Työjonon hallinta

Lupapisteen "Hankkeet"-sivun kautta nähdään organisaatiolle tulleet hakemukset ja neuvontapyynnöt. Hankkeita pystytään etsimään erilaisten kriteerien avulla. "Tehtävät"-toiminnolla voidaan luoda tehtäviä hankkeen sisältöön liittyen.

"Hankkeet"-sivun kautta voidaan myös täydentää omia tietoja, sekä tehdä uusi hakemus tai neuvontapyyntö. Etusivun kautta pystytään myös noutamaan paperilla myönnetty lupa Lupapisteeseen rakentamisen aikaista toimintaa varten.

Hankkeiden jaottelu

”Hankkeet”-sivun työjonoissa esitetään hankkeiden tiedot, sekä niihin liittyvät ilmoitukset. Hankkeet on jaettu eri välilehdille hankkeen statuksen mukaan:

  • ”Kaikki”-välilehdellä esitetään kaikki hankkeet hankkeen tilaan katsomatta.
  • ”Hakemukset”-välilehti pitää sisällään vireille jätetyt, sekä käsittelyyn siirretyt hankkeet. Tämä välilehti on oletuksena avoinna Lupapisteeseen kirjauduttuessa.
  • ”Rakentaminen”-välilehti sisältää päätöksen saaneet hankkeet.
  • ”Neuvonta”-välilehti sisältää hankkeet, joihin kaivataan viranomaisen neuvoa. Näiden hankkeiden status on ”Näkyy viranomaiselle” tai ”Avoin”. Tällä välilehdellä olevat hankkeet voivat olla joko neuvontapyyntöjä, tai hakemuksia.
  • ”Peruutetut”-välilehdellä on perutut hankkeet.
  • ”Arkistoitavat”-välilehti pitää sisällään arkistonhoitajan työjonon, eli arkistointia odottavat hankkeet. Välilehti hankkeineen näkyy ainoastaan arkistonhoitajalle.
  • ”Digitoitavat luvat”-välilehti sisältää aikanaan paperilla käsitellyt, nyttemmin sähköiseen muotoon digitoitavat hankkeet. Välilehti hankkeineen näkyy ainoastaan arkistonhoitajalle ja digitointia hoitavalle henkilölle.

Päällimmäisenä jokaisella välilehdellä ovat hankkeet, joita on päivitetty viimeisimpänä.

Rakennusvalvonnan Lupapisteessä työnjohtajien nimeämisiä koskevat asiat ovat omassa ”Työjohtaja”-jonossaan. ”Tehtävät”-työjonosta löytyvät organisaation hankekohtaiset tehtävät.

 

Hankkeiden muutosten seuranta työjonossa

Hankekohtaiset ilmoitusikonit viestivät viranomaisten sisäisistä huomioista sekä hankkeen osapuolten tekemistä muutoksista hankkeilla.

Ilmoitusikonit ovat käyttäjäkohtaisia ja ne nollautuvat hankelistauksesta sen jälkeen, kun hankkeilla tapahtuneet muutokset on merkitty nähdyksi. Ikonien seuranta ja nollaaminen on tärkeä osa työjonon hallintaa – mitä aktiivisemmin hankekohtaiset ikonit pitää ajantasalla, sitä helpommin hankkeilla tapahtuvien muutosten seuranta käy.

Ikonit esitetään hankelistauksen vasemmassa laidassa, ”Ilmoitukset”-sarakkeessa”.

  • Ensimmäisenä vasemmalta näkyvä huomio-ikoni kertoo viranomaisten sisäisistä huomioista hankkeella. Hankkeen ”Huomiot”-palstalle kirjatut muistiinpanot saa esiin viemällä hiiren ikonin päälle. Huomio-ikoni muuttaa ulkonäköä sen mukaan, kuinka kiireelliseksi hanke määritetään ”Huomiot”-palstalla viranomaisen toimesta (hanke voi olla ”kiireellinen”, ”normaali” tai ”odottaa” tilanteen mukaan).
  • Tähti-ikoni kertoo, että hankkeella on muuttuneita tietoja sitten käyttäjän viime kirjautumisen.
  • Klemmari kertoo hankkeille lisätyistä liitteistä
  • Puhekupla kertoo, että hankkeella on uusia kommentteja keskusteluketjussa

Lupapiste esittää jokaisella välilehdellä päällimmäisenä ne hankkeet, joita on päivitetty viimeisimpänä. Toisinsanoen, aina kun hankkeelle tulee muutos, se nousee hankelistauksen ylimmäiseksi. Hankkeiden esitysjärjestystä voi halutessaan muuttaa klikkaamalla haluttua kriteeriä (esimerkiksi ”Hakija”, ”Jätetty”, ”Päivitetty”…) hankelistan yläpalkista. Esimerkiksi klikkaamalla sarakkeen ”Jätetty”-otsikkoa, järjestyvät hankkeet kyseisellä välilehdellä siten, että ylimmäksi nousee vanhin pisimpään vireillä ollut hanke. Klikkaamalla ”Jätetty”-otsikkoa uudelleen, nousee listan kärkeen viimeisimpänä vireille jätetty hanke.

