Suunnitelmat ja liitteet

Suunnitelmat ja liitteet -osioon lisätään kaikki hankkeen tarpeelliset tiedostot. Palvelussa voidaan käydä liitekohtaista keskustelua viranomaisen kanssa sekä esimerkiksi allekirjoittaa suunnitelmat sähköisesti.

Asiointikunnan määrittämät, toimenpidekohtaiset, liitevaatimukset näkyvät liitenäkymässä valmiina listauksena. Nuo liitevaatimukset ovat pakollisia liitteitä ja jos jotain liitettä ei tarvita, lisää liiteriville ruksi kohtaan "Ei tarpeen". Viranomainen voi myös pyytää liitteitä erikseen hankekohtaisesti. Viranomainen voi merkitä liitteen alustavasti hyväksytyksi tai korjattavaksi, mutta tämä ei ole vielä virallinen hyväksyntä, sillä sitä varten hakemus pitää käsitellä kunnan päätöksentekoprosessin mukaisesti.

Liitteiden lisääminen

”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehdellä on nähtävissä hankkeen kannalta tarpeelliset asiakirjat.

Asiakirjavaatimukset esitetään listauksena tarpeellisista liitteistä. Vaatimukset vaihtelevat asiointikunnasta ja toimenpiteestä riippuen. Listauksen yhteydessä kerrotaan myös, milloin kyseisiä liitteitä tarvitaan. Eri ikonit listauksen ”Tila” -sarakkeessa kertovat, mikä kunkin asiakirjan tilanne on.

Palveluun voidaan lisätä useita erilaisia tiedostomuotoja. Yleensä kuntien viranomaiset haluavat vastaanottaa suunnitelmat ja liitteet PDF-muotoisina, piirustukset lukusuunnassa sekä nimiötiedot näkyvissä. Jotkin kunnat haluavat piirustukset arkistokelpoisina eli PDF/A-muotoisina. Tarpeen vaatiessa pystyt tallentamaan PDF/A-muotoja esim. ilmaisella LibreOffice-sovelluksella.

liitesivu

Listauksessa vaaditut liitteet voi lisätä raahaamalla liitetiedostot omasta kansiosta tai klikkaamalla yksitellen liitteelle varatulla rivillä ”Lisää tiedosto”. Jos liitteet lisätään raahaamalla, sivulla aktivoituu oranssilla katkoviivalla merkitty alue, johon tiedostot voi pudottaa.

liitteiden_raahaus_2

  • Palvelu kertoo edistymispalkin avulla, kun valitut liitteet on ladattuna metatietojen tallennusta varten.
  • Liitteille voi kirjata metatiedot joko yksitellen, tai kopioida kirjoitetun tai valikosta valitun tiedon alemmille riveille.
    • Tyyppi- ja sisältökenttä ovat pakolliset, muut tiedot tulee täyttää tarpeen ja liitteen mukaan.
    • ”Sisältö”-kenttään voi lisätä tarkemman kuvauksen dokumentista, esimerkiksi ”Hasse Hakijan valtakirja” tai nimiössä oleva otsikko, esimerkiksi ”Pohjapiirros, 1.kerros”.
    • Voit kopioida metatiedot alemmille riveille viemällä hiiren osoittimen laatikon päälle ja klikkaamalla ”Kopioi ↓”-painiketta
    • Piirrosnumero on tarkoitettu erityisesti rakentamisen aikaisille erityissuunnitelmille. Myös siinä toimii kopiointi alemmille riveille, jolloin numerointi jatkuu: jos kirjoittaa ensimmäiselle riville numeron 1 ja kopioi laatikon oikeasta reunasta, tulee alla olevaan laatikkoon numero 2, sen alle numero 3 ja niin edelleen.
  • Liitteet voi allekirjoittaa samalla kertaa omalla Lupapisteen salasanalla.
    • Allekirjoitettavat liitteet valitaan klikkaamalla palloa Allekirjoita-otsikon alta.
    • Merkityt liitteet allekirjoitetaan kaikki kerralla, kun liitteet tallennetaan.
  • Valmis-painike tallentaa liitteet palveluun valittujen otsikoiden (Liittyy-valinta) alle.

liitteiden_lisays

 

