyväksyminen (sähköinen valtuutus) poistaa myös tarpeen perinteiselle valtakirjalle. Huom! Mikäli joku hankkeen osapuolista ei voi käyttää Lupapistettä, mutta häneltä tarvitaan valtuutus hankkeen edistämiselle, voidaan allekirjoitettu valtakirja laittaa liitteeksi hakemukselle.

Osapuolten kutsuminen hankkeelle – sähköinen valtuutus

Katso ohjevideolta osapuolten kutsuminen hankkeelle:

Kutsu hankkeen tarpeelliset henkilöt sähköisesti mukaan hankkeelle ”Osapuolet”-välilehden kautta valtuutustoiminnon avulla. Sähköisesti mukana olevat tahot pääsevät halutessaan täydentämään hankkeen tietoja, lisäämään dokumentteja, sekä näkemään miten hanke etenee. Osapuolet saavat sähköpostiinsa tietoa muun muassa viranomaisen kommenteista, annetuista lausunnoista ja hankkeen tilojen muutoksista. Tämä helpottaa osapuolten välistä tiedotusta ja hankehallintaa. Tämän lisäksi henkilön tiedot saadaan helposti mukaan hakemukselle. Huom! Hankkeen osapuolet eivät näe toistensa henkilötunnusta, vaan tieto on piilotettu hakemuksella. Henkilötunnus on näkyvillä ainoastaan viranomaiselle sekä sille osapuolelle, joka on tiedon lisännyt.

Hankkeen osapuolet kannattaa kutsua sähköisesti mukaan hankkeelle heti kun tietojen täydentäminen on ajankohtaista. Halutut henkilöt voidaan kutsua mukaan hankkeelle ”Valtuuta uusi henkilö” -painikkeella. Kutsuttavat henkilöt voivat olla yksityishenkilöitä, tai edustaa yritystä. Voit kutsua hankkeelle mukaan myös Yritystiliä käyttävän yrityksen. Yritystiliä käyttävät yritykset pääset näkemään ja kutsumaan klikattuasi ”Valtuuta uusi yritys”.

Huomioithan, että jokainen sähköisesti valtuutettu henkilö omaa yhtäläiset oikeudet muokata hakemusta. Jokainen kutsun saanut henkilö pystyy myös kutsumaan muita osapuolia mukaan hankkeelle.
Tarvittaessa voi myöntää lukuoikeuden niille, joiden ei tarvitse muokata tai täydentää hakemuksen tietoja.

Kirjoita sähköpostikenttään kutsuttavan henkilön sähköpostiosoite. Tarkistathan, että lähetät kutsun sellaiseen sähköpostiosoitteeseen, jolla vastaanottaja on rekisteröitynyt, tai aikoo rekisteröityä Lupapisteeseen. Mikäli kutsu menee sellaiseen sähköpostiosoitteeseen, jolla henkilö ei käytä Lupapistettä, ei hän pääse tarkastelemaan tai täydentämään hanketta.

Lisää tarvittaessa kutsuun viesti vastaanottojalle, jotta hän näkee heti kutsun saatuaan, mistä hankkeesta on kyse, ja mitä tietoja kutsuttavan osapuolen odotetaan hakemukselle täydentävän. Klikkaa ”Lähetä”-painiketta lähettääksesi kutsun.

Voit kutsua hankkeelle myös mukaan Yritystiliä käyttävän yrityksen. Yritystili on mahdollista luoda organisaatioille, jotka haluavat hallinnoida hankkeita yhteisen näkymän kautta sekä hoitaa hankevaltuutuksen keskitetysti. Yritystiliä käyttävät organisaatiot pääset näkemään klikkaamalla ”Valtuuta uusi yritys”. Voit etsiä tiettyä yritystä hakuikkunan kautta.

Screen Shot 2015-11-12 at 08.05.01

Kutsun saanut osapuoli näkyy hankkeen ”Valtuutetut”-listassa tunnisteella ”lukuoikeus”. Henkilön tai organisaation tilana on ”Kutsuttu”, kunnes hän hyväksyy valtuutuksen.

