Tiedonohjausjärjestelmä

Tiedonohjausjärjestelmä

Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmällä hallitaan tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS). Tiedonohjaussuunnitelmassa kuvataan yhteiset rakennusvalvonnan menettelyt (tehtävät), eli näiden prosessit ja vaiheet. Suunnitelmassa huomioidaan myös eri vaiheissa syntyvät asiakirjat ja näiden säilytysajat. Tiedonohjaussuunnitelmassa julkaistujen menettelyjen avulla hankkeet ja näiden asiakirjat saavat jatkossa automaattisesti oletusmenettelyn, jonka perusteella hankkeen dokumentit säilytetään.

Kunnan rakennusjärjestys määrittää menettelyt, joten tiedonohjaussuunnitelmassa on mahdollisuus huomioida kuntakohtaiset tarpeet, ja muokata suunnitelma näiden mukaiseksi. Tiedonohjaussuunnitelmaa muokataan Tiedonohjaus-sivulla. Lupapiste tarjoaa uuden TOS:n lähtötiedoiksi viimeisimmän julkaistun TOS:n. Mikäli organisaationne julkaisee TOS:aa ensimmäistä kertaa, on uuden luonnoksen lähtötietoina Lupapisteen ja tiedonohjauksen asiantuntijoiden yhdessä rakentama tiedonohjaussuunnitelma.

Tiedonohjaussuunnitelmaan sisältyvät menettelyt saa avattua klikkaamalla pientä nuolta halutun menettelyn nimen edessä. Menettely sisältää hankkeen vaiheet.

Menettelyjen vaiheet sisältävät tiedon siitä, millaisia dokumentteja hankkeella syntyy, ja millaisia asiakirjoja nämä sisältävät.

Klikkaamalla asiakirjan nimeä, aukeaa sivun oikeaan reunaan tiedot asiakirjan arkistoinnista. Tiedot sisältävät esimerkiksi asiakirjan tehtäväluokan kuntien yhteisen tehtäväluokituksen mukaisesti, julkisuusluokan, sekä säilytysajan.

Julkaise tiedonohjaussuunnitelma kirjoittamalla sille nimi ”Nimi”-kenttään, ja klikkaamalla ”Julkaise”.

 

Menettelyn lisääminen

Tulossa pian!

 

Menettelyn poistaminen

Menettelyn poistamiseksi klikataan haluttua menettelyä. Menettelyn nimeä klikkaamalla menettelyn oikealle puolelle aukeaa lomakepohja, jonka tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla oikeasta laidasta löytyvää kynäikonia.

Menettely poistetaan klikkaamalla punaista ”Poista” -painiketta.

Kun tämä on tehty kaikkien haluttujen menettel kohdalla, viimeistellään tiedonohjausuunnitelmaan tehdyt muokkaukset julkaisemalla muokattu versio tiedonohjausuunnitelmasta.  Julkaisu tapahtuu nimeämällä tiedonohjaussuunnitelma sivun oikeasta ylälaidasta, ja klikkaamalla ”Julkaise”.

 

Asiakirjan lisääminen tiedonohjaussuunnitelmaan

Tiedonohjaussuunnitelmaan pääsee lisäämään asiakirjatyyppejä avaamalla tiedonohjaussuunnitelman, ja etsimällä sieltä sen menettelyn, johon asiakirjatyyppi halutaan lisätä. Menettelyn alta etsitään se kohta hankkeen vaiheista, jonka alle haluttu asiakirja parhaiten sopii. Esimerkiksi asiakirja ”Ote yleiskaavasta” osuu otsikon ”Kartta-aineiston toimittaminen” alle, kun taas asiakirja ”Naapurin suostumus” otsikon ”Lupapisteen hakemus” alle.

Asiakirjan pääsee lisäämään klikkaamalla plus-merkkiä  otsikon perässä.

