Pääkäyttäjätoiminnot

Pääkäyttäjätunnukset toimitetaan Lupapisteen toimesta kunnan pääkäyttäjälle, joka vastaa mm. tarpeellisten viranomaistunnusten luomisesta, muuttamisesta ja poistamisesta. Tämän lisäksi pääkäyttäjän tulee huolehtia kuntakohtaisten ohjeistuslinkkien ajantasaisuudesta, palvelussa näkyvien toimenpiteiden sekä toimenpidekohtaisten liitevaatimusten hallinnasta.

Kirjaudu sisään pääkäyttäjänäkymään Lupapisteen toimittamilla pääkäyttäjätunnuksilla kirjautumissivun kautta. Tunnukset ovat yleensä muotoa: organisaatiolyhenne.lupapiste@kunta.fi.

Mikäli olet unohtanut pääkäyttäjätunnuksen salasanan, pääset tilaamaan uuden salasanan olemalla yhteydessä Lupapisteen tukeen: tuki@lupapiste.fi.

Käyttäjät

Organisaation viranomaiset

Viranomaisia lisätään pääkäyttäjänäkymän kohdasta ”Organisaation viranomaiset” klikkaamalla ”Lisää viranomainen”.

Viranomaisilla voi olla joko muutos-, luku- tai taustajärjestelmään siirto-oikeudet palveluun. Luotuja oikeuksia päästään kuitenkin muokkaamaan / poistamaan ”Toiminnot”-osion kautta.
Huom! Valitse käyttäjälle kaikki oleelliset roolit listauksesta. Vahvin oikeus on voimassa (esim. jos valittuna on muutosoikeus ja lukuoikeus, voimassa on muutosoikeus).

Roolit eroavat toisistaan seuraavasti:

  • Muutosoikeus: Viranomainen saa täysimääräiset viranomaisoikeudet muokata kaikkia organisaation hankkeita, mutta ei pääse siirtämään hakemusta käsittelyyn taustajärjestelmään.
  • Taustajärjestelmään siirto-oikeus: Viranomainen pääsee siirtämään hakemuksen käsittelyyn taustajärjestelmään.
  • Kommentointioikeus: Viranomainen näkee hankkeeseen liittyvän keskustelun, mutta ei sisäisiä huomioita. Perustoimintovalikosta valittavissa on ainoastaan ”Tulosta hakemus”, eli esimerkiksi hakemuksen peruuttaminen ei onnistu. Hakemuksen muokkaaminen ei onnistu.
  • Lukuoikeus: Viranomainen saa lukuoikeudet kaikille organisaation hankkeille, muttei kuitenkaan pääse muokkaamaan hakemuksen tietoja / liitteitä. Hänellä ei myöskään näy viranomaisen ”Ok” / ”Tarkennettavaa” tarkastuspainikkeet, keskusteluikkuna tai viranomaisten sisäiset huomiot. Viranomainen pystyy kuitenkin lataamaan kaikki hankkeen liitteet yhdellä napin painalluksella ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehdeltä.
  • Tiedonohjausuunnitelman muokkaaja: Viranomainen saa oikeuden muokata arkistointia ohjaavaa tiedonohjaussuunnittelmaa.
  • Tiedonohjausuunnitelman julkaisia: Viranomainen saa oikeuden julkaista arkistointia ohjaavan tiedonohjaussuunnittelman.
  • Arkistonhoitaja: Viranomainen saa näkyvyyden arkistoitavista hankkeista koostuvaan työjonoon. Hankkeiden arkistointiin liittyvät toimet, kuten liitteen tyypin muokkaaminen tai säilytystietojen muokkaaminen, on mahdollista.
  • Digitoija: Viranomainen saa näkyvyyden ainoastaan digitoitaviin hankkeisiin. Hän pääsee avamaan digitoitavia hankkeita Lupapisteeseen ja muokkaamaan näiden tietoja, mutta ei arkistoimaan hankkeita.

lisää viranomainen

Tämän jälkeen avautuu ikkuna, johon lisätään pyydetyt tiedot: sähköposti, etunimi, sukunimi sekä käyttäjärooli.