Hankekohtaisen lukuoikeuden myöntäminen

Hankkeelle on mahdollistaa myöntää lukuoikeus sellaisille henkilöille, joilla ei ole tarvetta muokata hakemuksen tietoja, eivätkä he ole varsinaisessa roolissa hankkeella. Lukuoikeuden omaava taho ei näe hankkeen keskusteluja eikä pysty muokkaamaan hankkeen tietoja.

Lisätäksesi lukuoikeuden hankkeelle klikkaa ”Lisää lukuoikeus” hankkeen ”Osapuolet”-välilehdellä ja lisää avautuvaan ikkunaan lukuoikeuden saavan henkilön sähköpostiosoite. Klikkaa ”Lähetä”.

lukuoikeus_1

Lukuoikeuden omaava henkilö saa sähköpostin, jossa on linkki hankkeelle. Hankkeen näkeminen Lupapisteessä edellyttää rekisteröitymistä palvelun käyttäjäksi.

Valtuutuskutsun hyväksyminen

Kutsuttu osapuoli saa sähköpostiinsa kutsun mukaan hankkeelle (esimerkissä sähköpostitiedot poistettu). Jotta kutsu voidaan hyväksyä, tulee osapuolen kirjautua sisään palveluun. Mikäli käyttäjä ei ole aiemmin käyttänyt palvelua, tulee hänen rekisteröityä käyttäjäksi ennen kuin kutsu voidaan hyväksyä.

Kutsu sähköpostissa

Kutsu hyväksytään kirjautumalla sisään Lupapisteeseen ja klikkaamalla ”Hyväksy kutsu” joko palvelun etusivulta tai hakemuksen yhteydestä. Kutsun hyväksymisen jälkeen henkilö pääsee täydentämään tietonsa oikean roolin yhteyteen, sekä tallentamaan tarpeellisia tietoja ja dokumentteja hakemukselle. Sähköisen kutsun hyväksyminen vastaa perinteisellä valtakirjalla annettua valtuutusta, joten erillistä valtakirjaa ei enää tarvita.

kutsu palvelu

kutsu popou

 

Valtuutuksen poistaminen

Sähköinen valtuutus voidaan poistaa ”Osapuolet”-välilehdellä, ”Valtuutukset” -otsikon alta. Valtuutuksen poistaminen saattaa olla tarpeellista esimerkiksi hankkeen osapuolen vaihtuessa. Haluttu henkilö voidaan poistaa hankkeelta klikkaamalla henkilön sähköpostiosoitteen perästä löytyvää ”Poista valtuutus” -valintaa. Hakemuksen tekijää ei voida poistaa hankkeelta, mutta muita hankkeen osapuolia voidaan poistaa kaikkien hankkeella mukana olevien toimesta.

Roolitietojen täydentäminen

Katso ohje roolitietojen täydennyksestä:

 

Hankkeen osapuolet määritellään ”Osapuolet”-välilehdellä. ”Valtuutetut”-otsikon alla on nähtävissä tahot, jotka on kutsuttu sähköisesti mukaan hankkeelle. Alempana välilehdellä määritetään, missä rooleissa eri tahot hankkeella toimivat.

Screen Shot 2015-11-12 at 08.33.32

Hankkeen roolien tiedot aukeavat täydennettäväksi klikkaamalla roolin vieressä näkyvää nuolta. Täydennettävät roolit ovat valikoituneet hankkeelle automaattisesti valitun toimenpiteen pohjalta, mutta rooleja voidaan lisätä jälkikäteen tarpeen vaatiessa. Pääset lisäämään roolin joko jokaisen roolin yhteydestä klikkaamalla ”Lisää (haluamasi rooli)”, tai ”Osapuolet” -välilehden alaosasta klikkaamalla ”Lisää osapuoli”. Lisäämisen lisäksi tarpeettomia rooleja voidaan poistaa klikkaamalla roolin alapuolelta ”Poista”.

