Hankkeet-sivu ja työjonon hallinta

Lupapisteen "Hankkeet"-sivun kautta nähdään organisaatiolle tulleet hakemukset ja neuvontapyynnöt.
Hankkeita pystytään etsimään ja jaottelemaan erilaisten kriteerien avulla sekä tallentamaan käyttäjäkohtaisesti oletushakuehdon lisäksi useita hakuvaihtoehtoja. Lisäksi "Tehtävät"-toiminnolla voidaan luoda tehtäviä hankkeen sisältöön liittyen.

Hankkeet-sivun kautta voidaan täydentää omia tietoja sekä tehdä uusi hakemus tai neuvontapyyntö. Etusivun kautta pystytään myös noutamaan paperilla myönnetty lupa Lupapisteeseen rakentamisen aikaista toimintaa varten.

Hankkeet-sivulta nähdään hankkeiden tiedot sekä niihin liittyvät ilmoitukset erilaisina ikoneina. Hankkeet on jaoteltu useille välilehdille hankkeet tilan mukaisesti. Sivu näyttää oletuksena kaikki sisääntulleet hankkeet, mikäli käyttäjä ei ole tallentanut itselleen oletushakuehtoa. Päällimmäisenä hankelistalla ovat hankkeet, joissa on päivitetyintä sisältöä.

Oletuksena Hankkeet-työjonossa näkyy vireille jätetyt ja käsittelyyn siirretyt rakennuslupahakemukset Hakemukset-välilehdellä. Neuvonta-välilehdellä näkyy neuvontapyynnöt sekä hankeluonnokset, johin on kysytty viranomaiselta neuvoa. Rakentaminen-välilehdellä on listattuna päätöksen saaneet hankkeet ja Peruutetut-välilehdellä on peruutetut hakemukset. Kaikki-välilehdeltä on löydettävissä kaikki hankkeet tilasta riippumatta.

Rakennusvalvonnan puolella työnjohtajan nimeämiset ovat nähtävillä erillisen Työnjohtajat-työjonon kautta. Tehtävät-työjonoon pääsee Tehtävät-valinnan kautta.

hankkeet

Hankkeiden ikonit

Hankkeiden yhteydessä olevat ilmoitusikonit viestivät viranomaisten sisäisistä huomioista sekä hankkeen osapuolten tekemistä muutoksista hankkeissa sitten viranomaiskäyttäjän viime tarkastelun.

  • Ensimmäisenä hakemusten yhteydessä näkyvä huomio-ikoni näyttää viranomaisten sisäiset huomiot kun hiiri viedään ikonin päälle
    • Sisäiset huomiot pystytään lisäämään hakemuskohtaisen ”Huomiot”-palstan kautta
    • Hanke voidaan määritellä kiireelliseksi, normaaliksi tai se saa odottaa, jolloin siihen liittyvä huomioikoni muuttuu
    • Kirjauksista ei jää käyttäjäkohtaisia jälkiä, joten kannattaa merkitä kuka on kirjannut tietyt huomiot ja milloin

Hankkeiden yhteydessä näkyvät ilmoitusikonit ovat käyttäjäkohtaisia ja ne muuttuvat sen jälkeen kun muutokset on tarkasteltu hakemuksen yhteydessä.

  • Tähti-ikoni kertoo, että hankkeella on muuttuneita tietoja sitten käyttäjän viime kirjautumisen
  • Klemmari kertoo hankkeille lisätyistä liitteistä
  • Puhekupla kertoo, että hankkeella on uusia kommentteja keskusteluketjussa

Hankkeiden etsiminen ja jaottelu

Hankkeita pystytään etsimään ja jaottelemaan hankesivun kautta. Etsi-kentän kautta voidaan hakea hankkeita eri hakusanojen (sijainti, lupa- ja kiinteistötunnus, hakijan / toimenpiteen nimen yms.) avulla.

Screen Shot 2015-09-24 at 14.13.52

 

Huom! Rakennusvalvontojen työjono eroaa muista toimialoista siinä, että niiden työjono on jaettu ”Hankkeet”-työjonoon (näyttää hakemukset ja neuvontapyynnöt) sekä ”Työnjohtajat”-työjonoon (näyttää työnjohtajahakemukset ja -ilmoitukset). Työnjohtajan nimeämiset eivät näy oletusarvoisesti ”Hankkeet”-työjonossa vaan sen sijaan erillisessä työnjohtajajonossa. Ohjeet työnjohtajatyöjonon käyttöön täältä. Työnjohtajan nimeämiset saadaan kuitenkin näkyville myös ”Hankkeet”-työjonossa toimenpidehakua käyttämällä.

Screen Shot 2015-11-10 at 07.50.39

Hankkeita voidaan jaotella klikkaamalla haluttua kriteeriä (Hakija, Jätetty, Päivitetty yms.) hankelistan yläpalkista. Esimerkissä klikattu kohtaa ”Tila”.

