• Informationsbehandling
  • Miljösektorn
  • Allmänna områden
  • Byggnadstillsynen
  • Informationsbehandling avlägsnar papperen från tillståndsmyndighetens vardag.

    På årsbasis producerar hanteringen av tillstånd i kommunerna miljoner dokument. En stor del av materialet som uppstår klassas som varaktigt, och har till dags dato behandlats och arkiverats i pappersform. Med hjälp av Lupapistes lösning för informationsbehandling inom byggnadstillsynen kan hela dokumentationsprocessen och lagringen göras elektronisk i enlighet med arkivverkets föreskrifter, all pappershantering blir överflödig. Alla sökoperationer som tidigare gått ut på att leta kopior i pappersarkiven, ersätts med sökningar som tar några sekunder i anspråk.


    Dokument, informationshantering och stöd på en adress.

    kaytto-viranomainen-tiedonhallinta-03

    Hitta dokumenten på några sekunder

    Lupapiste informationshantering finns på samma användargränssnitt som den elektroniska tjänsten. Dokumenten hittas med dokumentsök: ritningar, planer, utredningar, beslut, protokoll och andra dokument som skapats vid handläggning av ärendet. Alla dokument är länkade till platsinformationen så de kan även enkelt hittas i kartvyn.

    Även personerna som ansvarar för arkivet finns på samma adress, såsom alla behövliga verktyg för informationshantering och planering.

    kaytto-viranomainen-tiedonhallinta-01

    Dra nytta av en gemensam plan för informationsstyrning

    Den gemensamma planen för informationsstyrning som tagits fram för byggnadsstillsynsbyråerna ger märkbara inbesparingar i både tid och pengar som läggs ner på planering av arkivet.

    Systemet för informationsstyrning producerar helt automatiskt all behövlig information för behandling och lagring av materialet. Tjänsten omvandlar dokumenten till arkivbeständig form, och färdiga ärenden överförs till det elektroniska lagringssystemet i Lupapiste, eller vid behov till kommunens egna arkivsystem.

     

    Ilkka Mattila

    Vår konsultations- och digitaliseringstjänst till ditt stöd

    Vi erbjuder skolnings- och konsultationstjänster för elektronisk informationshantering samt digitalisering av gammalt pappersmaterial.

    Ifall du har funderingar och planer på elektrifiering av dokument, tag utan tvekan kontakt med oss.

    Tag kontakt:

    Ilkka Mattila
    Utvecklingsdirektör, Lupapiste
    ilkka.mattila@evolta.fi

     


    Användarkommentar

    ”Genom Lupapiste har sökandet efter dokument fått en ny betydelse – vi behöver inte längre söka efter dem. Med angivna uppgifter finns ärenden och dokument framför användaren, på egen dator, efter några klick. I elektroniskt format betjänar dokumentet kunden och myndigheten i realtid, utan att försvinna på arbetsborden eller i arkivet.

    Genom att ta i bruk informationshanteringen blir en elektronisk arkivering verklighet och inga papper behövs längre. Inga flera hyllmetrar behövs, även om tillståndsdokumentationen under årens lopp till och med har växt. På detta sätt kan arkivet skötas på distans.

    Mirja Kakkonen
    Planerare för informationshantering, Träskända stad 

    I elektroniskt format betjänar dokumentet kunden och myndigheten i realtid, utan att försvinna på arbetsborden eller i arkivet.

    Läs om erfarenheterna i Träskända


    Digitalisera gamla pappersarkiv

    Med hjälp av digitalisering omformas gamla pappersdokument till digital form. Lupapiste erbjuder digitaliseringstjänster tillsammans med Analogia Oy, som har specialiserat sig på digitalisering av kommunernas byggnadstillsynsmaterial, och känner till värdet på unika byggnadstillståndsdokument.

    Från analog till digital

    Vi besöker er för att kartlägga arkivet och tillsammans med kunden utarbeta en plan för genomförandet och en tidtabell.

    Vi hämtar och återlämnar materialet från och till kommunens arkiv. Det färdiga elektroniska materialet levererar vi till kommunens elektroniska datasystem eller exempelvis till den nationella Lupapiste-tjänsten. Beträffande varaktig arkivering kan vi dessutom stå till tjänst med arkivbeständiga mikrofilmer. Mikrofilmer kan uppbevaras i hundratals år och informationen från mikrofilmerna kan också alltid returneras till elektronisk form.

    Till vårt förfogande har vi den allra bästa utrustningen, men vår mest värdefulla styrka är en yrkeskunnig och erfaren personal. Endast en yrkeskunnig personal kan garantera en lyckad digitalisering. I arbetet bör man även besitta erfarenhet om pappersdokumentation och deras innehåll.

    För ett elektroniskt arkiv samlar vi in metadata från flera olika källor; indexuppgifter från dokument / ritningar, sidan Kommunerna.net och andra elektroniska register. På detta sätt möjliggörs en heltäckande och korrekt metainformation samt att informationen är lätt att hitta och använda.

    Användning av digitalt material

    Då byggnadstillsynen tagit i bruk systemet med enbart elektroniska tillståndsdokument, hittas dessa enkelt på ett och samma ställe. Hanteringen av byggnadstillstånd underlättas och kundservicen blir snabbare. Mot en ersättning som fastställts av kommunen, får kunden snabbt nödvändiga ritningar till sitt förfogande. Nya tillståndsansökningar kan handläggas elektroniskt via Lupapiste, och gamla dokument som ansluter till fastigheten kan lätt hittas med hjälp av Lupapiste dokumentsök. Slutresultatet är att inga papper längre behövs.


    Användning av Lupapiste

    Huvudanvändaren för Lupapiste ger ut användarrättigheter till informationshelheten. Med hjälp av datastyrningsystemet administreras den gemensamma datastyrningsplanen, som dock skilt kan redigeras i varje kommun.

    I den elektroniska tjänsten kontrolleras arkivbeständigheten på kundernas dokument, och vid behov ändras de till arkivbeständig form. För att kunna hantera materialet producerar Lupapiste informationsstyrningssystemet automatiskt metadata för alla ärenden och dokument. Avslutade ärenden överförs till det elektroniska lagringssystemet i Lupapiste eller till ett annat externt arkiv. Med hjälp av dokumentsökningen kan dokumentet sökas på några sekunder med olika sökord - både när det gäller ärenden och arkiv.

    Plan för informationsstyrning som grund

    • Med Lupapiste Informationsstyrningssystem administrerar man datastyrningsplanen
    • I datastyrningsplanen finns det gemensamma tillvägagångssättet för byggnadstillsynen beskrivet
    • Kommunen får en färdig plan för datastyrning och kan själv bearbeta denna enligt egna behov

    Mottagande av material och metadata

    • Det inkomna material kontrolleras för arkivbeständighet i tjänsten
    • Vid behov konverteras materialet till arkivbeständig PDF/A-form
    • Metadata läses automatiskt för det sparade dokumentet från datastryningsplanen
    • Myndigheten kan bearbeta metadatan separat för olika dokument

    Dokumentsök

    • Handlingar kan sökas via dokumentsök med olika sökkriterier
    • Sökningen kan göras mera specifik t.ex. på basen av dokumentets typ eller avslutningsdatum
    • Handlingar kan även sökas på karta med funktionen kartsök

    Arkivering

    • Ansökningarna arkiveras i Lupapiste lagringssystem eller i ett externt arkiv
    • Lupapiste visar materialet som ska arkiveras och processens gång
    • Arkiveraren kontrollerar handlingarna och metadatan samt redigerar uppgifterna vid behov