Mikäli tiedostot lisätään yksitellen liiteriviltä ”Lisää tiedosto”-kohdasta, valitaan ensin tiedoston omasta kansiosta ja sitten asetetaan sille metatiedot omalla liitekohtaisella sivulla. Liitekohtaiselle sivulle tallentuu metatietojen lisäksi liitteen nimi, tallentajan nimi ja tallennusajankohta.

yhden_liitteen_metatiedot

Lisätyn liitteen metatiedot on nähtävissä liitekohtaisella sivulla, jonne päästään klikkaamalla liitteen tyyppiä (esimerkkikuvassa ”Asemapiirros”) liitelistauksessa.

liitteet_uusi_6

Huom! Muutamissa rakennusvalvonnan kunnissa on käytössä Lupapisteen arkistointipalvelu, joka muuntaa kaikki lisätyt liitteet automaattisesti PDF/A-muotoon. Mikäli muunto ei ole jostain syystä tietyn liitteen kohdalla mahdollista (palvelu ilmoittaa tästä liitteen vieressä huutomerkillä), tallenna liite PDF/A-muotoon ja liitä se uudelleen mukaan hankkeelle. Pystyt tallentamaan PDF/A-muotoja esim. ilmaisella LibreOffice-sovelluksella.

Uuden version lisääminen

Uusi versio liitteestä lisätään liitekohtaisella sivulla klikkaamalla ”Lisää uusi versio”. Tästä aukeaa ikkuna, jossa tiedosto valitaan omalta koneelta. Version lisääminen tallentaa uuden liitteen vanhan liitteen päälle. Vanhat liitteet jäävät näkyviin versiohistoriaan, mutta hakemuksessa käsitellään vain uusinta versiota liitteestä. Liitteen versiohistoriaa päästään tarkastelemaan klikkaamalla ”Näytä versiohistoria”-valikkoa.

uusi_versio

RAM-liitteen lisäys

Lupapisteeseen voi lisätä rakentamisen aikaiset muutos-suunnitelmat Suunnitelmat ja liitteet-välilehdellä alkuperäisen liitteen liitepohjalta. RAM-suunnitelmat lisätään alkuperäiselle liitepohjalle käyttämällä painiketta ”Uusi RAM-liite”. Tästä aukeaa uusi liitteen lisäys-ikkuna, jossa on ohjeet siihen, missä tilanteissa voi RAM-liitteen toimittaa.

paivitys1

RAM-liitteestä muodostuu oma liite-pohja ja voit liikkua alkuperäisen ja RAM-liitteen välillä klikkaamalla ”Tyyppi”-otsikon alta Alkuperäinen tai RAM.  Aktiivisena on se, kumman otsikko näkyy mustana.

paivitys2

lupapiste_ram-liite

 

Liitteen merkitseminen tarpeettomaksi

Mikäli hankkeen ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehden liitelistauksessa on sellaisia liitevaatimuksia, jotka ovat tarpeettomia hakemusvaiheessa, voi nämä merkitä tarpeettomaksi klikkaamalla puumerkin ”Ei tarpeen” -sarakkeen ruutuun. Merkinnän myötä ”Lisää tiedosto” -painike ja liitteen tilaa kuvaava ikoni häviävät.

liitteet_uusi_8

 

Liitteen poistaminen

Katso lyhyt video liitteen poistamisesta:

Poistaaksesi liitevaatimuksena pyydetyn liitteen, siirry liitekohtaiselle sivulle klikkaamalla  liitteen tyyppiä (esimerkkikuvassa ”Asemapiirros”) liitelistauksessa.

liitteet_uusi_8

Liitekohtaisella sivulla avaa liitteen versiohistoria klikkaamalla ”Näytä versiohistoria”, ja poista liite klikkaamalla ”Poista” ”Toiminnot”-sarakkeessa.

liitteet_uusi_9

Lupapiste varmistaa, haluatko varmasti poistaa liitteen. Klikkaa ”Kyllä” liitteen poistamiseksi.

