Päätöksen antaminen

Tällä sivulla kerrotaan päätöksen antamisesta Lupapisteessä, mikä käsittää hakemuksen siirtämisen käsittelyyn, Lupapisteen ja taustajärjestelmien välisen tiedonkulun sekä tarvittaessa myös päätöksenannon käsin Lupapisteessä.

Hankkeen siirtäminen taustajärjestelmään

Hanke voidaan siirtää taustajärjestelmään päätöksentekoa varten kun se on jätetty vireille. Suosittelemme, että hanke siirretään vasta, kun hankkeelta puuttuu käytännössä enää päätös: näin hankkeen käsittely ja siirto käy helpoiten.

Tarkista hankkeen tiedoista ennen käsittelyyn siirtämistä, että:

  • Kaikki tarpeelliset tiedot ja suunnitelmat on tallennettu hankkeelle
  • Sähköiset valtuutukset ovat kunnossa, ja hankkeen kannalta oleellisilta tahoilta on valtuutukset asian edistämiseen
  • Mahdolliset suunnittelijat on kuitattu OK-merkinnällä (kuittauksen puuttuminen estää suunnittelijoita koskevan tiedon siirtymisen taustajärjestelmään)
  • Hanketta koskevat lausunnot on saatu
  • Naapurien tiedotus on hoidettu

Mikäli jokin tiedoista on vajavainen tai hankkeen sisältö kaipaa muuten vielä tarkennuksia, huolehdi nämä kuntoon ennen hankkeen siirtoa käsittelyyn. Hankkeen käsittelystä on koottu oma ohjeistuksensa.

Siirtääksesi hankkeen taustajärjestelmään päätöksentekoa varten, avaa hankkeen ”Siirrä käsittelyyn”-välilehti.

Välilehdelle on koottu tarkististuslista mahdollisten suunnittelijoiden hyväksymisestä, sekä hankkeen tietojen puutteista. Perehdy listojen sisältöön, ja varmista, että hanke tosiaan on (päätöstä vaille) valmis taustajärjestelmäsiirtoon. Pääset siirtymään ”Lomakkeilla olevat huomiot”- ja ”Puuttuvat pakolliset tiedot”-listoilla mainittuihin puutteisiin klikkaamalla jokaisen puutteen perästä löytyvää ”Näytä”-sanaa. Tarkistuslistat lyhenevät välilehdellä sitä mukaa, kun hankkeen puutteet täydennetään.

Kun hanke on valmis siirtoon, klikkaa ”Siirrä käsittelyyn”-painiketta.

Hankkeen tiedot lukitaan siirron yhteydessä ja hankkeen tila muuttuu tilaan ”Käsittelyssä”. Keskusteluketju pysyy avoimena tilamuutoksesta huolimatta. Viranomainen voi lisätä tarvittaessa liitteitä ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehden kautta.

Mikäli hankkeen tietoihin tulee tehdä muutoksia käsittelyyn siirron jälkeen, tulee hanke palauttaa täydennettäväksi.

Huomaathan, että hanke tulee käsittelyyn siirron jälkeen noutaa käsittelyyn taustajärjestelmässä. Noutoon liittyvät ohjeet saat taustajärjestelmätoimittajaltasi.

 

Työnjohtaja-asian siirtäminen taustajärjestelmään (rakentamisen lupa)

Työnjohtajavastuita koskeva hakemus tai ilmoitus voidaan siirtää taustajärjestelmään päätöksentekoa varten kun se on jätetty vireille. Suosittelemme, että hanke siirretään vasta, kun hankkeelta puuttuu käytännössä enää päätös: näin hankkeen käsittely ja siirto käy helpoiten.

Tarkista hankkeen tiedoista ennen käsittelyyn siirtämistä, että:

  • Kaikki tarpeelliset tiedot on tallennettu hankkeelle
  • Sähköiset valtuutukset ovat kunnossa, ja hankkeen kannalta oleellisilta tahoilta on valtuutukset asian edistämiseen

Mikäli jokin annetuista tiedoista on vajavainen, huolehdi tähän liittyvät täydennykset kuntoon ennen hankkeen siirtoa käsittelyyn. Hankkeen käsittelystä on koottu oma ohjeistuksensa.

Siirtääksesi hankkeen taustajärjestelmään päätöksentekoa varten, avaa hankkeen ”Siirrä käsittelyyn”-välilehti.

Välilehdelle on koottu tarkististuslista hankkeen mahdollisten tietojen puutteista. Perehdy listojen sisältöön, ja varmista, että hanke tosiaan on valmis taustajärjestelmäsiirtoon. Pääset siirtymään ”Lomakkeilla olevat huomiot”- ja ”Puuttuvat pakolliset tiedot”-listoilla mainittuihin puutteisiin klikkaamalla jokaisen puutteen perästä löytyvää ”Näytä”-sanaa. Tarkistuslistat lyhenevät välilehdellä sitä mukaa, kun hankkeen puutteet täydennetään.

