Päätöksen antaminen ja taustajärjestelmäohjeet

Tällä sivulla kerrotaan päätöksen antamisesta Lupapisteessä, mikä käsittää hakemuksen siirtämisen käsittelyyn, Lupapisteen ja taustajärjestelmien välisen tiedonkulun sekä tarvittaessa myös päätöksenannon käsin Lupapisteeseen. Mahdolliset taustajärjestelmäkohtaiset ohjeet löydät sivun alaosasta.

Hakemuksen siirtäminen käsittelyyn

Hakemus voidaan siirtää käsittelyyn taustajärjestelmään kun se on jätetty asioijan toimesta vireille viranomaiselle ja se on valmis päätöksentekoa varten. Tarkista kuitenkin ennen käsittelyyn siirtämistä, että:

  • Kaikki tarpeelliset tiedot ja suunnitelmat on tallennettu hakemukselle
  • Valtuutukset ok
  • Suunnittelijat on kuitattu ok
  • Lausunnot saatu / naapurit kuultu

Kun hakemus jätetään vireille, hakemuksen oikeaan yläkulmaan ilmestyy ”Siirrä käsittelyyn” -painike, jota klikkaamalla hakemus siirtyy taustajärjestelmään. Lupapiste ilmoittaa viranomaiselle siirron onnistumisesta sekä hankkeen osapuolille siitä, että hakemus on siirretty käsittelyyn.

Capture70

Hakemuksen tiedot lukittuvat siirron yhteydessä ja hakemuksen tila muuttuu tilaan ”Käsittelyssä”. Keskusteluketju pysyy avoimena tilamuutoksesta huolimatta. Viranomainen voi lisätä tarvittaessa liitteitä ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehden kautta.

Capture71

 

Siirrossa esiintyvät ongelmat

Eikö hakemusta näy siirrosta huolimatta taustajärjestelmässä? Toimi seuraavasti:

  1. Palauta kyseinen lupa Lupapisteen kautta täydennettäväksi.
  2. Siirrä hakemus uudelleen käsittelyyn taustajärjestelmään.
  3. Nouda hakemus uudelleen taustajärjestelmässä.
  4. Jos hakemus ei ole edelleenkään siirtynyt taustajärjestelmään, tarkista alla olevan ohjeen mukaisesti taustajärjestelmäsiirron tilanne.
  5. Jos virheilmoituksestakaan ei ole apua, ota yhteyttä järjestelmätoimittajan tukeen.

Taustajärjestelmäsiirrot-painike avaa listauksen Lupapisteestä taustajärjestelmään lähtevistä sanomista. Tiedostot on jaoteltu eri otsikoiden alle sen mukaan,

  • onko taustajärjestelmä käynyt ne lukemassa
  • onko siirrossa tapahtunut virheitä
  • vai odottaako hakemus vielä siirtoa.

Taustajärjestelmän lukemiin tiedostoihin ja taustajärjestelmän kirjoittamiin virheviesteihin pääsee listauksen linkeistä. Jos esimerkiksi jokin tieto on jäänyt siirtymättä taustajärjestelmään, sanomasta voi tarkistaa, onko tieto lähtenyt Lupapisteestä vai ei. Tämän perusteella voitte olla suoraan yhteydessä joko Lupapisteen tai taustajärjestelmätoimittajan tukeen. Sanomissa olevat henkilötunnukset sotketaan pois näkyvistä. Jatkoselvitystä varten tiedoston pystyy tallentamaan, esim. klikkaamalla linkkiä hiiren kakkosnapilla ja valitsemalla Tallenna kohde nimellä -toiminto.

Toiminto on käytettävissä Käsittelyssä- tai Täydennettävänä-tiloissa.

odottaa-siirtoa

Hakemuksen palauttaminen täydennettäväksi

Mikäli hankkeeseen ryhtyvältä tarvitaan täydennyksiä hankkeelle ennen päätöksentekoa, hakemuksen voi palauttaa täydennettäväksi hakemusnäkymän oikeasta yläkulmasta klikkaamalla ”Palauta täydennettäväksi”. Hankkeeseen ryhtyvät saavat tästä tiedon sähköpostiin ja voivat täten jälleen tallentaa tietoja sekä liitteitä hakemukselle.

Capture71

Hakemuksen tila muuttuu palautuksen jälkeen tilaan ”Täydennettävänä”. Hakemus voidaan siirtää tarpeellisten täydennysten jälkeen uudelleen käsittelyyn taustajärjestelmään ”Siirrä käsittelyyn”-painikkeen kautta.

Capture72

Tietojen ja liitteiden siirtyminen

Kun hakemus on valmis päätöksentekoa varten ja kunnalla on käytössä taustajärjestelmäliitos Lupapisteen kanssa, Hakemustiedot ja liitteet siirtyvät hakemuksen siirron yhteydessä reaaliaikaisesti Lupapisteestä taustajärjestelmään. Taustajärjestelmätoimittaja ohjeistaa mihin tiedot siirtyvät. Saatavilla olevia taustajärjestelmäkohtaisia ohjeita löytyy tämän ohjesivun yhteydestä.