Tämän jälkeen menettelyn oikealle puolelle aukeaa lomakepohja, josta pääsee valitsemaan, mikä asiakirja lisätään tiedonohjaussuunnitelmaan, ja kuinka tämä liite tullaan säilyttämään. Lomakkeelle täydennetään tarvittavat tiedot, ja klikataan ”Tallenna” lomakepohjan vasemmasta alalaidasta.


Kun tämä on tehty kaikkien haluttujen asiakirjojen kohdalla, viimeistellään tiedonohjausuunnitelmaan tehdyt muokkaukset julkaisemalla muokattu versio tiedonohjausuunnitelmasta.  Julkaisu tapahtuu nimeämällä tiedonohjaussuunnitelma sivun oikeasta ylälaidasta, ja klikkaamalla ”Julkaise”.


Julkaistu tiedonohjaussuunnitelma on voimassa julkaisupäivästä eteenpäin. Tämä tarkoittaa, että ennen julkaisupäivää Lupapisteeseen avatuille hankkeille tulee päivittää menettely, jotta hanke saa uuden TOSsin mukaiset säilytys-  ja metatiedot. Jatkossa, kun palveluun avataan hakemuksia, on uuden TOSsin mukaiset asetukset hankkeen alusta alkaen voimassa.

Mikäli sama asiakirjatyyppi halutaan lisätä useampaan menettelyyn, tulee lisäys tehdä jokaiseen menettelyyn erikseen.

 

Asiakirjan poistaminen tiedonohjaussuunnitelmasta

Asiakirjatyypin tietojen muokkaamiseksi avataan se menettely, josta muokkausta kaipaava asiakirja löytyy. Asiakirjan nimeä klikkaamalla menettelyn oikealle puolelle aukeaa lomakepohja, jonka tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla oikeasta laidasta löytyvää kynäikonia.

Kynäikonin klikkaaminen avaa asiakirjan tiedot muokkausta varten. Muokattavissa on kaikki asiakirjaa koskevat säilytys- ja julkisuustiedot. Muokkausten tallentamiseksi klikataan oranssia ”Tallenna” -painiketta lomakkeen vasemmasta alalaidasta.

Kun muokkaukset on tehty kaikkien haluttujen asiakirjatyyppien kohdalla, viimeistellään tiedonohjausuunnitelmaan tehdyt muokkaukset julkaisemalla muokattu versio tiedonohjausuunnitelmasta.  Julkaisu tapahtuu nimeämällä tiedonohjaussuunnitelma sivun oikeasta ylälaidasta, ja klikkaamalla ”Julkaise”.

Mikäli saman asiakirjatyypin tietoja halutaan muokata useammasta menettelystä, tulee tämä tehdä jokaisen menettelyn kohdalla erikseen.

 

Asiakirjan tietojen muokkaaminen tiedonohjaussuunnitelmassa

Asiakirjatyypin poistamiseksi avataan se menettely, josta asiakirja halutaan poistaa, ja etsitään poistattava asiakirja. Asiakirjaa klikkaamalla menettelyn oikealle puolelle aukeaa lomakepohja, jonka tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla oikeasta laidasta löytyvää kynäikonia.

Kynäikonin klikkaaminen avaa asiakirjan tiedot muokkausta varten. Asiakirjan poistamiseksi tiedonohjausuunnitelmasta, klikataan punaista ”Poista” -painiketta lomakkeen oikeassa alalaidassa.

Kun tämä on tehty kaikkien haluttujen asiakirjatyyppien kohdalla, viimeistellään tiedonohjausuunnitelmaan tehdyt muokkaukset julkaisemalla muokattu versio tiedonohjausuunnitelmasta.  Julkaisu tapahtuu nimeämällä tiedonohjaussuunnitelma sivun oikeasta ylälaidasta, ja klikkaamalla ”Julkaise”.

Mikäli sama asiakirjatyyppi halutaan poistaa useammasta menettelystä, tulee tämä tehdä jokaisen menettelyn kohdalla erikseen.