Lausunnot ja naapureiden tiedottaminen

Ainoastaan viranomainen pystyy lähettämään lausuntopyynnöt sekä merkitsemään tiedotettavat naapurit "Lausunnot"-välilehden kautta.

Viranomainen ja hakija sopivat siitä, miten naapureiden kuuleminen hoidetaan. Hakija voi myös hakemuksen jättämisen yhteydessä ilmoittaa, että kunnan tulee kuulla kaikki naapurit. Kuulemispyynnöstä tulee ilmoitukset pääkäyttäjätilin kautta määritettyihin sähköpostiosoitteisiin.

Lausunnon pyytäminen

Hankkeisiin liittyvät lausunnot pyydettään hankkeen ”Lausunnot”-välilehdellä. Säännöllisesti lausuntoja antavat tahot kannattaa lisätä pääkäyttäjäasetuksissa lausunnonantajiksi, jolloin kyseiset tahot tulevat automaattisesti valittavaksi lausuntopyyntöä lähetettäessä.

Pyytääksesi lausuntoa klikkaa ”Pyydä lausunto”-painiketta. HUOM! ELY-keskukselta lausunnon pyytäminen ei ole vielä mahdollista, vaikka alla olevassa kuvassa on tähän viittaava painike.

Nähtäville tulee kaikki ne lausunnonantajat, jotka on lisätty palveluun organisaation pääkäyttäjän toimesta. Tämän lisäksi lausuntopyyntöjä voidaan lähettää valmiin listauksen ulkopuolisille tahoille syöttämällä lausunnonantajan tiedot listauksen alapuolella oleviin kenttiin. Valitse tahot, joille lausuntopyynnöt osoitetaan.

Mikäli lausuntopyyntöön tulee saada mukaan saateteksti, kirjoitetaan se listauksen alapuolella olevaan kenttään. Kirjoitettu saateteksti näkyy sähköpostiviestissä samana jokaiselle valitulle lausunnonantajalle. Huom! Mikäli eri lausunnonantajille tulee lähettää erilaisia saatetekstejä ja määräaikoja, valitse kerralla vain ne lausunnonantajat, joita kyseiset tiedot koskee. Saateteksti ei näy missään vaiheessa hankkeen osapuolille, ainoastaan lausunnonantajalle lähtevässä sähköpostiviestissä.

Kun lausunnonantajat on valittu klikkaa ”Pyydä lausunto” pyytääksesi lausuntoja. Lausunnonantaja saa pyydetystä lausunnosta tiedon sähköpostiin. Lausunnonantajille lähtee lisäksi muistutusviestit viikon välein lausuntopyynnöistä sekä erikseen määräajan täyttymisestä.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.00.18

Lähetetyt lausuntopyynnöt sekä määräajat on nähtävillä ”Lausunnot”-välilehdellä. Tietty lausuntopyyntö voidaan poistaa siihen asti, kunnes lausuntoa ei ole saatu. Lausunnonannon jälkeen lausunto ei ole poistettavissa, mutta tarvittaessa samalle taholle voidaan lähettää uusi lausuntopyyntö.

Screen Shot 2015-12-30 at 12.20.28

 

Lausunnon antaminen

Lausuntopyyntö saapuu sähköpostitse. Sähköpostin otsikossa käy ilmi, mitä hanketta pyyntö koskeen. Viesti sisältää perustietoa hankkeesta, sekä lausuntoa pyytäneen henkilön mahdollisen saatteen.

Lausuaksesi hankkeesta klikkaa sähköpostiviestissä olevaa linkkiä, joka ohjaa sinut kirjautumaan sisään Lupapisteeseen. Huom! Ensikirjautuminen palveluun vaihtelee sen mukaan, onko sinut lisätty lausuntoa pyytävään organisaatioon vakituiseksi lausunnonantajaksi, vai onko kyseessä kertaluontoinen tapaus. Mikäli sinut on lisätty vakituiseksi lausujaksi, olet saanut asiasta sähköpostitse viestin, ja pääset asettamaan itsellesi salasanan palveluun ensimmäisen lausuntopyynnön yhteydessä. Mikäli kyseessä on kertaluontoinen lausuntopyyntö, rekisteröidy palveluun lausuntopyynnön saapuessa tämän ohjeen mukaisesti. Molemmissa tilanteissa käyttäjätunnuksenasi toimii sähköpostiosoite, josta lausuntoa on pyydetty.