 

Hankkeiden etsiminen sanahaulla

Voit etsiä hankkeita ”Hankkeet”-sivulla sanahaun avulla. Haku tapahtuu ”Etsi hankkeita”-kentässä, ”Hankkeet”-sivun vasemmassa ylälaidassa.

Kirjoita kenttään haluamasi hakusana (esimerkiksi hankkeen osoite, lupa- tai kiinteistötunnus, hakijan nimi…), ja Lupapiste suodattaa kyseisen sanan sisältävät hankkeet esiin. HUOM! Haku kohdistuu sille välilehdelle, joka on parhaillaan auki. Mikäli hanketta ei löydy, tarkistathan, että olet oikealla välilehdellä hanketta etsiessäsi.

Huom! Rakennusvalvontojen työjono eroaa muista toimialoista siinä, että työjono on jaettu ”Hankkeet”-työjonoon (näyttää hakemukset ja neuvontapyynnöt) sekä ”Työnjohtajat”-työjonoon (näyttää työnjohtajahakemukset ja -ilmoitukset). Työnjohtajan nimeämiset eivät näy oletusarvoisesti ”Hankkeet”-työjonossa vaan sen sijaan erillisessä työnjohtajajonossa. Mikäli haku kohdistuu työnjohtaja-asioihin, tulee tämä tehdä ”Työnjohtaja”-jonossa.

 

Hankkeiden etsiminen lisähakuehdoilla

Voit etsiä hankkeita ”Hankkeet”-sivulla erilaisten lisähakuehtojen, kuten toimenpiteiden, alueiden sekä avainsanojen, avulla. Huom! Avainsanojen sekä aluejaon hyödyntäminen vaatii kunnan pääkäyttäjältä toimenpiteitä.

Katso ohjevideo lisähakuehtojen käyttämisestä:

Etsiäksesi hanketta lisähakuehtojen avulla, klikkaa Hankkeet-sivulla ”Lisähakuehdot”-painiketta.

Klikkauksen myötä avautuu valintoja, joiden avulla hankkeita voidaan jaotella:

  • ”Henkilön työjono” -valinnan avulla hankkeita voi rajata näkyviin sen mukaan, kuka on merkitty hankkeelle käsittelijäksi.
  • ”Rajaa avainsanoihin”-valinnan avulla hankkeita rajataan niille asetettujen avainsanojen perusteella. Avainsanat ovat organisaatiokohtaisia. Avainsanojen lisäämisestä hankkeelle on oma ohjeensa.
  • ”Rajaa toimenpiteittäin”-valinta mahdollistaa halutun toimenpiteen etsimisen hankkeilta. Mikäli halutaan etsiä esimerkiksi hakemukset, joiden toimenpiteeksi on valittu ”Maalämpöputkien sijoittaminen”, onnistuu tämä toimenpiderajauksen avulla.
  • ”Rajaa aikaan”-valinta mahdollistaa hankkeiden etsimisen lupa-ajan perusteella. Haun avulla on mahdollista etsiä esimerkiksi hankkeita, joiden lupa-aika on alkanut, mutta hanke ei ole vielä valmistunut. ”Aikaväli”-valinnalla rajataan haun tuloksia ajan perusteella. ”Rajaa aikaan”-hakuehto on käytössä ainoastaan Yleiset alueet -moduulissa.
  • ”Rajaa alueeseen”-valinnan avulla hankkeita voidaan rajata esiin hankkeen sijainnin perusteella. Alue, johon hanke sijoittuu, määräytyy automaattisesti hankkeen avauksen yhteydessä. Ominaisuuden hyödyntämiseksi organisaation pääkäyttäjän tulee ladata organisaatiokohtainen aluejako Lupapisteeseen.

Hankelistaus päivittyy välilehdellä sitä mukaa, kun hakukriteerejä lisätään tai poistetaan. Hakuehtoja voidaan luonnollisesti myös yhdistellä.

Nollataksesi haun klikkaa ”Tyhjennä hakuehdot”-painiketta.

HUOM! Haku kohdistuu sille välilehdelle, joka on parhaillaan auki. Mikäli hanketta ei löydy, tarkistathan, että olet oikealla välilehdellä hanketta etsiessäsi.

 

Lisähakuehtojen tallentaminen ja poistaminen

Voit tallentaa itsellesi mieluisia hakuehtoja helpottaaksesi työjonon hallintaa. Hakuehdot ovat käyttäjäkohtaisia, eli et voi hyödyntää muiden luomia hakuehtoja.