Kun hanke on valmis siirtoon, klikkaa ”Siirrä käsittelyyn”-painiketta.

Mitä tapahtuu klikkauksen jälkeen, riippuu siitä, onko kyseessä hakemus vai ilmoitus:

  • Mikäli kyseessä on hakemus, hankkeen tiedot lukitaan siirron yhteydessä ja hankkeen tila muuttuu tilaan ”Käsittelyssä”. Keskusteluketju pysyy avoimena tilamuutoksesta huolimatta. Viranomainen voi lisätä tarvittaessa liitteitä ”Suunnitelmat ja liitteet”-välilehden kautta. Mikäli hankkeen tietoihin tulee tehdä muutoksia käsittelyyn siirron jälkeen, tulee hanke palauttaa täydennettäväksi. Huomaathan, että hanke tulee käsittelyyn siirron jälkeen noutaa käsittelyyn taustajärjestelmässä. Noutoon liittyvät ohjeet saat taustajärjestelmätoimittajaltasi.
  • Mikäli kyseessä on ilmoitus, hanke muuttuu siirron myötä päätepisteeseensä, eli tilaan “Ilmoitus hyväksytty”. Tieto hyväksytystä työnjohtajasta siirretään taustajärjestelmään, ja vastuuta hakenut henkilö saa ilmoituksen ilmoituksen hyväksymisestä sähköpostiinsa.

Taustajärjestelmäsiirrossa esiintyvät ongelmat

Eikö hanke näy käsittelyyn siirrosta huolimatta taustajärjestelmässä? Tällaisessa tilanteessa tarkista taustajärjestelmäsiirron tilanne.

Hankkeen oikeasta ylälaidasta löytyvä ”Taustajärjestelmäsiirrot”-painike avaa listauksen hankkeesta taustajärjestelmään lähtevistä sanomista. Sanomat, ja siten myös taustajärjestelmäsiirron tila, on jaoteltu eri otsikoiden alle sen mukaa, onko taustajärjestelmä käynyt jo lukemassa sanoman, onko siirrossa tapahtunut virheitä vai odottaako hankkeen sanoma vielä siirtoa.

Selvittääksesi siirron tilanteen, klikkaa ”Taustajärjestelmäsiirrot”-painiketta.

Painikkeen klikkaaminen avaa hankkeen päälle ikkunan, jossa ilmoitetaan taustajärjestelmäsiirron tila. Tila ”Odottaa siirtoa” viittaa siihen, että hanketta ei ole syystä tai toisesta noudettu taustajärjestelmään käsittelyyn. Mikäli kaipaat tilanteen kanssa neuvoja, ensisijaisesti auttaa taustajärjestelmätoimittajan tuki.

Mikäli siirtoon ilmoitetaan liittyneen virheitä, otathan yhteyttä Lupapisteen tukeen osoitteeseen tuki@lupapiste.fi.

Hankkeen palauttaminen täydennettäväksi

Mikäli hankkeen tietoihin tulee tehdä muutoksia käsittelyyn siirron jälkeen, tulee hanke palauttaa täydennettäväksi. Palauta hanke täydennettäväksi klikkaamalla hankkeen oikeasta yläkulmasta ”Palauta täydennettäväksi”-painiketta.

Hakemuksen tila muuttuu palautuksen jälkeen tilaan ”Täydennettävänä”. Hankkeelle sähköisesti valtuutetut osapuolet saavat tästä tiedon sähköposteihinsa, ja voivat täten jälleen tallentaa tietoja sekä liitteitä hankkeelle.

Hanke voidaan siirtää tarpeellisten täydennysten jälkeen uudelleen käsittelyyn taustajärjestelmään. Huom! Jokainen kerta, kun hanke siirretään käsittelyyn taustajärjestelmään, kirjoitetaan hankkeesta uusi sanoma taustajärjestelmälle tulkittavaksi. Useiden taustajärjestelmien kohdalla tämä tarkoittaa, että mikäli hanke on jo siirretty aiemmin päätöksentekoa varten taustajärjestelmään, ei taustajärjestelmästä jo löytyvää hanketta voida yhdistää uusiin hankkeelle tallennettuihin tietoihin, vaan uudesta sanomasta (uudesta siirrosta) syntyy aina uusi hanke taustajärjestelmään.