Screen Shot 2015-08-26 at 16.30.35

Tämän jälkeen klikataan ”Jatka” ja palvelu ilmoittaa käyttäjän lisäämisestä.

lisätty

Käyttäjäksi lisätty henkilö saa sähköpostiviestin tunnusten luomisesta. Viestissä olevasta linkistä käyttäjä pääsee kirjautumisnäkymään, johon lisätään oma sähköpostiosoite sekä oma vapaavalintainen salasana. Jatkossa käyttäjä pääsee näillä tunnuksilla kirjautumaan Lupapisteeseen.

Kirjautumisvaiheessa käytettävä sähköpostiosoite on oltava samaa muotoa, kuin se, millä käyttäjäksi on lisätty.

HUOM! Mikäli käyttäjä on rekisteröitynyt Lupapisteeseen aiemmin samalla sähköpostiosoitteella, kuin millä pääkäyttäjä on hänet lisännyt organisaatioon, ei käyttäjän lisäys kunnan viranomaiseksi onnistu. Tällainen tilanne voi tulla eteen esimerkiksi silloin, jos käyttäjä on toiminut Lupapisteessä suunnittelijan roolissa esimerkiksi jossakin toisessa kunnassa.

Tässä tapauksessa pääkäyttäjän tulee lähettää Lupapisteen tukeen (tuki@lupapiste.fi) sähköpostilla pyyntö muuttaa kyseinen sähköpostiosoite viranomaistunnukseksi. Tämän muutoksen jälkeen tuo lisäys viranomaiseksi onnistuu normaalisti.

On hyvä huomioida, että mikäli viranomainen toimii myös suunnittelijan roolissa Lupapisteessä jossain toisessa kunnassa, tulee hänen silloin käyttää jotain muuta sähköpostiosoitetta (esim. @gmail.com, tai @hotmail.com jne.).

Pääkäyttäjän tulee lisätä myös itselleen käyttäjätunnukset palveluun omalla työsähköpostiosoitteellaan.

 

Hankekohtainen lukuoikeus

Jatkossa hankkeille voidaan antaa hankekohtainen lukuoikeus ”Osapuolet”-välilehdeltä ”Lisää lukuoikeus” -toiminnolla. Sekä viranomainen että hakija voivat antaa lukuoikeuden kolmannelle osapuolelle, joka pääsee katsomaan hakemuksen tietoja ja lataamaan liitteitä. Taho ei kuitenkaan näe keskusteluketjun sisältöä.

Kutsumekanismeissa on kuitenkin eroja: siinä missä hakija voi antaa lukuoikeuden käytännössä kenelle tahansa, voi viranomainen antaa lukuoikeudet ainoastaan organisaation pääkäyttäjätilin takaa etukäteen määritellyille tahoille. Valittavista tahoista muodostuu listaus samalla tavoin kuin lausunnonantajista. Rajoitus pohjautuu siihen, että viranomaisten lisäämien tahojen ei tarvitse tunnistautua palveluun – toisin kuin asioitsijoiden kutsumien osapuolten.

Lukijalistaa ylläpidetään organisaation pääkäyttäjänäkymässä ”Käyttäjät”-välilehdellä. Toimintoa voidaan hyödyntää esimerkiksi lautakuntakäsittelyssä tai eri viranomaisten (kuten pelastusviranomainen, poliisi) tiedottamista varten.

HANKEKOHTAINEN LUKUOIK

Klikkaa ”Lisää lukuoikeus” ja kirjoita aukeavaa ikkunaan pyydetyt tiedot: lukuoikeuslistalle lisättävän henkilön sähköposti, etunimi, sukunimi sekä käyttäjärooli. Klikkaa ”Ok” tallentaaksesi.

lisäys

 

Lausunnonantajat

Lausunnonantajat lisätään samalla tavalla kuten viranomaisetkin, eli klikataan ”Lisää henkilö”.

lausnnot

Avautuu ikkuna, johon lisätään pyydetyt tiedot: sähköpostiosoite ja lausunnon tyyppi.

Huom! Jotta lausunnonantajat tulevat aakkosjärjestykseen palvelussa, lisää lausunnonantajien tyypit isoilla kirjaimilla.

lisää lausunno

Tämän jälkeen valitaan ”Tallenna”, ja lausunnonantaja näkyy lisättynä listalla.

tallenna lausunot

Lausunnonantaja saa tiedon sähköpostiinsa, että hänet on lisätty lausunnonantajaksi kunnan organisaatioon ja millä nimikkeellä.