Capture38

Mikäli lisätty liite ei ole ollut viranomaisen vaatima, voi tämän poistaa klikkaamalla tummanharmaata raksia liitelistauksen ”Poista”-sarakkeessa.

liitteet_uusi_10

Lupapiste varmistaa, haluatko varmasti poistaa liitteen. ”Kyllä”-valinta poistaa kaikki liitteen versiot kerralla. Mikäli tarkoituksesi on poistaa vain jokin liitteen versioista, poista liite versiohistorian kautta (kuten viranomaisen vaatima liite).

liitteet_uusi_11

Liitekohtainen keskustelu

Hakemuksen keskusteluikkuna näyttää oletusarvoisesti kaikki hankkeen tiimoilta käydyt keskustelut ja tiedot lisätyistä liitteistä. Mikäli jokin hakemuksen liitteistä kaipaa kuitenkin lisätietoja, voidaan näitä antaa liitekohtaisessa keskusteluikkunassa. Liitekohtaiseen keskusteluikkunaan pääsee klikkaamalla ensin liitteen nimeä ”Suunnitelmat ja liiteet” -välilehden liiteluettelossa, jonka jälkeen avautuvalla liitekohtaisella sivulla valitaan ”Keskustelu”-toiminto sivun oikeasta laidasta. Kirjoita huomiosi tai lisätietosi viestikenttään, ja paina ”Kysy viranomaiselta.”

Capture41

Tiettyä liitettä koskevat kommentit näkyvät jatkossa liitesivun yhteydessä. Liitekohtainen kommentti näkyy lisäksi koko hankkeen keskusteluketjussa liitteen nimen yhteydessä. Liitettä pääset tarkastelemaan klikkaamalla liitteen nimeä keskusteluketjussa.

Capture44

Capture45

Saat liitelisäykset ja niihin liittyvät kommentit pois näkyvistä keskusteluketjusta ottamalla ruksin pois kohdasta ”Näytä liitteiden kommentointi”.

Screen Shot 2015-11-03 at 10.54.12

 

Sähköinen allekirjoitus

Suunnitelmat voidaan allekirjoittaa sähköisesti palvelussa Lupapisteen salasanalla. Sähköinen allekirjoitus vastaa perinteistä suunnitelmiin tehtävää allekirjoitusta. Sähköinen allekirjoitus onnistuu liitteen lisäyksen yhteydessä, liitekohtaisesti liitekohtaisella sivulla tai liitelistauksen kautta.

A) Liite voidaan allekirjoittaa liitekohtaisella sivulla klikkaamalla ”Allekirjoita uusin versio”. Liitteen allekirjoitus tulee vahvistaa kirjoittamalla henkilökohtainen salasana ”Vahvista allekirjoitus salasanallasi”-kenttään ja klikkaamalla ”Allekirjoita uusin versio”.

Capture46

Merkintä allekirjoituksesta näkyy liitteen liitekohtaisella sivulla otsikon ”Allekirjoitukset” alla. Lisäksi ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehden liitelistaukseen ilmaantuu vihreä kynäikoni liitteen ”Tila”-sarakkeeseen.

Capture50

liitteet_uusi_12

B) Liitteet voi allekirjoittaa liitelistauksen yhteydessä joko yksittäin tai useamman kerralla. Allekirjoittaminen tapahtuu valitsemalla ”Allekirjoita liitteet” ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehden ylälaidasta.

liitteet_uusi_13

Allekirjoitusikkunan kautta pääset valitsemaan allekirjoitettavat liitteet joko yksittäin tai kokonaisuuksittain. Liitteen allekirjoitus tulee vahvistaa kirjoittamalla henkilökohtainen salasana ”Vahvista allekirjoitus salasanallasi”-kenttään ja klikkaamalla ”Allekirjoita valitut liitteet”.

liitteet_uusi_14

Palvelu ilmoittaa liitteiden allekirjoituksen onnistumisesta. Allekirjoitus näkyy sulkaikonina liitteen yhteydessä ”Suunnitelmat ja liitteet”-sivulla sekä allekirjoitustietona liitekohtaisella sivulla.

liitteet_uusi_15

Merkintä allekirjoituksesta näkyy liitteen liitekohtaisella sivulla otsikon ”Allekirjoitukset” alla. Lisäksi ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehden liitelistaukseen ilmaantuu vihreä kynäikoni liitteen ”Tila”-sarakkeeseen.

Capture50

liitteet_uusi_12