Kun jatkossa kirjaudut Lupapisteeseen, varmista mihin osoitteeseen viesti lausuntopyynöstä on osoitettu. Mikäli viesti on saapunut henkilökohtaiseen osoitteeseesi, kirjaudu sisään tätä hyödyntäen. Mikäli organisaatiollanne on käytössä yhteinen sähköpostiosoite lausuntoja varten, tulee sisään kirjautua yhteisellä sähköpostiosoitteella ja tälle määritetyllä salasanalla.

lausuntopyyntö mailissa

Lupapiste ohjautuu suoraan hankkeelle, jota lausuntopyyntö koskee. Tutusta hankkeen tietoihin hankkeen eri välilehdillä.

Lausunto annetaan hankkeen ”Lausunnot”-välilehdellä. Lausunnon antaminen on mahdollista ainoastaan sen tahon toimesta, keneltä lausuntoa on pyydetty. Omat lausuntopyynnöt on merkitty oranssilla värillä.

Antaaksesi lausunnon, klikkaa ”Kuvaus”-sarakkeeseen merkittyä omaa lausuntopyyntöäsi.

Kuvausta klikkaamalla aukeaa uusi sivu lausunnonantamista varten. Aloita valitsemalla ensin puoltotieto ”Puoltotieto”-valikosta. Tämän jälkeen kirjoita lausunto ”Lausuntoteksti”-kenttään. Voit halutessasi lisätä lausunnon myös liitetiedostona: tällöin klikkaa rasti ”Lausunto on liitteenä”-ruutuun ”Lausuntoteksti”-kentän alapuolella ja lisää liite omalta koneeltasi. Mikäli lisäät lausunnon liitetiedostona, lausuntotekstille varattu kenttä häviää näkyvistä.

Mikäli haluat lisätä lausuntoon vielä liitteitä (kuvia, piirroksia…), klikkaa ”Lisää liitteitä”-painiketta ”Liitteet”-otsikon alapuolella ja lisää liite omalta koneeltasi.

Antaaksesi lausunnon, klikkaa ”Lähetä lausunto”-painiketta. Huom! Mikäli painiketta ei klikata, lausunto jää luonnos-tilaan. Tämä tarkoittaa, että lausuntoa ei lisätä hankkeelle.

Julkaistu lausunto ja mahdollinen liite näkyy ”Lausunnot”-välilehdellä. Tarkempi lausuntoteksti aukeaa klikkaamalla oranssia tekstiä ”Kuvaus”-sarakkeessa. Lausunnosta muodostuu lisäksi PDF-tiedosto ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehdelle (mikäli lausunto on annettu liitteenä, ei PDF-tiedostoa muodosteta).

 

Tiedotettavien naapureiden merkitseminen

Riippumatta siitä, tiedotetaanko hankkeeseen liittyvät naapurit hankkeeseen ryhtyvän vai kunnan viranomaisten toimesta, tulee viranomaisen merkitä hankkeen kannalta oleelliset naapurit Lupapisteeseen.

Määritä hankkeesta tiedotettavat naapurit hankkeen ”Lausunnot”-välilehdellä. Mikäli hakija on hankkeen jättämisen yhteydessä ilmoittanut, että kunnan tulee kuulla kaikki naapurit, näkyy ”Kunta kuulee kaikki naapurit”-ruutu valittuna.

Aloita naapurien valitseminen klikkaamalla ”Valitse naapurit”.

Lupapiste avaa uuden sivun, jonka ylälaidassa on kartta. Kartta näyttää automaattisesti hankkeen kohdekiinteistön sinisellä.

Tiedotettavat naapurit  valitaan karttaa hyödyntämällä. Klikkaa kartan vasemmasta ylälaidasta löytyvistä työkaluista käyttöösi parhaiten tarkoitukseen sopiva:

  • Sijainti-ikoni (neljäs ylhäältä) mahdollistaa yhden naapurien määrittämisen kerrallaan. Klikkaa haluttua naapuria kartalta.
  • Neliöikoni (viides ylhäältä) mahdollistaa monikulmaisen alueen piirtämisen karttaan. Alueen sisään osuvat naapurien tiedot haetaan kerralla. Alueen piirto loppuu kaksoisklikkauksella.
  • Ympyräikonia (alimmainen ikoni) klikkaamalla karttaan saadaan määritettyä ympyrän muotoinen alue, josta tiedot haetaan kerralla.