Jatkossa jokaisesta Lupapisteen kautta lähetetystä lausuntopyynnöstä tulee erillinen sähköpostikutsu lausunnonantajalle.

Lausunnonantajien oikeudet: Lausunnonantajille on lukuoikeudet hankkeisiin sillä erolla, että lausunnonantajille näkyy myös Keskustelu- ja Huomiot-kenttä. Lisäksi lausunnonantaja voi lisätä liitteitä.

Hakemusten asetukset

Ehdot hakemusten jättämiseksi

Kunnalla on halutessaan mahdollisuus määritellä, voiko hakija jättää hakemuksen vireille vajailla tiedoilla, vai edellytetäänkö, että kaikki tiedot on täytetty. Esimerkiksi mikäli kaikkia tarvittavia liitteitä ei ole lisätty, ei hakijalla ole mahdollisuutta jättää hakemusta, vaan palvelu vaatii täyttämään puuttuvat pakolliset kohdat.

Tämä toiminnallisuus määritellään kohdasta ”Ehdot hakemusten jättämiseksi.”

ehdot hakemuksen jätt

 

Liitteiden hyväksyntä

Valinnan avulla voidaan määritellä, merkitäänkö viranomaisen hankkeelle lisäämät liitteet automaattisesti OK-merkinnällä.

Asetus OK-merkinnästä on oletuksena päällä. Valinta tulee poistaa, mikäli halutaan, että jatkossa viranomaisen lisäämät liitteet eivät saa automaattisesti OK-merkintää. Mikäli valinta poistetaan, merkitään viranomaisen lisäämät liitteet uusiksi liitteiksi samaan tapaan, kuin hakijankin lisäämät liitteet.

 

Rakennusjätesuunnitelma

Laajennettu rakennusjätesuunnitelma mahdollistaa entistä tarkemman selonteon rakennus- ja purkujätteen käsittelystä.

Selvitys kaivu-, purku- ja rakennusjätteen käsittelystä löytyy hankkeen Hakemuksen tiedot -välilehdeltä. Selvitystä on mahdollista muokata koko hankkeen elinkaaren ajan, eli myös rakentamisen aikana. Selvitykseen on mahdollista ilmoittaa jätteitä useista eri kategorioista.

Rakennus- ja purkujätteitä koskeva tieto ei siirry taustajärjestelmään, eli suunnitelmaan täytetty tieto on nähtävissä ainoastaan Lupapisteessä. Mikäli selvityksessä ilmoitetaan myytävistä ja lahjoitettavista materiaaleista, näkyvät nämä ”Rakennusjätteen kauppapaikalla”.

 

Organisaation nimi

Organisaation nimi voidaan määritellä erikseen sekä suomen, ruotsin ja englannin kielelle. Määritelty nimi näkyy leimatessa suunnitelmia ja liitteitä.

organisaation_nimi

 

Avainsanat

Jokainen organisaatio pystyy määrittelemään omia avainsanoja, joiden avulla voidaan helpottaa hankkeiden hallintaa ja löytämistä. Avainsanat voivat olla mitä tahansa ”tunnisteita” (kuten ullakkokohde, puurakentaminen, linjasaneeraus), jotka helpottavat hankkeiden hallintaa.
Hankkeet voidaan merkitä avainsanoilla viranomaisten toimesta. Määritetyt avainsanat näkyvät hankkeen ”Huomiot”-kentässä Avainsanat-otsikon alla. Hankkeet, jotka on merkitty avainsanoin, löytyvät avainsanojen avulla ”Hankkeet”-näkymässä.
Avainsanat lisätään avainsanat palveluun klikkaamalla “Lisää avainsana”.
avainsanan lisääminen
 Avainsanat tallennetaan entteriä painamalla. Niitä pääsee muokkaamaan, tai halutessa myös poistamaan, kynäikonia klikkaamalla.
avainsanan tallennus
 Mikäli viranomainen yrittää poistaa tiettyä avainsanaa, ilmoittaa palvelu samalla avainsanaan linkitetyistä hakemuksista.
avainsanan poisto

Tarkastusasiakirjan yhteevedot

Hankkeille voidaan luodaan valmiit tarkastusasiakirjan yhteenvetopohjat, joihin hankkeen osapuolet ja työnjohtajat pääsevät merkitsemään tarkastuskohteen tehdyksi, kun se on suoritettu. Merkinnän lisäksi osapuolet voivat lisätä yhteenvetoon tarkastuskohteisiin liittyviä liitetiedostoja.

