• Informationsbehandling
  • Miljösektorn
  • Allmänna områden
  • Byggnadstillsynen
  • Från pappersvärlden till tillståndshantering och varaktig arkivering på webben.

    Hantera byggnadstillstånd och kundservice enligt principen “en lucka” på webben - allt från förhandsförfrågan till varaktig arkivering av dokumenten.


    Tjänster för byggnadstillsynen

    kaytto-viranomainen-rakennusvalvonta-02

    Ärenden och tillståndshantering

    Hantera projekt och förfrågningar på webben mellan hela organisationen och håll kunderna uppdaterade om projektets gång.

    Ansökningsinformation och -dokument förflyttas vi gränssnitt till datasystemet och tillbaka, vilket minskar på inknackandet av uppgifter..

    kaytto-viranomainen-tiedonhallinta-03

    Informationshantering och arkivering

    Lupapiste informationshantering hittas i samma välbekanta användargränssnitt som den elektroniska ärendehanteringen. Förutom elektronisk projekthantering och tillståndsärenden, finns även ett sökfält för dokument, ritningar, planer, utredningar, beslut, protokoll och andra dokument som skapats under projektets och ärendets gång, allt bakom en enda inloggning.

    Sari Tokoi

    Skolning och konsultation

    Vid sidan om skolning för ibruktagning av tjänsten erbjuder vi även tilläggsskolning och konsultation för elektronisk tillståndshantering. Kontakt oss, så planerar vi ett paket som motsvarar behovet som er organisation har.

    Tag kontakt:

    Sari Tokoi
    Kundchef, Lupapiste 
    sari.tokoi@evolta.fi

    Förbättrad kundservice

    ”Ett verkligt bra verktyg, vi har hittat någonting gemensamt för kommunernas byggnadstillsyn. Vi märker helt klart att  handläggningstiden för ansökningarna har blivit snabbare och kundservicen har förbättrats. Det gamla systemet med e-post, telefonsamtal och post-it lappar har ändrat så att vi via diskussionskanalen omedelbart får ut informationen till kunden, och kunden kan komplettera med tilläggsinformation enligt sin egen tidtabell.”

    Hannu Paasovaara
    Byggnadsinspektör, Ijo kommun

    Vi märker helt klart att  handläggningstiden för ansökningarna har blivit snabbare och kundservicen har förbättrats.


    Användning av tjänsten

    I den gemensamma arbetskön visas alla tillståndsobjekt, ansökningar och begäranden om rådgivning samtidigt.

    • Arbetskön i Lupapiste samlar alla projekt som berörs av den elektroniska ärendehanteringen, du kan enkelt granska ansökningar, tillsynsobjekt och begäranden om rådgivning med separata sökalternativ. Projekt kan bl.a. delas in enligt åtgärd, nyckelord, handläggare och område. En ansökan kan öppnas för handläggning eller vidarebefordras till en kollega.
    • Med hjälp av ikonerna ser du genast interna kommentarer samt nya uppgifter, meddelanden och antal bilagor.
    • Du ser i vilket skede ansökningen är, när den senast har ändrats och vem som handlägger ärendet.
    • Gällande begäranden om rådgivning ser du även alla andra begäranden om rådgivning som inkommit till organisationen. Detta gör det enklare för dig att besvara en förfrågan, då du ser tidigare svar som både du själv och kollegorna i närområdet tidigare gett.

    Arbetsrummet innehåller all information om projektet.

    • På basen av de valda åtgärderna fyller kunderna färdigt i sina ansökningar och anmälningar i Lupapiste. På detta sätt behöver kunden endast fylla i de uppgifter som behövs för beslutet, istället för en lång allmän blankett. Kvaliteten på ansökningarna förbättras eftersom tjänsten instruerar användaren och till viss del kontrollerar uppgifternas riktighet. Ifall kommunens datasystem är kopplat till Lupapiste, behöver myndigheterna inte längre föra in uppgifter för hand i systemet från pappersblanketter.
    • Du kan begära in utlåtanden från andra myndigheter och även sköta om hörandet av grannar på webben. Alla parter och uppgifter kan ses på ett mellanblad: Tillståndssökande, planerare, arbetsledare, företag och de som betalar avgiften för tillståndet. Godkännande av en elektronisk kallelse till projektet avlägsnar behovet av en traditionell fullmakt.

    En diskussion som förts om projektet finns alltid synlig.

    • De olika parterna som är delaktiga i ett projekt kan enkelt kommunicera i tjänsten Lupapiste. Du kan begära in tilläggsinformation och preciseringar av kunden via projektets chattfönster, och diskussionerna som berör projektet finns alltid sparade på ett och samma ställe. Insynen och rättsskyddet för alla parter förbättras.
    • Du kan foga sådana uppgifter om beredningen som bara visas för myndigheterna till ansökan. På detta vis kan du förmedla information om ansökan till dina kolleger eller använda uppgifterna som stöd för det egna minnet.

    Hantering av dokument på ett mellanblad.

    • Alla dokument som anknyter till en ansökan finns på ett och samma mellanblad. I samband med ansökan, krävs av den ansökande de standard bilagor som kommunen själv har fastställt för åtgärden. Du kan granska enskilda planer och lägga till egna kommentarer om dessa.
    • Du kan begära in nya versioner av bilagor och planer samt återgå till tidigare versioner av dem. Dokument som lagts till under ansökningstiden och efter beslutet (specialplaner) finns synliga i en egen lista.
    • I Lupapiste kan du godkänna, underteckna och stämpla material elektroniskt. Även elektronisk varaktig arkivering i enlighet med Sähke 2 kraven finns för användare med detta datahanteringssystem.

    Varaktig elektronisk arkivering av dokument samt dokumentsök för kunder med informationshantering.

    • I den elektroniska tjänsten kontrolleras kundmaterialets arkivbeständighet. Vid behov konverteras materialet till arkivbeständig form i de kommuner som använder Lupapiste informationshanteringssystem. Lupapiste datastyrningssystem producerar metadata som behövs för handläggning och uppbevaring av allt material automatiskt.
    • Avslutade ärenden överförs till det elektroniska lagringssystemet i Lupapiste eller en annan extern arkiveringstjänst. Via dokumentsökning kan man på några sekunder göra en sökning med olika sökalternativ – både gällande transaktioner och arkiv.

    Projektets livscykel fortsätter i Lupapiste ända till färdigställandet.

    • Ett beslut som fattats på basen av en ansökan och villkoren för detta finns synliga i projektets arbetsrum. Om organisationen gör ett beslut i sitt eget datasystem, överförs detta automatiskt så att det blir synligt i Lupapiste. Tillståndskraven för beslutet visas som en enhetlig lista i Lupapiste och kan även kvitteras här.
    • Projektets livscykel fortsätter efter beslutet och i arbetsrummet kan alla parter följa upp hur projektet fortskrider.
    • De åtgärder som beslutet kräver – anmälningar, att utse personer, registrera syneförrättningar och lämna in material – görs i tjänsten Lupapiste.