Lausunnot ja naapureiden kuuleminen

Ainoastaan viranomainen pystyy lähettämään lausuntopyynnöt sekä merkitsemään tiedotettavat naapurit "Lausunnot"-välilehden kautta.

Viranomainen ja hakija sopivat siitä, miten naapureiden kuuleminen hoidetaan. Hakija voi myös hakemuksen jättämisen yhteydessä ilmoittaa, että kunnan tulee kuulla kaikki naapurit. Kuulemispyynnöstä tulee ilmoitukset pääkäyttäjätilin kautta määritettyihin sähköpostiosoitteisiin.

Lausuntopyyntöjen lähettäminen

Vain viranomainen voi lähettää lausuntopyynnöt hankkeen ”Lausunnot”-välilehden kautta. Säännöllisesti lausuntoja antavat tahot kannattaa lisätä pääkäyttäjätilin kautta palveluun, jolloin kyseiset tahot tulevat automaattisesti valittavaksi lausuntopyyntöä lähetettäessä. Tämän lisäksi lausuntopyynnöt voidaan lähettää hankekohtaisesti.

Lausuntoja päästään pyytämään viranomaisen toimesta klikkaamalla ”Lausunnot”-välilehdellä ”Pyydä lausunto”.

Screen Shot 2015-12-30 at 08.31.06

Nähtäville tulee kaikki ne lausunnonantajat, jotka on lisätty palveluun organisaation pääkäyttäjän toimesta. Tämän lisäksi lausuntopyyntöjä voidaan lähettää valmiin listauksen ulkopuolisille tahoille syöttämällä lausunnonantajan tiedot listauksen alapuolella oleviin kenttiin. Lausuntoihin voidaan lisäksi lisätä saateteksti sekä määräaika.

Screen Shot 2015-12-30 at 08.56.23

Lähetettävät lausuntopyynnöt valitaan klikkaamalla niitä tahoja, joille lausunto halutaan lähettää. Mikäli lausuntopyyntöön tulee saada mukaan saateteksti, kirjoitetaan se listauksen alaosaan. Kirjoitettu saateteksti näkyy sähköpostiviestissä samana jokaiselle valitulle lausunnonantajalle. Huom! Mikäli eri lausunnonantajille tulee lähettää erilaisia saatetekstejä ja määräaikoja, valitse kerralla vain ne lausunnonantajat, joita kyseiset tiedot koskee. Saateteksti ei näy missään vaiheessa hankkeen osapuolille, ainoastaan lausunnonantajalle lähtevässä sähköpostiviestissä.

Kun lausunnonantajat on valittu, lausunnot lähetetään klikkaamalla ”Pyydä lausunto”. Lausunnonantaja saa pyydetystä lausunnosta tiedon sähköpostiin. Lausunnonantajille lähtee lisäksi muistutusviestit viikon välein lausuntopyynnöistä sekä erikseen määräajan täyttymisestä. Määräajan täytyttyä lausunto ei mene kiinni, mutta tätä korostetaan lausunnonantajan kohdalla punaisella värillä.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.00.18

Lähetetyt lausuntopyynnöt sekä määräajat on nähtävillä ”Lausunnot”-välilehdellä. Tietty lausuntopyyntö voidaan poistaa siihen asti, kunnes lausuntoa ei ole saatu. Lausunnonannon jälkeen lausunto ei ole poistettavissa, mutta tarvittaessa samalle taholle voidaan lähettää uusi lausuntopyyntö.

Screen Shot 2015-12-30 at 12.20.28

Lausuntojen antaminen

Kun tietty taho lisätään Lupapisteeseen lausunnonantajaksi kunnan pääkäyttäjän toimesta, tulee tästä tieto lausunnonantajan sähköpostiin.

Huom! Suositeltavaa on perustaa lausunnonantajaorganisaatiolle yhteissähköpostiosoite sähköistä lausunnonantoa varten, jotta lausuntopyynnöt välittyvät kaikkien tietoisuuteen ja tuuraus on mahdollista. Esimerkki: kaavoituslausunnot@kunnannimi.fi

lausunnonantajan lisäämismaili

Lausuntopyynnöstä saapuu viesti sähköpostiin ja mahdollinen viranomaisen lisäämä saate on nähtävillä kohdassa ”Lausuntopyynnön saate”. Lausunnonantajille lähtee lisäksi muistutusviestit viikon välein lausuntopyynnöistä sekä mahdollisesti määritetyn määräajan täyttymisestä. Määräajan täytyttyä lausunto ei mene kiinni, mutta tätä korostetaan lausunnonantajan kohdalla punaisella värillä palvelussa.

Mikäli kysymyksessä on ensimmäinen organisaatiolle osoitettu lausuntopyyntö, linkkiä klikkaamalla määritellään myös salasana palveluun.

lausuntopyyntö mailissa

Palveluun kirjaudutaan sisään lausunnonantajan sähköpostiosoitteella ja ensimmäisen käyttökerran yhteydessä määritellyllä salasanalla.