Luo ensin haluamasi hakuehto tämän ohjeen mukaisesti. Tämän jälkeen nimeä hakuehto ”Nimeä ja tallenna hakuehdot”-kenttään. Tallenna hakuehto klikkaamalla painiketta ”Tallenna hakuehdot”.

Löydät tallentamasi hakuehdot ”Tallennetut hakuehdot”-valikon kautta, sekä ”Etsi hankkeita”-kentän oikealta puolelta valikosta ”Valitse tallennettu hakuehto”.

Poistaaksesi hakuehdon klikkaa ”Poista”. Huom! Hakuehtojen muokkaaminen ei ole mahdollista. Mikäli haluat muokata hakua, luo ja tallenna kokonaan uusi hakuehto, ja poista vanha.

 

Lisähakuehtojen asettaminen oletushakuehdoksi

Voit halutessasi tallentaa Lupapisteeseen itsellesi oletushakuehdon nopeuttaaksesi sinua kiinnostavien hankkeiden löytymistä. Oletushakuehto on automaattisesti valittuna, kun kirjaudut sisään Lupapisteeseen. Toisinsanoen, aina kirjautuessasi sisään, ”Hankkeet”-sivulle rajataan hankkeet oletushakuehtosi mukaisesti.

Asettaaksesi jonkin tallentamistasi hakuehdoista oletushakuehdoksi, klikkaa ”Lisähakuehdot”-painiketta.

Avaa tallentamasi hakuehdot klikkaamalla ”Tallennetut hakuehdot”-painiketta. Aseta haluamasi hakuehto oletushakuehdoksi klikkaamalla ”Aseta oletushakuehdoksi”.  Oletushaku saadaan pois päältä klikkaamalla ”Asetettu oletushakuehdoksi”.

 

Omat hankkeet -työjonon tallentaminen

Voit halutessasi luoda itsellesi lisähakuehdon, jonka avulla löydät helposti ne hankkeet, joihin sinut on merkitty käsittelijäksi.

Luo ensin haluamasi hakuehto tämän ohjeen mukaisesti. Valitse hakukriteeriksi ”Henkilön työjono” -valikosta oma nimesi. Tallenna hakuehto tämän ohjeen avulla.

Mikäli haluat, että joka kerta kirjautuessasi Lupapisteeseen hakuehto on automaattisesti käytössä, määritä luotu lisähakuehto oletushakuehdoksi.

 

Hankekohtaiset tehtävät

”Tehtävät”-toiminto pitää sisällään kahdenlaisia tehtäviä: kollegalta toiselle luotuja manuaalitehtäviä, sekä liitteiden lisäämisestä syntyviä automaatti-ilmoituksia. Tehtävä kohdistuu hankkeella halutulle välilehdelle, haluttuun hakemuksen osaan. Tehtäviä voi luoda hankkeelle aina hankkeen päättymiseen saakka. Tehtävien luomisesta löytyy kuvallinen ohjeistus täältä.

Tehtävät löytyvät ”Hankkeet”-sivulta omasta ”Tehtävät”-työjonostaan. Työjonossa ilmoitetaan suluissa olevalla numerolla, mikäli sinulle henkilökohtaisesti on kohdistettu avoimia tehtäviä.

Avataksesi jonon klikkaa valinta ”Tehtävät”-työjonoon. Työjonoon avataan oletuksena omat avoimet, manuaalisesti luodut tehtävät.

Tehtävät on jaettu eri välilehdille.

  • ”Kaikki”-välilehti pitää sisällään kaikki organisaation tehtävät. Tehtävät ovat joko avoinna tai valmiina.
  • ”Avoimet”-välilehti pitää sisällään itselle kohdistetut, avoimet tehtävät. Nämä tehtävät on luotu manuaalisesti hankkeilla joko itsen tai kollegan toimesta.
  • ”Ilmoitukset”-välilehti sisältää liitteiden lisäämisestä syntyvät, avoimet automaattitehtävät. Nämä tehtävät syntyvät, kun asiakas lisää hankkeelle liitteen, jonka lisäämisestä on toivottu erillistä ilmoitusta. Liitteitä, joista tällainen automaatti-ilmoitus toivotaan, hallitsee Lupapisteen pääkäyttäjä.
  • ”Valmiit”-välilehti pitää sisällään valmiit tehtävät.

Tehtäviä pystyy suodattamaan ”Lisähakuehdot”-painiketta klikkaamalla.

Tehtävää klikkaamalla pääsee siirtymään hankkeelle, johon tehtävä kohdistuu. Mikäli tehtävä on tehty, kuittaa se valmiiksi klikkaamalla ”Valmis”-painiketta.

 

Hakemuksen tai neuvontapyynnön luominen

Hakemuksen tai neuvontapyynnön luomisesta on koottu ohjeistusta erityisesti asioitsijoille, mutta sama ohjeistus palvelee hyvin myös viranomaiskäyttäjiä. Tutustu ohjeistukseen täältä.