Jokaiselle hankkeen rakennukselle voidaan määrittää oma tarkastusasiakirjan yhteenvetopohjansa, jota hyödynnetään hankkeen edetessä. Tarkastuasiakirjan yhteenveto tulee asiakkaan käyttöön automaattisesti päätöksen jälkeen, tai jo päätöksen saaneisiin hankkeisiin, kun viranomainen käy hankkeella valitsemassa, mihin toimenpiteeseen yhteenvetopohja kohdistetaan.

Tarkastusasiakirjan yhteenvetopohja luomiseksi toiminnallisuus tulee ottaa käyttöön klikkaamalla rasti ruutuun ”Toiminnallisuus käytössä”. Yhteenvetopohja luodaan klikkaamalla ”Lisää yhteenvetopohja”-painiketta.

Pääkäyttäjä nimeää tarkastusasiakirjan ja määrittelee tarkastusasiakohdat. Jokainen tarkastuskohta tulee lisätä omalle rivilleen, jotta näistä muodostuu selkeä luettelo hankkeelle.

Luodut yhteenvetopohjat yhdistetään kunnassa käyttöön valittujen toimenpiteiden kanssa “Käyttöön valitut toimenpiteet” -välilehdellä.

 

Sähköposti-ilmoitukset

Pääkäyttäjätilin ”Hakemusten asetukset”-välilehden kautta voidaan määritellä viranomaisille tulevien sähköposti-ilmoitusten osoitteet. Sähköposti-ilmoituksia voidaan saada silloin, kun:

  • Hakija haluaa kunnan kuulevan kaikki naapurit hakemuksen jättämisen yhteydessä
  • Palveluun on jätetty vireille uusi hakemus
  • Palveluun on tullut uusi neuvontapyyntö

Halutut sähköpostiosoitteet määritetään sarakkeeseen ”Sähköposti-ilmoitukset”.  Vastaanottajaksi voi määrittää useamman sähköpostiosoitteen erottelemalla ne puolipisteellä toisistaan.

Screen Shot 2016-03-16 at 07.52.29

Sähköinen arkisto

Sähköisen arkistoinnin aloituspäivämäärä voidaan määrittää niissä organisaatioissa, joissa käytetään Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuutta. Valittu päivämäärä säätelee, mistä päivästä alkaen luodut hakemukset nousevat arkistonhoitajan työjonoon.

Screen Shot 2016-05-24 at 18.42.33

 

Käyttöön valitut toimenpiteet

Organisaatiolla on mahdollisuus rajata toimenpiteitä, joihin hakijat voivat hakea lupaa Lupapisteen kautta. Käyttöön valitut toimenpiteet näkyvät hakijoille toimenpidevalikossa.

Käyttöön valitut toimenpiteet määritellään toimenpidelistauksen lopusta klikkaamalla vihreää ”Muokkaa”-painiketta.

 

Avautuvassa näkymässä valitaan halutut toimenpiteet joko lisäämällä tai poistamalla toimenpiteitä.

Yksittäiset toimenpiteet voidaan valita joko suoraan valikosta aktivoimalla kyseinen toimenpide ja valitsemalla Lisää / Poista, tai etsimällä toimenpidettä nimellä. Muutokset toimenpidelistaan viimeistellään klikkaamalla ”Ok”.

avautuva näkymä

 

Liitteet toimenpiteisiin

Kun käyttöönotettavat toimenpiteet on valittu, voidaan näille määritellä oletusliitteet, joita asiakasta ohjataan toimittamaan hakemukseensa liittyen. Määritellyt liitteet näkyvät hakijalle sekä jo hakemuksta tai neuvontapyyntöä tehdessä, että myös varsinaisen hakemuksen yhteydessä.

HUOM! 

Mikäli haluat, että oletusliitteet ajetaan organisaation käyttöön Evoltan toimesta massa-ajona, tulee tästä ilmoittaa Lupapisteen tekniseen tukeen (tuki@lupapiste.fi). Massa-ajon jälkeen  pääkäyttäjä voi muokata listausta kuntakohtaisen käytännön mukaisesti – lisätä tai poistaa liitteitä.