Screen Shot 2015-12-30 at 12.58.42

Palvelu avaa suoraan hankkeen, jolle lausuntopyyntö on lähetetty. Hankkeesta nähdään ylimpänä mm. minne lupaa haetaan. Kartta voidaan halutessa avata lisätarkastelua varten. Hankkeen kuvaus, rakennuspaikka- sekä rakennustiedot nähdään Hakemuksen tiedot -välilehdeltä. Lisäksi mm. hankkeen suunnitelmat ja liitteet nähdään omalta välilehdeltään.

Palvelu ohjaa lausunnonantajan automaattisesti ”Lausunnot”-välilehdelle ja lausunnonantaminen on mahdollista vain sille taholle, joka on lausunnonantajaksi määritelty. Kuvassa lausunto voidaan antaa ainoastaan sisäänkirjautuneen Museoviraston toimesta, mikä ilmenee alleviivauksena organisaation nimen yhteydessä. Lausunto annetaan Lausunnot-välilehdellä klikkaamalla oman organisaation kuvausta.

Screen Shot 2015-12-30 at 12.59.11

Kuvausta klikkaamalla aukeaa Lausunto-osio. Ensimmäisenä tulee valita puoltotieto alasvetovalikosta. Tämän jälkeen tulee antaa lausunto joko Lausuntoteksti-osioon ja/tai liittää liitteeksi klikkaamalla ”Lisää liite” ja valitsemalla haluttu tiedosto.

Screen Shot 2015-12-30 at 13.01.19

Kuvassa on valittu puoltotieto, kirjoitettu lausuntoteksti tietokenttään ja lisätty vielä tarkempi sisältö liitteeseen. Lausuntoteksti-osioon kirjoitettava teksti tallentuu automaattisesti, joten voit jatkaa lausunnon täydentämistä myös myöhemmin.

Huom! Lausunto on nähtävillä hankkeen osapuolilla vasta kun klikataan ”Lähetä lausunto”. Hankkeen osapuolet saavat annetusta lausunnosta tiedon sähköposteihin.

lausuntoanto

Julkaistu lausunto ja mahdollinen liite näkyy ”Lausunnot”-välilehdellä. Lausunnosta muodostuu lisäksi tuloste ”Suunnitelmat ja liitteet”-sivulle. Tarkempi lausuntoteksti päästään näkemään klikkaamalla lausunnonantajaorganisaation nimeä.  Vaihtoehtoisesti lausunto nähdään tulosteena yllä mainitussa liitelistauksessa.

Screen Shot 2015-12-30 at 13.04.49

Lausunnot ovat nähtävillä myös ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehden kautta. Liite saadaan auki klikkaamalla liitteen nimeä. Liite voidaan tarvittaessa poistaa joko lausunnonantajan tai lupaviranomaisen toimesta.

Screen Shot 2015-12-30 at 13.16.54

Klikkaamalla ”Näytä tiedoston esikatseluversio” nähdään liitteen sisältö.

Screen Shot 2015-12-30 at 13.17.13

Tiedotettavien naapureiden merkitseminen

Kunnan tulee määritellä tiedotettavat naapurit hakemuksen ”Lausunnot”-välilehdellä. Mikäli hakija on hakemuksen jättämisen yhteydessä ilmoittanut, että kunnan tulee kuulla kaikki naapurit, tulee tästä ilmoitukset kunnan pääkäyttäjätilin kautta määrittämiin sähköpostiosoitteisiin.

Viranomainen merkitsee tiedotettavat naapurit klikkaamalla Lausunnot-välilehdellä ”Valitse naapurit”.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.00.50

Kartta näyttää automaattisesti hakemuksen pohjana olevan kiinteistön sinisellä.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.01.08

Naapuritietojen kysely KTJ-palvelun kautta

Kiinteistön omistajatiedot saadaan selville KTJ-palvelun kautta kolmella erilaisella tavalla.

Huom! Kiinteistöjen omistajatietojen automaattinen tuonti Lupapisteeseen onnistuu vasta, kun vastuuviranomainen on palauttanut Maanmittauslaitokselle ilmoituksen kyselypalvelun aktivoinnista (ilmoituspohja toimitettu kunnalle Lupapisteen aloituspalaverissa).

Omistajatiedot voidaan hakea kartan oikean yläreunan ikonien avulla seuraavasti:
1) Ilmansuunta-ikonia klikkaamalla pystytään liikkumaan kartalla eri suuntiin.
2) Sijainti-ikonia ja tämän jälkeen karttaa klikkaamalla saadaan haettua omistajatiedot kerrallaan yhdestä kiinteistöstä.
3) Neliöikonia klikkaamalla karttaan saadaan määritettyä monikulmainen alue, josta tiedot haetaan kerralla. Alueen piirto loppuu kaksoisklikkauksella.
4) Ympyräikonia klikkaamalla karttaan saadaan määritettyä ympyrän muotoinen alue, josta tiedot haetaan kerralla.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.01.08

Kiinteistötietojen kyselypalvelu tuo automaattisesti kiinteistön omistajatiedot Lupapisteeseen. Naapurit saadaan lisättyä tiedotettavien listaan klikkaamalla ”Tallenna”.