 

Hankkeet on lisäksi jaoteltu eri välilehdille niiden vaiheen mukaan: Kaikki, Peruutetut yms.

Esimerkiksi ”Neuvonta”-välilehdellä näkyvät sekä neuvontapyynnöt että hakemukset, joita ei ole vielä jätetty vireille Lupapisteen kautta.

Lisähakuehdot

”Hankkeet”-sivulla pystytään jaottelemaan hankkeita lisähakuehtojen, kuten toimenpiteiden, alueiden sekä avainsanojen, avulla. Tämän lisäksi Työjono-valikon kautta nähdään viranomaiskohtainen työjono.

Huom! Avainsanojen sekä aluejaon hyödyntäminen vaatii kunnan pääkäyttäjältä toimenpiteitä. Pääkäyttäjäohje täällä.

Katso ohjevideo lisähakuehtojen käyttämisestä:

Klikkaamalla Hankkeet-sivulla ”Näytä lisähakuehdot” avautuu lisävalintoja, joiden avulla hankkeita voidaan jaotella seuraavasti:

  • Avainsanat ovat organisaation pääkäyttäjätilin kautta määriettyjä sanoja (kuten ullakkokohde, puurakentaminen, linjasaneeraus), jotka helpottavat hankkeiden hallintaa. Avainsanat tulee ”tägätä” hankkeille viranomaisten toimesta.
  • Toimenpiteet (kuten työnjohtajan nimeäminen) tulevat hakemuksille automaattisesti niiden perustamisen yhteydessä.
  • Alueet määräytyvät automaattisesti hakemuksen tai neuvontapyynnön tekemisen yhteydessä. Ominaisuuden hyödyntämiseksi organisaation pääkäyttäjän tulee kuitenkin ladata aluejako pääkäyttäjätilin kautta.

Screen Shot 2015-09-24 at 14.16.46

Rajaaminen avainsanojen perusteella

Avainsanat ovat organisaation pääkäyttäjätilin kautta määritettyjä sanoja (kuten linjasaneeraus, ullakot), jotka helpottavat hankkeiden jakamista viranomaisten kesken. Avainsanat tulee ”tägätä” hankkeille viranomaisten toimesta, jotta ne näkyvät hakutuloksissa.

Screen Shot 2015-09-24 at 15.04.25

 

Avainsanat tulee lisätä saapuneille hankkeille viranomaisten ”Huomiot”-palstan kautta.

Avainsanat päästään valitsemaan klikkaamalla valikkoa ”Avainsanat”. Avainsanoja voidaan myös hakea vapaamuotoisesti kirjoittamalla valikon yhteydessä haluttu avainsana.

 

Valitut avainsanat näkyvät ”Huomiot”-kentässä Avainsanat-otsikon alla. Avainsanan voi poistaa hakemuksesta avainsanan edessä olevasta ruksista. Kun ”Hankkeet”-sivulla valitaan yksi tai useampi valituista avainsanoista, näkyy hakemus hankelistauksessa.

 

Rajaaminen toimenpiteittäin

Tarkasteltava toimenpide voidaan joko valita alasvetovalikosta tai hakea valikon yhteydessä olevan hakukentän avulla. Voidaan myös hakea useita erilaisia toimenpiteitä yhtä aikaa valitsemalla halutut toimenpiteet alasvetovalikosta.

Screen Shot 2015-09-24 at 14.49.30

Tuloksena nähdään juuri valittuihin toimenpiteisiin liittyvät hakemukset / neuvontapyynnöt.

Screen Shot 2015-09-24 at 14.48.50

Aluejaon hyödyntäminen

Alueet ovat organisaation pääkäyttäjätilin kautta määritettyjä alueita, joiden mukaan hankkeita voidaan jaotella. Voidaan hakea useaa eri aluetta yhtä aikaa – myös eri organisaatioiden alueita.

Screen Shot 2015-09-24 at 14.46.56

 

 

Hakuehtoja voidaan luonnollisesti myös yhdistellä.

Screen Shot 2015-09-24 at 14.23.38

Käyttäjäkohtaisten hakuehtojen tallentaminen

Viranomaiskäyttäjä voi tallentaa itselleen erilaisia hakuyhdistelmiä ja löytää täten nopeasti juuri häntä kiinnostavia hankkeita.

”Valitse tallennettu hakuehto”-valikon kautta päästään tarkastelemaan käyttäjän tallentamia hakuja (kuten työnjohtajan nimeäminen, tiettyjen avainsanojen yhdistelmät tms). Lisäksi voidaan valita yksi oletushakuehto, joka näyttää hakuun sisältyvät hankkeet aina kun kirjaudutaan palveluun sisään.

Hakuyhdistelmiä päästään tallentamaan valitsemalla halutut hakutermit, kirjoittamalla haun nimi”Nimeä ja tallenna hakuehdot”-kenttään ja painamalla enteriä tai klikkaamalla ”Tallenna hakuehdot”.