Päätöksen siirtyminen Lupapisteeseen

Päätös sekä lupamääräykset määritetään normaalisti taustajärjestelmässä. Lupapiste noutaa taustajärjestelmästä päätöksen automaattisesti, kun sille on merkitty päätöskoodi (esim. myönnetty), päätöksen tekijä sekä päätöspäivämäärä. Huom! Taustajärjestelmästä siirretään  eilen tai aiemmin annetut päätökset. Ainoastaan jos taustajärjestelmään on merkitty erikseen päätöksenantopäivämäärä, siirtyy päätös Lupapisteeseen kyseisenä päivänä. Esimerkki: Mikäli päätöspäivämäärä on tiistai ja päätöksenantopäivämäärä torstai, päätös siirtyy Lupapisteeseen torstaina. Menettelytapaa on mahdollista säätää kuntakohtaisesti pääkäyttäjäasetuksissa.

Päätöksen siirryttyä hankkeen tila on ”Päätös annettu”. Hankkeen välilehtien sijainnit sekä nimitykset muuttuvat tukemaan päätöksen jälkeistä toimintaa. Päätös, kuntalupatunnus sekä päätösote ovat nähtävillä ”Päätökset”-välilehdellä. Päätöksen sisältöön pääset tutustumaan, kun klikkaat vasemmassa reunassa olevaa päätöksen linkkiä (päätöskoodi ja mahdollinen pykälätieto). Arkistoitava päätösdokumentti lisätään lisäksi ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehdelle.

Päätöksen yhteydessä annetut lupamääräykset löytyvät lisäksi ”Rakentaminen”(rakennusvalvonta) – tai ”Työnaikainen toiminta” (yleiset alueet) -välilehdeltä päätöksen jälkeistä asiointia varten.

Hankkeen tiedot (mukaan lukien lausunnot ja naapurien kuulemiset) löytyvät päätöksen jälkeen ”Hakemus”-välilehdeltä.

Päätösdokumentin siirtyminen Lupapisteeseen

Päätösdokumentin, eli taustajärjestelmässä muodostettavan PDF-tiedoston, siirtymisessä Lupapisteeseen hankkeelle on usein kyse ajoituksessa. Dokumentin siirtymiseen vaikuttaa se, milloin se tallennetaan taustajärjestelmässä paikalleen.

Lupapiste noutaa taustajärjestelmästä päätöksen, kun sille on merkitty päätöskoodi (esim. myönnetty), päätöksentekijä sekä päätöspäivämäärä. Jos päätösdokumentti tulostetaan taustajärjestelmän arkistoon esimerkiksi päivää myöhemmin kuin nämä tiedot, dokumentti ei valitettavasti siirry Lupapisteeseen. Mikäli päätösdokumenttia ei siis ole lisätty taustajärjestelmään samaan aikaan kuin näitä kolmea mainittua tietoa, siirtyy päätös Lupapisteeseen ilman päätösotetta.

Mikäli huomaat päätösdokumentin puuttuvan, tarkista taustajärjestelmästä, että tämä on varmasti tallennettu paikalleen. Mikäli tämä puuttuu, tallenna se taustajärjestelmään. Lupapiste tarkistaa lauantaisin, onko jo päätöksen saaneille hankkeille tarjolla uusia päätösdokumentteja, ja mikäli on, noutaa nämä hankkeille. Mikäli viikonloppuihin ajoittuva tarkistusnouto ei auta, olethan yhteydessä tukeemme (tuki@lupapiste.fi).

Eikö päätös ole siirtynyt ajallaan Lupapisteeseen?

Mikäli taustajärjestelmässä annettu päätös ei ole siirtynyt ajallaan Lupapisteeseen, voi hankkeen ”Päätökset”-välilehdellä kokeilla päätöksen noutoa käsin taustajärjestelmästä.

Noutaaksesi päätöksen käsin, klikkaa painiketta ”Hae päätöstiedot taustajärjestelmästä”. Painikkeen klikkaaminen siirtää päätöstiedot Lupapisteeseen, mikäli nämä ovat taustajärjestelmässä saatavilla.

Mikäli päätöstietoja ei ole vielä saatavilla Lupapisteeseen, siirtoyritystä seuraa virheilmoitus. Virheilmoituksen sisällöstä käy ilmi, minkä vuoksi päätöstietojen siirto ei onnistu.

Mikäli sinulle herää kysyttävää saamastasi virheilmoituksesta, olethan yhteydessä tukeemme (tuki@lupapiste.fi).

Päätöksen antaminen käsin Lupapisteessä

Hankkeelle voidaan tarvittaessa antaa päätös käsin Lupapisteessä ”Päätökset”-välilehdellä. Tämä saattaa olla tarpeen tilanteissa, jolloin kunnalla ei ole erillistä taustajärjestelmäliityntää käytössä tai jos päätöstietojen siirtyminen taustajärjestelmästä Lupapisteeseen ei ole muutoin perusteltua.

