Hankkeiden hallinta

Yritystilin hankenäkymä

Kaikki Yritystiliin lisätyt käyttäjät pääsevät näkemään Lupapisteen ”Hankkeet”-sivulta ne hankkeet, joissa organisaatio on palvelun kautta osapuolena. Yritys voi tulla osapuoleksi hankkeelle joko kutsun kautta tai vaihtoehtoisesti jos Yritystilin käyttäjä on perustanut hakemuksen. Kummassakin tapauksessa hakemukset näkyvät yhteisesti ”Hankkeet”-sivulla.

Tarkempia hanketietoja päästään näkemään klikkaamalla hanke auki mistä tahansa kohdasta, mutta muutosoikeus hakemukseen on vain niillä Yritystilin käyttäjillä, jotka on kutsuttu mukaan hankkeelle ”Osapuolet”-välilehden valtuutustoiminnolla ”Valtuuta uusi henkilö”.

Screen Shot 2015-12-16 at 08.42.16

 

Hankkeiden hallinta – sanahaku

Voit etsiä hankkeita ”Hankkeet”-sivulla sanahaun avulla. Haku tapahtuu ”Etsi hankkeita”-kentässä, ”Hankkeet”-sivun vasemmassa ylälaidassa.

Kirjoita kenttään haluamasi hakusana (esimerkiksi hankkeen osoite, lupa- tai kiinteistötunnus…), ja Lupapiste suodattaa kyseisen sanan sisältävät hankkeet esiin. HUOM! Haku kohdistuu sille välilehdelle, joka on parhaillaan auki. Mikäli hanketta ei löydy, tarkistathan, että olet oikealla välilehdellä hanketta etsiessäsi.

 

Hankkeiden hallinta – lisähakuehdot

Voit etsiä hankkeita ”Hankkeet”-sivulla erilaisten lisähakuehtojen, eli toimenpiteiden sekä avainsanojen, avulla. Huom! Avainsanojen hyödyntäminen vaatii toimenpiteitä Yritystilin ylläpitäjältä.

Etsiäksesi hanketta lisähakuehtojen avulla, klikkaa Hankkeet-sivulla ”Lisähakuehdot”-painiketta.

Klikkauksen myötä avautuu valintoja, joiden avulla hankkeita voidaan jaotella:

  • ”Rajaa avainsanoihin”-valinnan avulla hankkeita rajataan niille asetettujen avainsanojen perusteella. Avainsanat ovat organisaatiokohtaisia. Avainsanojen lisäämisestä hankkeelle on oma ohjeensa.
  • ”Rajaa toimenpiteittäin”-valinta mahdollistaa halutun toimenpiteen etsimisen hankkeilta. Mikäli halutaan etsiä esimerkiksi hakemukset, joiden toimenpiteeksi on valittu ”Maalämpöputkien sijoittaminen”, onnistuu tämä toimenpiderajauksen avulla.

Hankelistaus päivittyy välilehdellä sitä mukaa, kun hakukriteerejä lisätään tai poistetaan. Hakuehtoja voidaan luonnollisesti myös yhdistellä.

Nollataksesi haun klikkaa ”Tyhjennä hakuehdot”-painiketta.

HUOM! Haku kohdistuu sille välilehdelle, joka on parhaillaan auki. Mikäli hanketta ei löydy, tarkistathan, että olet oikealla välilehdellä hanketta etsiessäsi.

 

Hankkeiden hallinta – avainsanan lisääminen hankkeelle

Avainsanat ovat Yritystilin ylläpitäjän määrittämiä tunnisteita (esimerkiksi projektinumero), jotka helpottavat hankkeiden luokittelua työjonossa. Avainsanat tulee lisätä hankekohtaisesti, jotta näitä voidaan hyödyntää hankkeita etsiessä.

Lisätäksesi avainsanoja hankkeella, klikkaa auki ”Huomiot”-palsta hankkeen oikeasta laidasta.