Naapurikiinteistön omistajatiedot selvitetään KTJ-palvelun kautta: kyselypalvelu tuo automaattisesti valittujen kiinteistöjen omistajatiedot hankkeelle. Lisätäksesi naapurit tiedotettavien listaan klikkaamalla ”Tallenna”-painiketta.

Screen Shot 2015-06-30 at 12.32.31

Valitut naapurit näkyvät listauksena kartan alapuolella sekä värityksenä kartalla.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.16.23

KTJ:n kautta saatuja omistajatietoja saa muokattua klikkaamalla ”Muokka” ”Toiminnot”-sarakkeessa. Lisätyt naapurit saa poistettua listauksesta klikkaamalla ”Toiminnot”-osiosta ”Poista”.

Naapuritiedot voidaan lisätä tarpeen vaatiessa myös käsin klikkaamalla valittujen naapurien listauksen alapuolella painiketta ”Lisää naapuri”.

Tämän jälkeen kirjoitetaan tarvittavat tiedot kenttiin ja klikataan ”Tallenna”.

Screen Shot 2015-12-30 at 09.47.20

Palataksesi hankkeen tietoihin, klikkaa ”Palaa hakemukseen”.

 

Naapurien tiedottaminen sähköisesti

Sähköisen tiedottamisen myötä tiedotettavat naapurit pääsevät Lupapisteeseen näkemään hakemuksen perustiedot ja pääpiirustukset, sekä antamaan kommenttinsa hankkeeseen liittyen. Sähköinen tiedottaminen ei edellytä tiedotettavan naapurin rekisteröitymistä palveluun. Sähköisestä kuulemisesta on tarkempi ohjeistus hakijoille suunnatussa ohjeistuksessa.

Kuultavista naapureista muodostuu listaus hankkeen ”Lausunnot”-välilehdelle. Mikäli hakija on hankkeen jättämisen yhteydessä ilmoittanut, että kunnan tulee kuulla kaikki naapurit, näkyy ”Kunta kuulee kaikki naapurit”-ruutu valittuna.

Kun naapureita ei ole vielä kuultu, on listauksen naapurien tila ”Avoin”.  Kun naapurille on lähetetty sähköinen kuulemispyyntö, on tila ”Sähköposti lähetetty”.

Kun naapuri antaa kommenttinsa hankkeeseen liittyen, hankkeen osapuolet saavat tästä ilmoituksen sähköpostiin ja mahdollinen kommentti nähdään naapuritietojen yhteydessä kohdassa ”Tila”. Kuulemisesta muodostuu lisäksi tuloste hakemuksen ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehdelle.

Mikäli naapurilla ei ole huomautettavaa, tilana on ”Naapuri tiedotettu”. Mikäli naapurilla on sen sijaan huomautettavaa hankkeesta, näkyy tilana ”Naapurilla huomautettavaa”. Kommentti, sen antaja ja tarkka ajankohta päästään näkemään klikkaamalla oranssia tilaa ”Tila”-sarakkeessa.

 

Naapurien tiedottaminen paperilla ja kuulluksi merkitseminen

Mikäli naapureita ei tiedottaa sähköisesti, tulee muita kanavia käyttäen tiedotetut naapurit merkitä viranomaisen toimesta naapurilistaukseen kuulluksi. Tavoitteena on, että Lupapisteen hakemukselta löytyy kaikki tarvittava tieto hankkeeseen liittyen, joten naapureiden kuulemistiedot (kuulemislomake) on hyvä liittää hankkeen ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehdelle.

Merkitse naapurit tiedotetuksi klikkaamalla hankkeen ”Lausunnot”-välilehdelllä ”Merkitse kuulluksi” halutun naapurin kohdalla. Huom! Mikäli merkitset tietyn naapurin vahingossa kuulluksi, voit peruuttaa toiminnon siten, että menet takaisin ”Valitse naapurit”-osioon, poistat kyseisen naapurin tiedot ja lisäät ne palveluun uudelleen joko KTJ-kyselyn kautta tai käsin.

Lisätietoja siitä kuka on merkinnyt naapurit kuulluksi ja milloin, saadaan kun klikataan ”Merkitty kuulluksi”. Viranomaisen merkkaamasta kuulemisesta muodostuu lisäksi tuloste hakemuksen ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehdelle.

Screen Shot 2015-12-30 at 10.51.34