Arkistointi

Arkistoinnin työjono

Arkistoitavat hankkeet näkyvät omassa työjonossaan ”Arkistoitavat”-välilehdellä. Välilehti näkyy ainoastaan niille käyttäjille, joille on myönnetty on arkistonhoitajan käyttöoikeudet kunnan pääkäyttäjänäkymässä. Työjonossa näkyvät ainoastaan ne hankkeet, jotka odottavat arkistointia. Kun hanke arkistoidaan, häviää se työjonosta.

 

Hankkeen asiakirjojen arkistointi

Arkistointi tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensimmäisen kerran hankkeen asiakirjoja arkistoidaan päätöksen antamisen jälkeen. Tällöin arkistoidaan hakemuksen aikaiset asiakirjat, sekä päätös. Toisen kerran hankkeen asiakirjoja arkistoidaan hankkeen valmistuttua, jolloin arkistoon siirretään rakentamisen aikaiset asiakirjat, sekä hankkeen käsittelyprosessi.

Hankkeella arkistoitavat asiakirjat löytyvät ”Arkistointi”-välilehdellä.  Arkistoitavat asiakirjat voidaan valita joko yksitellen klikkaamalla rasti ruutuun sarakkeessa A asiakirjan tyypin vieressä, tai valitsemalla kaikki, tai osan asiakirjoista asiakirjaluettelon alta löytyviä ”Valitse” -painikkeita hyödyntäen.

Kun arkistoitavat asiakirjat on valittu, ”Vie valitut arkistoon” -painike aktivoituu. Arkistointi suoritetaan klikkaamalla ”Vie valitut arkistoon” -painiketta.

Arkistoitujen asiakirjojen A-sarakkeeseen ilmaantuu vihreä arkistolaatikko-ikoni, joka kertoo arkistoinnin onnistuneen. Kun kaikki hankkeen asiakirjat on arkistoitu onnistuneesti, hanke poistuu ”Arkistoitavat”-välilehdeltä ”Hankkeet”-näkymästä. Arkistoituja asiakirjoja pääsee etsimään kätevästi dokumenttihaun avulla.

 

Asiakirjan arkistotietojen ja liitteen tyypin muokkaaminen

Asiakirjan arkistointiedoista saa lisätietoja klikkaamalla hiirellä arkistoitavan asiakirjan kohdalla. Arkistointitiedot, sekä arkistoitavan liitteen esikatselu, aukeavat liitteen tietojen alapuolelle.

Liitteen arkistointitietoja pääsee tarpeen vaatiessa muokkaamaan klikkaamalla kynäikonia auenneen ”Arkistointitiedot”-ikkunan oikeassa yläkulmassa. Tällöin muokattavaksi aukeavat kaikki muut tiedot, paitsi arkistointiaika, sekä tähän liittyvä perustelu. Asiakirjojen arkistointitiedot vaihtelevat tiedonohjausuunnitelmaan tehtyjen valintojen mukaan.

Arkistolaitos on toivonut, TOS:n pysyvästi säilytettäväksi määräämien asiakirjojen säilytysaikaa ei voi lainkaan muokata Lupapisteessä, jonka vuoksi säilytysaika-osio metatiedoista on lukittu pysyvästi säilytettävissä. Myöskään säilytysajan perustelun muokkaamiselle tässä yhteydessä ei ole nähty tarvetta.

Muokkaukset arkistointitietoihin voi tallentaa klikkaamalla vihreää ”Tallenna” -painiketta arkistointitietojen vasemmassa alalaidassa.

Lupapisteeseen lisättyjen, ei palvelussa itsessään muodostamien, asiakirjojen kohdalla on mahdollista muokata myös liitteen tyyppiä, sekä tämän sisältötietoa. Liitteen tyypin pääsee valitsemaan pudotusvalikosta, ja kenttä ”Piirustuksen sisältö (sama kuin nimiössä)” on vapaasti muokattavissa. Muutokset tallentuvat automaattisesti.

