Digitointi

Paperilla käsitellyt, valmistuneet hankkeet on mahdollista digitoida talteen Lupapisteen pysyväisarkistoon. Täten digitoidut hankkeet löytyvät jatkossa samasta paikasta, kuin sähköisenä alkunsa saaneet hankkeetkin.

Paperisen aineiston muuttaminen sähköiseen muotoon mahdollistaa aineiston haun sekunneissa Lupapisteen pysyväisarkistosta rakennusvalvonnan käyttäjäkunnille.

Digitointityökalun käyttöönotto

Paperilupien digitointi edellyttää, että:

  • Rakennusvalvonnalla on käytössä Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuus
  • Tiedonhallinnan käyttöönottokoulutus on pidetty
  • Digitointikokonaisuus on suunniteltu
  • Digitointityökalun käyttöohjeeseen (alla) ja hinnoitteluun on tutustuttu

Lupapisteen Digitointityökalun käyttö

Digitointi Lupapisteessä aloitetaan klikkaamalla “Arkistoi paperilupa” -painiketta.

Aukeavalle sivulle syötetään valmistuneen paperiluvan  kuntalupatunnus ja valitaan organisaatio, jossa päätös on annettu. Lupa avataan käsittelyyn klikkaamalla ”Etsi lupa” -painiketta.

Jos kuntalupatunnuksella ei löydy tietoja, yritetään hanketta hakea kartalta kiinteistötunnuksen perusteella. Tällöin Lupapiste yrittää hakea tietoa kiinteistön rakennustiedoista sijainnin perusteella.

Digitoitava hanke saa otsikokseen “Digitoidun luvan arkistointi”. Hanke saa avatessa väliaikaisen LX-alkuisen asiointitunnuksen tyypillisen LP-alkuisen asiointitunnuksen sijaan.

Avatun hankkeen tiedot on jaettu kolmelle välilehdelle. Näiden välilehtien lisäksi hanke saa Yhteenveto-välilehden. Avatun hankkeen arkistointimenettelyä pääsee tarvittaessa vaihtamaan kartan oikealta puolelta.

Mikäli hankkeelle aukeaa vääriä tietoja, tulee hanke peruuttaa. Korjaukset hankkeen tietoihin tulee tehdä taustajärjestelmään, jonka jälkeen hanke avataan uudelleen Lupapisteeseen digitoitavaksi.

”Hakemuksen tiedot” -välilehti pitää sisällään selostukset hankkeen toimenpiteistä, rakennusten pysyvät rakennustunnukset (VTJ-PRT) sekä käyttötarkoitukset. RH-tiedot eivät siirry digitoinnin myötä Lupapisteeseen.

”Osapuolet”-välilehdellä on tietoja hankkeen osapuolista.

Hankkeen skannatut liitteet lisätään ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehdelle. Lisäyksen yhteydessä liitteille määritetään metatiedot, sekä rakennukset, johon liitteet liittyvät. Lisättävän liitteen maksimikoko on 100 MB. Liitteiden lisäys tapahtuu normaalin ohjeistuksen mukaisesti.

Liitteitä lisätessä määritetään liitekohtaisesti liitteen siirtymisestä myyntiin mahdolliseen myyntipalveluun. Valitsemalla ”Estä myynti” liite ei siirry myyntiin, vaikka tiedonohjaussuunnitelmassa kyseinen liitetyyppi olisikin määritetty siirrettäväksi myytäväksi.

Digitoitu hanke jätetään arkistonhoitajalle tarkistettavaksi ”Yhteenveto”-välilehdellä klikkaamalla ”Valmis arkistoitavaksi” -painiketta. Hanke siirtyy Tarkastettavana-tilaan, ja ohjautuu arkistonhoitajan työstettäväksi.

Hankkeen tarkastuksesta vastaa arkistonhoitaja. Hän näkee luvan ”Digitoidut luvat”-välilehdellä Tarkistettavana-tilassa. Arkistonhoitaja voi vaihtaa hankkeen menettelyn sopivaan, ja tarkistaa hankkeen tiedot liitteineen, kuten muutkin arkistoon vietävät hankkeet. Hanke arkistoidaan lopulta täysin samaan tapaan, kuin muutkin hankkeet. Hanke muuttuu tämän jälkeen tilaan “Arkistoitu”.

Mikäli myöhemmin huomataan, että hankkeelle tulee lisätä asiakirjoja arkistoinnin valmistuttua, tulee prosessi aloittaa alusta klikkaamalla “Arkistoi paperilupa”.

 

Raportti digitoiduista hankkeista

Raportti digitoiduista luvista on kehityetty digitointityön seurannan tueksi. Excel-raportille nousee tiedoksi digitoitavan hankkeen LX-alkuinen tunnus, arkistointipäivä, sekä digitoitujen liitteiden määrä.

Muodostaaksesi raportin, klikkaa ensin ”Arkistoi paperilupa”-painiketta ”Hankkeet”-näkymässä. Tämän jälkeen klikkaa aukeavan näkymän oikeasta ylälaidasta löytyvää ”Digitointiraportti”-painiketta.

Materiaalia digitointiin liittyen

Julkaisuja

Videoita

Digitoinnin FAQ

K: Jos luvalla on useita rakennuksia eri kiinteistöillä, niin kuinka digitointi tällöin hoidetaan?
V: Lupapiste digitoinnin käyttöliittymä ei tällä hetkellä tue sitä mahdollisuutta, että asiakirjoja voitaisiin merkitä useampaan kiinteistöön. Tällaisissa tapauksissa voisi laittaa arkistoitavalle luvalle pääkiinteistön, jota lupa koskee. Kuvauskenttään voi kirjata tietoa, että asiakirja koskee muitakin kiinteistöjä.

K: Mitä tehdään jos kiinteistötunnus ei täsmää, eli luvalla on eri kiinteistötunnus kuin Lupapisteessä voimassaolevalla kartalla? Onhan luvan alkuperäinen kiinteistötieto pysyvästi arkistoitava?
V: Lupapisteen arkistoon tallennetaan metatietoja arkistointia ohjaamaan sekä arkiston hakuja varten. Koska käyttötapaus asiakirjojen haussa kiinteistötunnuksella on lähes poikkeuksetta se, että haetaan nykyiseltä kiinteistöltä sillä olevia lupia ja asiakirjoja, metatietoihin pitäisi laittaa nykyinen kiinteistötunnus. Alkuperäinen luvalla ollut kiinteistötunnus löytyy sitten arkistoiduista asiakirjoista (sekä rakennusvalvonnan lupa- ja rakennus- ja kiinteistörekisteristä).