Oletusliitelistaa muokataan klikkaamalla halutun toimenpiteen rivillä ”Muokkaa”-painiketta.

liitteet lisä

Toimenpiteen oletusliitelista on otsikon ”Valitut” alla. Valittavissa olevat liitteet löytyvät otsikon ”Liitetyypit” alta. Liitteitä valitaan poistettavaksi tai lisättäväksi aukevasta luettelosta klikkaamalla kyseisen liitteen kohdalla ja valitsemalla Lisää / Poista. Liitteitä voi myös etsiä nimellä kirjoittamalla liitteen tyypin sille varattuun kenttään. Muutokset oletusliitelistaan tallennetaan klikkaamalla ”OK” -painiketta.

Oletusliitelistaan määritetyt liitteet nousevat hankkeen ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehdelle valitun toimenpiteen mukaan.

 

Linkit ja taustajärjestelmät

Kuntakohtaiset linkit

Pääkäyttäjän lisäämien organisaatiokohtaisten linkkien avulla hakijoita voidaan ohjata palvelun yhteydestä hakemaan lisätietoa esimerkiksi taksoista, Lupapisteen käyttöön liittyvistä toimintaohjeistuksista, tai rakennusvalvonnan ajankohtaisista aiheista.

Lisätyt linkit näkyvät hakijalle hänen valittuaan toimenpiteen neuvontapyynnölleen tai hakemukselleen. Tämän lisäksi kyseiset linkit näkyvät myös hakemuksen yhteydessä, hankkeen oikeasta laidasta löytyvästä ”Ohje”-osasta.

Linkki lisätään klikkaamalla ”Lisää linkki”.

kunatlinkki

Avautuvaan ikkunaan lisätään linkin teksti (otsikko), sekä kopioidaan selaimen osoitekentästä osoite Osoite–kenttään. Tämän jälkeen klikataan ”Tallenna”. Linkkejä voi lisätä suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi siten, että asiakkaan valittua asiointikielensä, linkin teksti näytetään halutulla asiointikielellä.

Linkin lisäys viimeistellään klikkaamalla ”Tallenna”.

 

Taustajärjestelmän osoite

Taustajärjestelmän osoite -kohdassa määritellään osoitteet taustajärjestelmäsiirtoa varten.

  • Rakentamisen lupa -osiossa määritellään tietojen siirtyminen Lupapisteen ja kunnassa käytössä olevan taustajärjestelmän välillä.
  • Poikkeamisen hakeminen -osiossa määritellään tietojen siirtyminen Lupapisteen ja kunnassa käytössä olevan poikkareiden käsittelyjärjestelmän välillä.
  • Osoitteet -osion kautta voidaan laittaa palveluun päälle omat sijaintitiedot, jolloin palvelussa oleva KTJ:n sijaintitieto korvautuu kunnan omalla sijaintiaineistolla.

Taustajärjestelmien osoitteet saadaan selville taustajärjestelmätoimittajalta ja kunnan oma sijaintitietoaineisto yleensä kunnan paikkatietoyksiköstä.

Osoitetietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla ”Muokkaa” Toiminnot-sarakkeessa, halutun rivin kohdalla.

taustajarjestelman_osoite

Taustajärjestelmäosoite ja mahdolliset lisätunnukset asetetaan niille varattuihin kenttiin. Taustajärjestelmätoimittajan ilmoittama KRYSP-versio valitaan alasvetovalikosta. Tallennus viimeistellään klikkaamalla ”Tallenna”.

Screen Shot 2016-05-02 at 13.41.57

 

Tiedostojen siirto taustajärjestelmään

Hankkeelle toimitettavat liitetiedostot siirretään Lupapisteestä taustajärjestelmään oletuksena SFTP:llä. Tämän sijaan pääkäyttäjä voi valita tiedonsiirtoon HTTPS-linkityksen, jolloin taustajärjestelmään välitetään linkki tiedoston viimeisimpään versioon Lupapisteessä.

HUOM! Varmistathan taustajärjestelmätoimittajalta, että taustajärjestelmä tukee siirtoa HTTPS-linkkeinä! Mikäli tukea ei ole, liitteiden siirto ei onnistu.