Screen Shot 2015-09-24 at 14.34.05

Käyttäjän tallentamat hakuehdot ovat nähtävillä alasvetovalikon lisäksi ”Tallennetut hakuehdot”-valikon kautta.

Screen Shot 2015-09-24 at 14.17.14

”Tallennetut hakuehdot”-valikon kautta päästään määrittämään oletushakuehto klikkaamalla halutun hakuyhdistelmän kohdalla”Aseta oletushakuehdoksi”.  Oletushaku saadaan pois päältä klikkaamalla ”Asetettu oletushakuehdoksi”. Hakuehtoja päästään myös poistamaan klikkaamalla haun yhteydessä poista.

Huom! Tällä erää hakuehtojen muokkaaminen ei ole mahdollista, vaan mikäli hakua halutaan muokata, tulee luoda uusi haku ja poistaa vanha.

Screen Shot 2015-09-24 at 14.35.57

Huomioithan, että oletushaku näyttää automaattisesti palveluun kirjauduttaessa oletushakuun kuuluvat hankkeet. Mikäli haluat nähdä kaikki hankkeet, valitse tallennetuista hakuehdoista vaihtoehto ”Ei tallennettuja hakuehtoja” tai klikkaa ”Tyhjennä hakuehdot”-painiketta.

Tehtävät

Tehtävät-toiminto tarkoittaa viranomaiskäyttäjille entistä sujuvampaa yhteistyötä Lupapisteen parissa. Tehtävät-toiminnolla viranomainen voi organisaation sisällä kohdistaa kollegalle hankkeeseen liittyviä tehtäviä. Viranomaiset voivat luoda hankkeella toiselle viranomaiselle (saman organisaation viranomaiskäyttäjä) tehtävän, joka kohdistetaan tietylle välilehdelle tiettyyn hakemuksen osaan. Tehtäviä voi luoda hankkeen kaikissa vaiheissa, paitsi terminaalitiloissa.

Tehtävien käyttöönotto

Tehtävät-toiminto asetetaan päälle pääkäyttäjänäkymässä Hakemusten asetukset-välilehdellä kohdassa Tehtävät. Tehtävät eivät näy hakijoille, ainoastaan viranomaiskäyttäjille.

tehtava_paakayttaja

Tehtävät Hankkeet-sivulla

Tehtäville on oma osio Hankkeet-sivulla, josta voi seurata omia ja kollegojen avoimia ja valmiita tehtäviä.  Hankkeet-sivulla voi tehtävistä tehdä hakuja ja omat tehtävät on listattuna oletuksena.

tehtava_hankkeet

Tehtävien luonti ja kuittaaminen

Tehtäviä voi luoda Hakemuksen tiedot-, Osapuolet- ja Suunnitelmat ja liitteet -välilehdillä ja tehtävä kohdistetaan aina johonkin hankkeen osioon. Tehtävän luomisen jälkeen tehtävä näkyy kyseisen osion alla. Tehtävä aina kohdistetaan jollekin henkilölle, tehtäviä voi luoda useita samalle ja/tai eri viranomaisille ja myös itselle voi luoda tehtäviä.

luo_tehtava

 

Tehtävä on hankkeen osan otsikkopalkin alla näkyvissä ja muokattavissa. Kun tehtävä on hoidettu, kuitataan Valmis ja tehtävä häviää hankkeelta.

tehtava

Vanhan luvan avaaminen palvelussa

Vanha paperilla myönnetty lupa päästään noutamaan taustajärjestelmästä Lupapisteeseen “Hankkeet”-sivulta klikkaamalla oikeassa reunassa sijaitsevaa “Nouda lupa”-painiketta. 

Screen Shot 2015-09-24 at 14.13.13

Syötä kuntalupatunnus ja valitse luvan myöntänyt kunta.

syötä lupatunnus

Toiminto hakee annetulla lupatunnuksella taustajärjestelmästä päätöstiedot ja hanke avautuu “ Päätös annettu” -tilaan. ”Rakentaminen”-välilehdelle ilmestyy päätöksessä määritellyt lupamääräykset.

 

Tietojen / suunnitelmien tallentaminen sekä lupamääräysten kuittaaminen toimii tästä eteenpäin samalla tavalla kuten Lupapisteen kautta haettu lupa rakennusaikana.

Huomaathan, että hakemuksen tietoja tuodaan ainoastaan vähissä määrin Lupapisteeseen. Tällä hetkellä Lupapisteeseen tulee aikaisemmasta luvasta vain päätöksessä määritellyt lupamääräykset, mutta ei esimerkiksi jo taustajärjestelmässä kuitattuja määräyksiä (kuten katselmustietoja). Myöskään taustajärjestelmään kirjatut työnjohtajatiedot eivät siirry välilehdelle. Ominaisuus on toisin sanoen hyödyllisimmillään silloin, kun rakentamisen aikaista toimintaa ei ole vielä laajasti aloitettu.