Capture17

Capture16

Kun henkilö on kutsuttu sähköisesti mukaan hankkeelle ja hän on hyväksynyt valtuutuksen, voidaan henkilö valita haluttuun rooliin roolin ”Valitse henkilö” -alasvetovalikosta. Tällöin valitun henkilön henkilötiedot kopioituvat hankkeelle hänen henkilökohtaisesta ”Omat tiedot” -osiostaan. Mikäli rooliin valittavan henkilön valtuutuskutsu on hyväksymättä, näkyy hänen nimensä listalla vaalean harmaana, eikä sitä voida valita.

Screen Shot 2015-11-12 at 08.53.07

Hakija-, Hakijan asimies- ja Luvan maksaja -rooleihin voidaan valita nimettäväksi joko henkilö, tai yritys / yhteisö. Mikäli rooliin halutaan valita yritys tai yhteisö, klikataan roolilla kohtaa ”Yritys/yhteisö”. Tällöin roolille saadaan tarpeelliset tietokentät täytettäväksi. Huom! Mikäli mainituissa rooleissa hakijana on yhteisö jolla ei ole Y-tunnusta, tulee Y-tunnus-kenttään lisätä ”0000000-0”.

Screen Shot 2015-11-12 at 08.57.52

Hakija-, Hakijan asiamies- ja Luvan maksaja -roolien yhteydessä määritellään myös suostumus suoramarkkinointiin. Tämän lisäksi hakijan ja hakijan asiamiehen kohdalla kysytään suostumusta tiedoksiantojen antamiseen pelkästään sähköisessä muodossa. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa vaatii, että viranomaiset tarvitsevat hakijoilta erillisen suostumuksen päätösten sähköiseen toimittamiseen.

Screen Shot 2015-11-12 at 09.02.51

Asiamiehenä toimiminen

Mikäli hankkeeseen liittyvä henkilö ei ole sähköisesti mukana hankkeella, voi asiointia hoitaa Lupapisteessä hänen puolestaan hänen valtuuttamansa henkilö. Asiamiehenä toimiva henkilö täydentää edustamansa henkilön osalta vaaditut tiedot Lupapisteeseen ja tarpeen vaatiessa jättää hakemuksen vireille.

Asiamiehenä toimimisesta on hyvä laatia valtakirja, ja liittää tämä skannattuna hankkeen ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehdelle. Lisäksi asiamiehen henkilötiedot voidaan lisätä ”Hakijan asiamies”-osioon ”Osapuolet”-välilehdelle. Mikäli osio puuttuu hakemukselta, voidaan tämä lisätä klikkaamalla ”Lisää osapuoli” ja valitsemalla lisättävän osapuolen rooliksi ” Hakijan asiamies”.

asiamies_1

Screen Shot 2015-09-24 at 20.19.01

 

Valtuutuksien tarkistus

”Osapuolet”-välilehden yläosassa, ”Valtuutetut” -otsikon alla on nähtävissä lista hakemukselle sähköisesti valtuutetuista henkilöistä ja yrityksistä. Sähköisesti valtuutetuille henkilöille on lähetetty sähköpostiin kutsu hankkeelle.

Valtuutuksen hyväksymisen jälkeen henkilön nimen ja sähköpostiosoitteen kohdalla lukee ”Hyväksynyt valtuutuksen”.  Samasta yhteydestä nähdään valtuutuksen tarkka hyväksymisajankohta. Kutsun hyväksyntä poistaa tarpeen perinteiselle valtakirjalle.

Mikäli henkilö on kutsuttu hankkeelle, muttei vielä hyväksynyt kutsua, näkyy tilanne ”Valtuutetut”-kohdassa nimen ja sähköpostiosoitteen perässä termillä ”Kutsuttu”.

 

Sähköposti-ilmoitukset

Sähköisesti hankkeella mukana olevat tahot saavat sähköpostiin ilmoituksia hankkeen etenemisestä. Oletuksena on, että näitä ilmoituksia lähetetään, mutta ilmoitukset voidaan ottaa rooli- ja hankekohtaisesti pois päältä klikkaamalla hankkeen kohdalla ”Peruuta sähköposti-ilmoitukset”.

Ilmoituksia lähetetään kun hakemuksen tila muuttuu, hakemus saa päätöksensä, ja kun viranomaistaho lisää kommentin hankkeen Keskustelu-kenttään.