 

Liitteen muuntaminen arkistokelpoiseksi

Mikäli hankkeelle lisätty liite ei ole arkistokelpoinen, on A-sarakkeessa punainen huutomerkki. Liitteen voi kuitenkin muuntaa arkistokelpoiseen PDF/A-muotoon vielä arkistointivaiheessa. Painike liitteen muuntamiseen löytyy klikkaamalla hiirellä arkistoitavan asiakirjan kohdalla. Arkistointitiedot, sekä painike ”Konvertoi PDA/A-muotoon” aukeavat liitteen tietojen alapuolelle.

Muunnos tehdään klikkaamalla painiketta ”Konvertoi PDF/A-muotoon”.

Muunnoksen onnistuttua A-sarakkeen huutomerkki häviää, ja tilalle tulee valintalaatikko, jota napsauttamalla liitteen voi merkitä arkistoitavien liitteiden joukkoon.

 

Menettelyn vaihtaminen

Päätöksen saaneen hankkeen menettely korjataan ”Arkistointi” -välilehden alalaidasta, ”Tehtäväluokan korjaus” -otsikon alta. Uusi menettely valitaan ”Uusi tehtäväluokka” -valikosta, ja syy menettelyn korjaukselle kirjataan sille varattuun kenttään. Korjaus viimeistellään klikkaamalla ”Korjaa”.

Mikäli hankkeella on tarpeen vaihtaa menettelyä ennen kuin hanke on saanut päätöksen, voi tämän tehdä hankkeen perustiedoissa valitsemalla oikean menettelyn ”Menettely”-pudotusvalikosta.

 

Hankkeen merkitseminen kokonaan arkistoiduksi

Arkistonhoitaja voi merkitä koko hankkeen arkistoiduksi. Tämä auttaa esimerkiksi niissä tilanteissa, joissa hankkeella on arkistoon kelpaamaton tiedosto, jonka metatiedot vaativat arkistointia, mutta jonka arkistointi ei kuitenkaan ole tarpeellista. Tällaisessa tilanteessa hankkeen saa pois arkistointityöjonosta merkitsemällä koko hankkeen arkistoiduksi.

Painike koko hankkeen merkitsemisestä arkistoiduksi löytyy hankkeen ”Arkistointi”-välilehden alalaidasta.

 

Arkistoidun asiakirjan metatietojen korjaus

Arkistoidun asiakirjan metatietoja voi muokata Lupapisteen arkistossa eli Onkalossa. Onkaloon kirjaudutaan osoitteessa www.lupapiste.fi/onkalo. Muutokset Onkalossa voi tehdä vain arkistonhoitajan oikeudella.

Muokattavia metatietoja ovat:

  • liitetyyppi
  • sisältö
  • julkisuusluokka
  • henkilötiedot
  • myyntipalvelujulkaisu
  • näkyvyys.

 

Arkistoidun asiakirjan poistaminen arkistosta

Arkistoidun asiakirjan voi poistaa Lupapisteen arkistosta eli Onkalossa. Onkaloon kirjaudutaan osoitteessa www.lupapiste.fi/onkalo. Muutokset Onkalossa voi tehdä vain arkistonhoitajan oikeudella.

Dokumenttien poistamiseksi etsi halutut dokumentit Onkalosta. Dokumenttilistauksen auettua klikkaa “Valitse dokumentteja”-painiketta ja valitse poistettavat dokumentit.

Merkitäksesi kyseiset dokumentit poistetuksi klikkaa “Merkitse valitut poistetuksi” ja kirjoita syy dokumenttien arkistosta poistoon klikkauksen myötä aukeavaan kenttään.

Poistamisen jälkeen poistetut dokumentit palautuvat arkistointia edeltävään tilaan. Poistetut dokumentit löytyvät edelleen Onkalosta, mutta nämä saavat ”Poistettu”-merkinnän. Dokumenttihaulla dokumentteja ei enää löydä, mikäli haku kohdistetaan ainoastaan säilytysjärjestelmään. Dokumentit säilyvät edelleen normaalisti Lupapisteen hankkeen ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehdellä