Joulukuun kuntatapaamisten materiaali nyt nähtävillä

14.12.2015

kiinteistönmuodostusKuntatapaaminenmateriaalirakennusvalvontasähköinen lupakäsittelyyleiset alueetympäristötoimi

Lupapisteen toimialakohtaisissa kuntatapaamisissa viranomaiset, muut palvelumme sidosryhmät sekä Lupapisteen tiimiläiset kohtaavat yhteisen tiedonjaon merkeissä. Joulukuussa pidettyjen kuntatapaamisten materiaalit ovat nyt nähtävillä Lupapisteen Slideshare-tilin kautta alta (pl. Kiinteistönmuodostus).

Seuraavat kuntatapaamiset pidetään maalis-huhtikuussa 2016 – tietoa näistä myöhemmin tapahtumakalenterissamme. Rakennusvalvontojen kuntatapaamisen päivämääräksi on kuitenkin jo varmistunut 21.4.2016. Paikka ja sisältö tarkennetaan myöhempänä.

1.12.2015 Ympäristötoimen kuntatapaamisen materiaali nähtävillä täällä.

2.12.2015 Yleisten alueiden kuntatapaamisen materiaali nähtävillä täällä.

8.12.2015 Kiinteistönmuodostuksen kuntatapaamisesta ei löydy erillistä materiaalia, sillä tapaamisessa tutustuttiin ajankohtaisiin aiheisiin ja tehtyihin kehitystöihin Lupapisteen testiympäristön kautta.

  • Mikäli haluat nähdä miltä kiinteistönmuodostuksen moduuli näyttää, pyydä harjoittelutunnukset Lupapisteeltä osoitteesta: ilona.liesmaki@solita.fi

10.12.2.105 Rakennusvalvontojen kuntapaamisen materiaali nähtävillä täällä.

  • ”Kohti 100% sähköistä lupakäsittelyä” -teemalla järjestetyssä tilaisuudessa pidettiin viranomaispaneeli sekä turinatuokioita tiettyjen aihepiirien tiimoilta. Alla tärkeimmät huomiot keskusteluista.

 

Rakennusvalvontojen kuntatapaamisen tärkeimpiä huomioita:

Viranomaispaneeli ”Huomioita täysin sähköiseen lupakäsittelyyn siirryttäessä”:

  • 100% sähköinen lupakäsittely helpottaa hakemusten hallintaa – kansiot / paperit eivät pyöri toimistolla tai pahimmassa tapauksessa huku
  • Lupapisteen onnistunut käyttöönotto vaatii ajatusta ja aikaa: selkeää tavoitetta, roolitusta, sidosryhmien osallistamista hyvissä ajoin käyttöönottoon, resursseja, asiakasopastusta (asiakkaiden opastus neuvontapisteillä, asiakaskohtaamisissa, verkkosivuilla) sekä investointeja tekniikkaan (isommat näytöt, skannerit, mobiililaitteet työmaalle)
  • Aikaa kannattaa käyttää pääsuunnittelijoiden kouluttamiseen ja motivointiin. Saadaan laadukkaampia hakemuksia ja säästetään viranomaisten työaikaa.

Lupapiste lupasihteerien näkökulmasta:

  • Viranomaisten sisäinen ”Huomiot”-kenttä toimii hyvänä muistioväylänä viranomaisten kesken
  • Avainsanoilla voi merkitä hakemuksia ja hakunäkymään saa tehtyä niiden avulla rajauksia
    • Ohje lisähakuehtojen käyttämiseen täällä
  • Viikoittainen palaveri Lupapisteestä organisaation kesken on hyvä juttu. Vaihdetaan tietoa uudistuksista, muutoksista ja sparrausta palvelun käytöstä, yhteisten toimintatapojen sopimista ja tietojen vaihtoa lupiin liittyen
    • Selkeä vetäjä palaverille
  • Usein lupasihteerit tarkistavat hakemuksen. Hyvä käytäntö on pyytää lisäykset ja tarkennukset hakijalta ja vasta täysin valmisteltuun hakemukseen pyytää lausunnot.
    • Huom! Lausuntopyyntöön saa nykyään lisättyä saatetekstin

Motivointi muutokseen ja roolitus

  • Selkeä roolitus alusta lähtien palvelee kaikkia osapuolia
    • Kts. Vantaan rakennusvalvonnan lupakäsittelyn prosessikuvaus täällä.
  • Päättäjien vakuuttaminen tarvittavista resursseista Lupapisteen käyttöönoton yhteydessä  – täten toiminnan suunnittelu ja toteutus kokonaisuutena sujuvampaa
    • Lupapiste toimittaa tähän liittyen materiaalia myöhemmin
  • Asiakasnäkökulman mielessä pitäminen ja luvanhaun helpottaminen: 1. Lupapisteen hakemuksen käynnistäminen asiakkaalle esim. siten, että kutsutaan suunnittelija viranomaisen toimesta mukaan hakemukselle Lupapisteeseen –> laadukkaampia hakemuksia/rakennustietoja tuleville sukupolville
  • Kannattaa testata asiakasnäkökulmaa Lupapisteen testiympäristössä osoitteessa: www-qa.lupapiste.fi – osaa neuvoa asiakkaita paremmin
    • Rekisteröidy koulutusympäristössä käyttäjäksi (https://www-qa.lupapiste.fi/app/fi/welcome#!/register), valitse verkkopankkitunnistautuminen, Nordean pankki (antaa tunnukset valmiiksi), paina ok kahteen kertaan ja sen jälkeen syötä maili-&muut tiedot jotta saat vahvistuslinkin sähköpostiin. Tämän jälkeen pääsetkin käyttämään koulutusympäristöä eri Lupapiste-kuntien alueella.
    • Asiakasohjeita ohjeet-sivulla

Poikkeamispäätökset ja suunnittelutarveratkaisut Lupapisteessä

  • Päätökset tehdään asianhallintajärjestelmässä ja palautetaan Lupapisteeseen asiakkaan nähtäväksi
  • Asianhallintajärjestelmien liityntöjen tuotantokäyttökokemuksia odotellaan kunnista
    • Kommentit Tero Tukiaiselle: tero.tukiainen@solita.fi
  • Toiveena kunnilla oli, että palveluun lisättäisiin tuki lautakuntakäsittelylle

Rakentamisen aikainen toiminta ja työnjohtajakäsittely Lupapisteessä

  • Työnjohtajahakemukseen /-ilmoitukseen toivottiin selkeytystä ja ohjausta tietojen täyttämisessä: voi olla, että työnjohtaja tekee erillisen nimeämisen eikä tiedä onko kyseessä hakemus vai ilmoitus
    • Helpotusta esim. Parempi ohjeistus hakijalle työnjohtajan kutsumisessa, Työnjohtajan pätevyystiedostojen tuonti mukaan hakemukselle muiden omien tietojen lisäksi sekä ohjeistus: ”Jos olet toiminut vastaavissa tehtävissä kyseisessä kunnassa viimeksi kuluneen 5 vuoden aikana, valitse Ilmoitus. Muussa tapauksessa valitse Hakemus”
  • Erityissuunnitelmien toimittaminen kokonaisuutena kerrallaan ja käsittelijälle tehtävälista
    • Tulossa palveluun vuoden 2016 alkupuolella
  • Katselmusten siirto taustajärjestelmästä Lupapisteeseen päin sai kannatusta sekä CGI:ltä että Sitolta
  • Vanhoja paperilla olevia rakennuslupia voidaan avata taustajärjestelmästä, jotta niihin voidaan tehdä sähköinen tjo-hakemus
    • Tästä on huomioitava Helsingin kokemukset: Jos luvalla ei ole hakijan sähköpostiosoite oikein tai se puuttuu, valtuutusta ei alkuperäiseen lupaan tule automaattisesti ja se aiheuttaa selvittelyä
  • Monisivuisten PDF-dokumenttien leimaus siten, että leima vain 1.sivulle
  • Liitteiden sivulle käyttöliittymän parantaminen, mm. parempi ryhmittely, järjestely ja seurattavuushallinta
  • Viranomaiskäyttäjää helpottaisi, jos rakennusluvan tila saattaisiin näkyviin työnjohtajan listalle

 

Jaa tämä sisältö