Lisää halutut avainsanat valitsemalla nämä ”Avainsanat”-valikosta. Mikäli olette ottaneet Yritystilillänne käyttöön runsaasti avainsanoja, voit etsiä haluamasi sanan kirjoittamalla sen valikosta löytyvään hakukenttään. Hankkeelle lisätyt avainsanat tallentuvat automaattisesti.

Valitut avainsanat näkyvät ”Huomiot”-kentässä Avainsanat-otsikon alla. Avainsanan voi poistaa hakemuksesta avainsanan edessä olevasta ruksista.

 

Hankkeiden hallinta – hankekohtaisten huomioiden lisääminen

Hankkeen tilanteen seurantaa helpottamaan hankkeelle voi kirjata vapaamuotoisia huomioita. Huomiot näkyvät ainoastaan organisaationne Yritystili-käyttäjille.

Lisätäksesi huomioita hankkeella, klikkaa auki ”Huomiot”-palsta hankkeen oikeasta laidasta.

Kirjoita huomiosi ”Yrityksen huomiot”-kenttään. ”Yrityksen huomiot”-kenttä jaetaan kollegoiden kesken, ja suosittelemme lisäämään muistiinpanojen alkuun päivämäärän sekä puumerkin, jotta on selkeämpää, kuka huomiot on lisännyt. Kenttään kirjoitetut tiedot tallentuvat automaattisesti ja ovat muokattavissa tilanteen niin vaatiessa.

 

Uuden hankkeen luominen

Kun Yritystilin yksi käyttäjä luo uuden hakemuksen, hakemukseen tulee automaattisesti kirjoitusoikeudet myös Yritystilin muille käyttäjille. Osapuolivaltuutus kirjoitusoikeuksin tarkoittaa, että kaikki Yritystilin käyttäjät näkevät hakemuksen ”Hankkeet”-listalla, pääsevät tarkastelemaan hakemuksen tietoja sekä tarvittaessa lisäämään tietoja tai kutsumaan hakemukselle muita osapuolia.

 

Olemassa olevan hankkeen kopioiminen

Voit tarpeen vaatiessa kopioida olemassa olevan hankkeen. Kopioimisen lopputuloksena on kaksi hanketta, joilla molemmilla on samat toimenpiteet, ja omat asiointitunnuksensa. Uuden hankkeen tietoja ja toimenpiteitä pystyy hankkeen luomisen jälkeen muokkaamaan samaan tapaan, kuin muidenkin hankkeiden. 

Kopioimisen yhteydessä uudelle hankkeelle kopioidaan alkuperäiseltä hankkeelta yhteensopivat tiedot ja valtuutetaan alkuperäiseltä hankkeelta valitut osapuolet sähköisesti mukaan hankkeen valmisteluun. Alkuperäiseltä hankkeelta uudelle hankkeelle ei siirretä tietoja mahdollisista lausunnoista, liitteistä eikä keskusteluista.

Kopioidaksesi hankkeen klikkaa painiketta ”Kopioi hakemus” hankkeen oikeassa ylälaidassa.

Määritä tämän jälkeen uuden hankkeen sijainti.

Sijainnin määrittämisen jälkeen valitse alkuperäiseltä hankkeelta uudelle hankkeelle valtuutettavat osapuolet. Klikkaa ”Jatka”. Tarvittaessa lisää osapuolia voi valtuuttaa myöhemmin hakemuksen ”Osapuolet”-välilehdeltä.

Tarkista tiedot. Jos sijainti ja kutsuttavat osapuolet ovat oikein, klikkaa ”Valmis”.