Antaaksesi hankkeelle päätöksen, siirry hankkeen ”Päätökset”-välilehdelle. Klikkaa välilehden vasemmassa reunassa näkyvää ”Anna päätös”-painiketta.

Klikkaus avaa sivun, jonne voit täydentää päätöstä koskevat tiedot. Päätöksen julkaisuun vaadittavat pakolliset tietokentät on merkitty punaisella tähtisymbolilla.

Lisätäksesi päätökseen liitteitä klikkaa sivun alalaidasta ”Lisää tiedosto”-painiketta. Lisätäksesi päätökseen vaatimuksia (kokouksia, katselmuksia, työnjohtajavaatimuksia…) klikkaa kunkin vaatimuksen rivillä Muokkaa-painiketta. Sen jälkeen pääset klikkaamaan esim. Lisää katselmus – tai Lisää työnjohtaja -painiketta ja määrittelemään tarkemmat tiedot.

Julkaistaksesi päätöksen hankkeelle, klikkaa sivun ylälaidasta löytyvää ”Julkaise päätös”-painiketta. Palvelu varmistaa vielä erikseen, haluatko varmasti julkaista päätöksen.

Annettu päätös liitteineen ja vaatimuksineen näkyy hankkeen ”Päätökset”-välilehdellä. Hankkeelle sähköisesti valtuutetut osapuolet saavat päätöksen julkaisusta tiedon sähköpostitse.

Päätöksen poistaminen

Jos haluat poistaa päätöksen Lupapisteessä, klikkaa Päätökset-välilehden oikeassa reunassa näkyvää Poista päätös-painiketta.

Huomaathan, että jos poistettava päätös on siirtynyt taustajärjestelmästä Lupapisteeseen, se siirtyy seuraavana aamuna uudestaan Lupapisteeseen, jollei taustajärjestelmän puolella tehdä vastaavia toimia siirron estämiseksi. Taustajärjestelmässä tehtäviin toimiin saat tarkemmat neuvot taustajärjestelmän tuelta.

Muutoksenhaku

Kun lupahakemukseen liittyvästä päätöksestä valitetaan tai haetaan oikaisuvaatimusta, viranomainen voi kirjata valitukset, oikaisuvaatimukset sekä mahdolliset uudet päätökset Lupapisteeseen. Muutoksenhakuun liittyvät kirjaukset tehdään viranomaisen toimesta ”Päätökset”-välilehdellä päätöksen yhteydessä toiminnolla ”Kirjaa muutoksenhaku”. Klikkaa ensin oranssilla näkyvää päätöksen linkkiä, jolloin pääset tekemään muutoksenhakuun liittyvät kirjaukset päätöksen yhteydessä toiminnolla ”Kirjaa muutoksenhaku”.

Muutoksenhaun pakollinen sisältö (tyyppi, tekijä sekä päivämäärä) kirjataan aukeaviin tietokenttiin. Tekijöillä tarkoitetaan valituksen, oikaisuvaatimuksen tai niihin annetun päätöksen tekijää.

Muutoksenhakuun liittyvät dokumentit lisätään kirjauksen yhteyteen liitetiedostoina. Myös liite on pakollinen osa kirjausta, sillä se yksilöi asian josta valitetaan tai haetaan oikaisuvaatimusta. Muutoksenhakuun liittyvä liite pystytään poistamaan ainoastaan muutoksenhaun kirjauksen yhteydestä ”Päätös”-välilehdeltä, ei ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehdeltä. Liitteet näkyvät ”Muutoksenhaku”-osion lisäksi ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehdellä omassa ”Muutoksenhaku”-osiossa.

Viranomaisen tulee kirjauksen jälkeen muuttaa hankkeen tila käsin kohdasta ”Hakemuksen tila”, jotta hankkeen osapuolet saavat asian etenemisestä tiedon sähköpostiin.

Huom! Muutoksenhakuun liittyvät tiedot eivät siirry taustajärjestelmiin vaan Lupapiste toimii ikään kuin tiedotuskanavana hankkeen osapuolille muutoksenhaun etenemisestä. Lupapiste on täten toissijainen säilytyspaikka muutoksenhakuun liittyviin tietoihin.

Screen Shot 2016-03-29 at 14.14.13

Kun muutoksenhakuun on saatu päätös, tieto lisätään samalla “Kirjaa muutoksenhaku”-toiminnolla. Tämän jälkeen muutoksenhakuun liittyviä tietoja ei voida enää muokata. Tulee kuitenkin muistaa muuttaa samalla hankkeen tila kohtaan ”Päätös annettu”, jotta hankkeen osapuolet saavat muutoksesta tiedon sähköpostiin.