Screen Shot 2015-08-04 at 13.58.46

Päätöksen antaminen käsin Lupapisteessä

Hankkeelle voidaan tarvittaessa antaa päätös käsin Lupapisteessä ”Päätökset”-välilehdellä. Tämä saattaa olla tarpeen tilanteissa, jolloin kunnalla ei ole erillistä taustajärjestelmäliityntää käytössä tai jos päätöstietojen siirtyminen taustajärjestelmästä Lupapisteeseen ei ole muutoin perusteltua.

Päätös annetaan manuaalisesti ”Päätökset”-välilehdellä ”Anna päätös”-toiminnolla.

Screen Shot 2016-03-30 at 06.54.16

Tämän jälkeen avautuu päätösosio, johon kirjoitetaan tarpeelliset tiedot päätöksestä. Pakolliset tiedot ovat korostettuna oranssilla.

Päätöksen siirtyminen Lupapisteeseen

Annetaan normaalisti taustajärjestelmässä päätös sekä lupamääräykset hakemukselle. Lupapiste noutaa päätöstiedot ja päätösotteen automaattisesti taustajärjestelmästä. Huom! Lupapisteeseen siirtyy taustajärjestelmästä eilen tai myöhempänä ajankohtana annetut päätökset. Jos taustajärjestelmään on kuitenkin merkitty erikseen päätöksenantopäivämäärä, siirtyy Lupapisteeseen kyseisenä päivänä tai myöhempänä ajankohtana annetut päätökset. Esimerkki: Mikäli päätöspäivämäärä on tiistai ja päätöksenantopäivämäärä puolestaan torstai, päätös näkyy Lupapisteessä torstaina. Menettelytapa on mahdollista valita kuntakohtaisesti.

Hakemus muuttuu päätöksen siirtymisen jälkeen tilaan: ”Päätös annettu” ja välilehtien sijainnit sekä nimitykset muuttuvat tukemaan rakentamisen aikaista toimintaa. Päätös, kuntalupatunnus sekä päätösote ovat nähtävillä ”Päätökset”-välilehdellä. Hakemustiedot (ml. lausunnot) löytyvät ”Hakemus”-välilehdeltä.

Capture73

Päätöksen yhteydessä annetut lupamääräykset löytyvät lisäksi ”Rakentaminen”-välilehdellä rakentamisen aikaista asiointia (kuten työnjohtajien nimeäminen, kokoustietojen tallentaminen) varten.

Capture74

Muutoksenhaku

Kun lupahakemukseen liittyvästä päätöksestä valitetaan tai haetaan oikaisuvaatimusta, viranomainen voi kirjata valitukset, oikaisuvaatimukset sekä mahdolliset uudet päätökset Lupapisteeseen. Muutoksenhakuun liittyvät kirjaukset tehdään viranomaisen toimesta ”Päätökset”-välilehdellä päätöksen yhteydessä toiminnolla ”Kirjaa muutoksenhaku”.

Screen Shot 2016-03-29 at 13.48.37

Muutoksenhaun pakollinen sisältö (tyyppi, tekijä sekä päivämäärä) kirjataan aukeaviin tietokenttiin. Tekijöillä tarkoitetaan valituksen, oikaisuvaatimuksen tai niihin annetun päätöksen tekijää.

Screen Shot 2016-03-29 at 14.02.14

Muutoksenhakuun liittyvät dokumentit lisätään kirjauksen yhteyteen liitetiedostoina. Myös liite on pakollinen osa kirjausta, sillä se yksilöi asian josta valitetaan tai haetaan oikaisuvaatimusta. Muutoksenhakuun liittyvä liite pystytään poistamaan ainoastaan muutoksenhaun kirjauksen yhteydestä ”Päätös”-välilehdeltä, ei liitteet-sivulta. Liitteet näkyvät ”Muutoksenhaku”-osion lisäksi ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehdellä omassa ”Muutoksenhaku”-osiossa.
Screen Shot 2016-03-30 at 07.05.37
Viranomaisen tulee kirjauksen jälkeen muuttaa hankkeen tila käsin kohdasta ”Hakemuksen tila”, jotta hankkeen osapuolet saavat asian etenemisestä tiedon sähköpostiin.

Huom! Muutoksenhakuun liittyvät tiedot eivät siirry taustajärjestelmiin vaan Lupapiste toimii ikään kuin tiedotuskanavana hankkeen osapuolille muutoksenhaun etenemisestä. Lupapiste on täten toissijainen säilytyspaikka muutoksenhakuun liittyviin tietoihin.

Screen Shot 2016-03-29 at 14.14.13

Kun muutoksenhakuun on saatu päätös, tieto lisätään samalla “Kirjaa muutoksenhaku”-toiminnolla. Tämän jälkeen muutoksenhakuun liittyviä tietoja ei voida enää muokata. Tulee kuitenkin muistaa muuttaa samalla hankkeen tila kohtaan ”Päätös annettu”, jotta hankkeen osapuolet saavat muutoksesta tiedon sähköpostiin.