 

Yrityksen tai sen yksittäisen käyttäjän valtuuttaminen hankkeelle ulkopuolisen tahon toimesta

Kun yritykselle on luotu Yritystili Lupapisteeseen, yritys voidaan kutsua mukaan hankkeelle Osapuolet-välilehdellä olevan ”Valtuuta uusi yritys”-toiminnon avulla kenen tahansa hankkeen osapuolen toimesta. Kutsun lähettävä Lupapiste-käyttäjä (voi olla esim. hankkeeseen ryhtyvä, urakoitsija, suunnittelija) antaa toiminnolla valitun yrityksen käyttäjille oikeuden nähdä hakemuksen sekä tarvittaessa osallistua sen valmisteluun. Valtuutustoiminto lähettää kutsun Yritystilin ylläpitäjälle ja vasta kutsun hyväksynnän jälkeen yrityksen muut käyttäjät saavat oikeuden hakemukseen.

Huom! Vaihtoehtoisesti yrityksen yksittäinen edustaja voidaan kutsua mukaan hankkeelle ”Valtuuta uusi henkilö”-toiminnolla. Tällöin hakemus ei tule Yritystilin yhteiseen hankenäkymään, vaan se näkyy ainoastaan kutsutun henkilön hankenäkymässä ja vain hän pääsee tarkastelemaan tai työstämään sitä hakemuksta. Ohje valtuutuksen lähettämiselle täällä.

Yritystiliä käyttävät yritykset pääsee näkemään klikkaamalla Osapuolet-välilehdellä ”Valtuuta uusi yritys”. Yritystilin avanneet yritykset nähdään listauksesta ja  tiettyä yritystä voidaan etsiä kirjoittamalla yrityksen nimi hakukenttään.

Kun haluttu yritys on löytynyt, valitaan yrityksen nimi ja klikataan ”Lähetä”.

 

Yritysvaltuutuksen hyväksyminen ja yritystilin käyttäjien valtuuttaminen

Kun jokin Yritystilin ulkopuolinen Lupapiste-käyttäjä (esim. hankkeeseen ryhtyvä, urakoitsija, suunnittelija) kutsuu yrityksen mukaan hankkeelle ”Valtuuta uusi yritys”-toiminnon kautta, Yritystilin ylläpitäjä saa kutsun sähköpostiinsa. Yritystilin ylläpitäjän tulee hyväksyä kutsu hankkeelle klikkaamalla sähköpostiin saapunutta linkkiä. Huom! Vasta kutsun hyväksynnän jälkeen hakemus siirtyy Yritystilin yhteiseen hankenäkymään.

Palvelu ilmoittaa valtuutuksen onnistumisesta.

Kutsun hyväksynnän jälkeen valtuutus tulee voimaan ja tämän jälkeen kaikki Yritystilin käyttäjät pääsevät näkemään hakemuksen ”Hankkeet”-sivulla sekä tarkastelemaan/täydentämään hakemusta.

 

Yritysvaltuutuksen poisto

Hakemuksen Osapuolet-välilehdellä näkyvän yritysvaltuutuksen voi poistaa yrityksen nimen jälkeen näkyvällä ”Poista valtuutus”-toiminnolla. Kun yritystilin valtuutus on poistettu, ei kyseisen yrityksen käyttäjillä enää ole oikeutta nähdä hakemusta, ellei käyttäjiä ole erikseen lisätty henkilövaltuutuksella.

 

Sähköposti-ilmoitukset hankkeiden muutoksista

Yritystilin ylläpitäjät saavat ilmoituksia hankkeen etenemisestä sähköpostitse. Mikäli hankkeen sähköposti-ilmoitukset halutaan lähetettävän myös sellaiselle Yritystili-käyttäjälle, joka ei ole Yritystilin ylläpitäjä, tulee hänet valtuuttaa hankkeelle mukaan myös yksittäisenä käyttäjänä.

Oletuksena on, että sähköposti-ilmoituksia lähetetään, mutta ilmoitukset voi perua hankekohtaisesti.

Peruaksesi sähköposti-ilmoitukset hankkeesta klikkaa ”Osapuolet”-välilehden” Valtuutetut”-taulukossa oman valtuutuksesi kohdalla ”Peruuta ilmoitukset”.