 

Päätösten haku

Lupapisteeseen siirtyy taustajärjestelmästä eilen tai myöhempänä ajankohtana annetut päätökset. Jos taustajärjestelmään on merkitty erikseen päätöksen antopäivämäärä, ja päätöksen halutaan siirtyvän Lupapisteeseen tuolloin, tulee pääkäyttäjän aktivoida asetus ”Lataa päätös aikaisintaan päätöksen antopäivänä (jos antopäivä määritetty)”.

Tällöinn päätös siirtyy Lupapisteeseen kyseisenä päivänä. Esimerkki: Mikäli päätöspäivämäärä on tiistai ja päätöksenantopäivämäärä puolestaan torstai, päätös näkyy Lupapisteessä torstaina.

 

Hakemuksien avaus taustajärjestelmässä

Tulossa pian!

 

Lupakuvien tilaus kopiolaitokselta

Toiminnon avulla lupakuvat ja muut liitteet voidaan tilata ulkopuoliselta kopiolaitokselta Lupapisteen kautta. Lupapisteessä valitaan hankekohtaisesti tulostukseen lähetettävät liitteet, ja kopiolaitos saa tilauksen tiedot sekä tulostettavat liitteet suoraan sähköpostiin. Tarkemmat ohjeet toiminnon käyttöön löytyy täältä.

Toiminnallisuus otetaan käyttöön klikkaamalla ”Muokkaa” -painiketta.

lupakuvatilaus

Aukeavaan ikkunaan täytetään pyydetyt tiedot ja valitaan ”Tallenna”.

lupakuvatiedot

 

Kunnan omat kartta-aineistot

Kunnalla on mahdollista lisätä Lupapisteen kartalle omia kartta-aineistoja, jotka tulevat näkyville Lupapisteen Oskari-kartalle omina karttatasoinaan.

Aineistot määritellään kohdassa “Kunnan omat kartta-aineistot”. Aineistot lisätään linkittämällä karttapalvelimen osoite (URL) kohtaan ”Arvo” ja tämän jälkeen lisätään mahdollinen käyttäjätunnus sekä salasana karttapalvelimelle.

Huom! Aineistoihin on lisättävissä vain yksi palvelin, jolla kartta-aineisto sijaitsee. Toistaiseksi ainoastaan Web Map Service (WMS) -karttapalvelimet ovat tuettuja.

Screen Shot 2016-05-02 at 13.35.49

Linkin asettamisen jälkeen päästään valitsemaan kartan tasot:

  • Asemakaava
  • Kantakartta
  • Tulvavaaravyöhykkeet jne.

 

Alueelliset organisaatiot

Alueet ovat organisaation sisäisesti määrittämiä alueita, joiden mukaan hankkeita jaotellaan. Alueet voivat perustua esimerkiksi kaupunginosiin.

Tieto alueista lisätään shape-tiedostona (.shp). Tiedoston mukana tulee olla myös .shx-tiedosto. Molemmat tiedostot tulee olla pakattuna zip-tiedostoon. Jokaisella alueella (Feature) tulee olla uniikki ID, jotta alueet voidaan erottaa toisistaan. Lisäksi alueella täytyy olla attribuutti ”nimi”, jonka arvona tulee olla alueen selkokielinen nimi. Tämä nimi näytetään käyttäjille hankkeita haettaessa. Alueen koordinaatiston tulee olla EPSG:3067 (ETRS-TM35FIN).

Karttojen kanssa toimiville ihmisille aineiston muodostus pitäisi olla helppoa, mutta mikäli muodostuksessa ilmenee ongelmia, niin autamme mielellämme. Yhteyttä voi ottaa osoitteeseen tuki@lupapiste.fi.

 

Raportit

Luettelo organisaation avoimista hakemuksista

Lupapisteen avoimista hakemuksista voi tulostaa Excel-raportin. Raporttiin tulee mukaan hakemukset, joiden tila on ”Luonnos”, ”Näkyy viranomaiselle” tai ”Hakemus jätetty”. Raporttia voi hyödyntää tulevien hakemusmäärien ennustamisessa ja työnsuunnittelussa.

Raportin saa ladattua klikkaamalla painiketta ”Lataa (XLSX)”.

avoimet_hakemukset

 

Jätetyt hakemukset

Raportissa esitetään ne organisaation hakemukset, jotka on jätetty vireille annetulla aikavälillä. Raporttiin saa maksimissaan 12 kuukauden ajanjakson.