Screen Shot 2015-06-30 at 12.32.31

Valitut naapurit näkyvät listauksena kartan alapuolella sekä värityksenä kartalla.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.16.23

Lisää naapureita päästään lisäämään yllä kuvatulla tavalla ja KTJ:n kautta saatuja omistajatietoja päästään muokkaamaan tai poistamaan tarpeen mukaan klikkaamalla ”Toiminnot”-osiosta joko Muokkaa tai Poista. Mikäli omistajatietoja poistetaan listasta, poistuu alue myös kartalta.

Klikkaamalla ”Palaa hakemukseen”, päästään näkemään ”Lausunnot”-välilehdeltä hankkeelle jo lisätyt naapurit. Kun naapureita ei ole vielä kuultu, ovat ne tilassa ”Avoin”.

Kts. Ohje naapureiden kuulemiseen täältä.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.54.22

Naapuritietojen lisääminen käsin

Naapuritiedot voidaan lisätä myös käsin klikkaamalla kartan alapuolella ”Lisää naapuri”.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.46.26

Tämän jälkeen kirjoitetaan tarvittavat tiedot kenttiin ja klikataan ”Tallenna”.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.47.20

Klikkaamalla ”Palaa hakemukseen”, päästään näkemään ”Lausunnot”-välilehdeltä hankkeelle jo lisätyt naapurit.

Screen Shot 2015-12-30 at 10.06.49

Kuulemispyyntöjen lähettäminen sähköisesti 

Naapureiden lisäämisen jälkeen tulee hoitaa naapurien kuuleminen joko sähköisesti tai perinteisiä kanavia käyttäen. Mikäli naapureja kuullaan perinteisillä kanavilla, tulee viranomaisen erikseen merkitä kyseiset naapuri kuulluksi.

Huom! Mikäli hakija on hakemuksen jättämisen yhteydessä ilmoittanut, että kunnan tulee kuulla kaikki naapurit, tulee tästä ilmoitukset kunnan pääkäyttäjätilin kautta määrittämiin sähköpostiosoitteisiin.

Kun naapureita ei ole vielä kuultu, on niiden tila kaikilla ”Avoin”. Naapurit voidaan kuulla joko sähköisesti tai perinteisiä kanavia käyttäen.

Naapurit voidaan kuulla sähköisesti lähettämällä omistajatietojen perästä naapurille sähköpostikutsu. Sähköpostiin saapuvan kutsun kautta he pääsevät näkemään hakemuksen perustiedot ja pääpiirrustukset sekä antamaan kommenttinsa hankkeeseen liittyen.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.54.22

Kirjoitetaan naapurin sähköpostiosoite ja klikataan ”Lähetä”. Kutsu lähtee naapurin sähköpostiosoitteeseen.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.55.42

Lähetetty sähköpostikutsu näkyy listauksessa.

naapurisähköposti

Kun naapuri antaa kommenttinsa hankkeeseen liittyen, hankkeen osapuolet saavat tästä ilmoituksen sähköpostiin ja mahdollinen kommentti nähdään naapuritietojen yhteydessä kohdassa ”Tila” . Kuulemisesta muodostuu lisäksi tuloste hankkeen suunnitelmiin ja liitteisiin.

Mikäli naapurilla ei ole huomautettavaa, tilana on ”Naapuri tiedotettu”. Mikäli naapurilla on sen sijaan huomautettavaa hankkeesta, näkyy tilana ”Naapurilla huomautettavaa”. Kommentti, sen antaja ja tarkka  ajankohta päästään näkemään klikkaamalla lausetta.

Screen Shot 2015-12-30 at 10.28.30

 

Kuulemisesta muodostuu lisäksi tuloste hakemuksen Suunnitelmiin ja liitteisiin.

Screen Shot 2015-12-30 at 10.29.13

Naapureiden kuuleminen perinteisesti ja merkitseminen kuulluksi 

Mikäli naapureita ei kuulla sähköisesti, tulee muita kanavia käyttäen tiedotetut naapurit merkitä viranomaisen toimesta naapurilistaukseen kuulluksi. Tavoitteena on, että Lupapisteen hakemukselta löytyy kaikki tarvittava tieto hankkeeseen liittyen, joten naapureiden kuulemistiedot (kuulemislomake) on hyvä liittää hakemukselle ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehdelle.

Kun viranomainen voi merkitä naapurit kuulluksi, tapahtuu se klikkaamalla naapuritietojen yhteydessä ”Merkitse kuulluksi”.

Huom! Mikäli merkitset tietyn naapurin vahingossa kuulluksi, voit kuitenkin peruuttaa toiminnon siten, että menet takaisin ”Valitse naapurit”-osioon, poistat kyseisen naapurin tiedot ja lisäät ne palveluun uudelleen joko KTJ-kyselyn kautta tai käsin.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.56.10

Lisätietoja siitä kuka on merkinnyt naapurit kuulluksi ja milloin, saadaan kun klikataan ”Merkitty kuulluksi”.

Screen Shot 2015-12-30 at 10.51.34

Viranomaisen merkkaamasta kuulemisesta muodostuu lisäksi tuloste hakemuksen ”Suunnitelmiin ja liitteisiin”.

Screen Shot 2015-12-30 at 10.30.09