Raportin saa ladattua klikkaamalla painiketta ”Lataa (XLSX)”.

 

Hankkeiden osapuolet 

Raportti koostetaan hankkeiden eri osapuolista. Raportissa käy osapuolten lisäksi ilmi muun muassa hankkeen asiointitunnus, toimenpide, sekä suoramarkkinointitiedot.

Raportin saa ladattua klikkaamalla painiketta ”Lataa (XLSX)”.

 

Käsittelijät ja tehtävät

Käsittelijäroolit 

Käsittelijäroolit ovat osa organisaation sisäistä työnjakoa. Käsittelijäroolien avulla hankkeille merkitään ne henkilöt, jotka huolehtivat jostain osa-alueesta lupakäsittelyyn liittyen. Jokaisella organisaatiolla on oltava vähintään yksi käsittelijärooli.

Käsittelijäroolit nimetään vapaasti organisaation tarpeiden mukaan (esimerkiksi ”KVV-tarkastaja”, ”IV-asiat”…). Roolit näkyvät hankkeella sekä viranomaisille, että asioitsijoille.

Uusia käsittelijärooleja lisätään klikkaamalla ”Lisää uusi käsittelijä”. Tiedot tallentuvat automaattisesti, kun kaikki kieliversiot käsittelijäroolin nimestä on asetettu.

 

Tehtävät

Toiminnon käyttöönoton myötä hankkeilla muodostuu automaattisia ilmoituksia (tehtäviä) hankkeen käsittelijälle, kun asiakas lisää tietyn tyyppisiä liitteitä hankkeelle. Näin Lupapiste kertoo entistä selkeämmin, kun odotetut liitteet ovat saapuneet.

Automaattinen tehtävä luodaan yhdistämällä haluttu liitetyyppi ja käsittelijärooli toisiinsa. Automaattisen tehtävän luomiseksi klikataan ”Lisää uusi automaattitehtävä”.

Liite, jonka lisäämisestä hankkeelle halutaan automaattinen tehtävä, valitaan ylimmästä pudotusvalikosta. Käsittelijärooli, jolle tehtävä liitteen toimittamisesta kohdistetaan, valitaan omasta valikostaan. Tämän lisäksi tehtävälle tulee antaa vapaamuotoinen kuvaus, josta käy ilmi,  mitä tehtävän saavalta käsittelijältä hankkeelle odotetaan. Tehtävän lisäys viimeistellään klikkaamalla ”Tallenna”.

 

Leimaeditori

Organisaation käyttöön voidaan rakentaa erilaisia leimapohjia erityyppisten suunnitelmien ja liitteiden leimaamista varten. Pääkäyttäjänäkymässä lisätyt leimapohjat ovat käytössä hankkeilla organisaation viranomaisille. Pohjiin voi määrittää leiman sijainnin, taustan läpinäkyvyyden ja leimattavat sivut. Lisäksi leiman sisältö on vapaasti määritettävissä.

Leimapohja lisätään klikkaamalla ”Lisää uusi leima”.

Leimapohjan nimi täydennetään sille varattuun kenttään.

Leiman sijainti määritetään millimetreissä suunnitelman reunoista. Leimaan lisättävät sisältökentät valitaan raahaamalla ne leimapohjaan omille riveilleen siihen järjestykseen, miten näiden halutaan dokumenttien leimassa näkyvän. Rivejä leimaan tulee sitä mukaan lisää, kun sisältökenttiä lisätään. 

Osa leimapohjaan lisättävistä kentistä on dynaamisia (eli tiedot poimitaan automaattisesti) ja osa sisällöistä kirjoitetaan käsin. Valittavana oleva kenttä ”Vapaa teksti” tarkoittaa, että kentän teksti määritetään valmiiksi pääkäyttäjäasetuksissa. Tällöin teksti on leimapohjassa aina sama, eikä tätä voi muokata enää yksittäisen hankkeen suunnitelmia leimatessa.  Kenttä ”lisäteksti” taasen mahdollistaa vapaan tekstin, jota leimaava viranomainen voi muotoilla hankekohtaisesti leimauksen yhteydessä.

Leimapohja tallennetaan klikkaamalla ”Tallenna”.

Olemassaolevia leimapohjia pääsee muokkaamaan valitsemalla ne Leimaeditori-otsikon alta löytyvästä valikosta.