Uudistuksia palvelussa 1.3.2018

01.03.2018

arkistointilausunnotlausuntoleimausliitteetpäivityspäivitystiedotesähköinen arkistointisähköinen leimausTOSyritystili

Tutustu Lupapisteen viimeisiin päivityksiin tämän tiedotteen avulla tai osallistumalla maksuttomaan webinaariin, jossa esitellään päivityksen pääkohdat. Katso webinaari tästä.

Uudistuksia

Yritystillin rekisteröiminen uudistuu

Yritystilin rekisteröityminen uudistuu. Uudistuksen yhteydessä myös laskutusvaihtoehdot uusiutuvat. Jatkossa asiakkaan on mahdollisuus valita palvelulle joko kuukausilaskutus tai vuosilaskutus.

Myös kunnat hyötyvät Yritystilistä. Yritystili tuo näkyvyyden hankkeelle kaikille Yritystiliin kuuluville. Tämä helpottaa tilanteita, joissa esimerkiksi kunta toimii luvanhakijana. Yritystilin avulla hankkeesta tulee automaattisesti kunnan omaisuutta eikä hankkeen hallinnointi ole yhden työntekijän takana. Yritystilin avulla vältytään myös siltä, että jokaisen kunnan työntekijän olisi suoritettava vahva tunnistautuminen henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksillaan.

Lisätietoja Yritystilistä: Myyntipäällikkö Paula Vahtola 040 554 9149

 

Parannuksia

Lausunnon liitteet ovat jatkossa tyyppiä Lausunnon liite (aiheuttaa muutoksia arkistointiin ja tiedonohjaussuunnitelmaan!) 

Aiemmin lausuntojen liitteet ovat olleet Muu liite-tyyppisiä. Tämä on aiheuttanut sen, että lausuntojen liitteet ovat ”hukkuneet” hankkeen liitteiden joukkoon ja näiden liitteiden arkistointi on aiheuttanut harmaita hiuksia. Jatkossa lausuntoa annettaessa Lupapiste tarjoaa automaattisesti liitteen tyypiksi Lausunnon liite, jolloin näiltä hankaluuksilta vältytään. Lausunnonantaja voi toki edelleen valita liitetyypiksi muunkin kuin lausunnon liitteen, mutta jatkossa oletuksena on, että lausunnon liitteet ovat lausunnon liitteitä.

Arkistoinnin kannalta tämä tarkoittaa sitä, että tämä uusi liitetyyppi on lisättävä tiedonohjaussuunnitelmaan, jotta se saadaan arkistoitua. Lausunnon liite-liitetyyppi on lisätty luonnostiedonohjaussuunnitelmaan automaattisesti nykyisen Lausunto-tyyppisen asiakirjan liitteeksi. Liitteen metatiedoiksi kopioidaan samat kuin lausunnolla on. Jotta uusi liitetyyppi saadaan aktivoitua käyttöön, tulee tiedonohjaussuunnitelmasta julkaista uusi versio. Nyt on hyvä hetki tarkistaa myös, että lausunnot ja lausuntojen liitteet löytyvät niistä menettelyistä, joissa kunnassanne lausuntoja annetaan. Esimerkiksi rakennuslupamenettelyssä lausunnon liite saattaa näkyä näin:

Lausunnon lisäys liitteenä 

Joskus lausuntoa antavat viranomaiset toimittavat lausuntonsa erillisenä PDF-tiedostona eivätkä siis kirjaa lausuntoaan suoraan Lupapisteeseen.  Selkeyden vuoksi jatkossa näissä tilanteissa valitaan tarkennus ”Lausunto liitteenä”. Tämä valinta mahdollistaa sen, että hankkeelle ei muodostu enää jatkossa erillistä Lupapisteen pohjaan lisättyä PDF-tiedostoa lausunnosta, vaan hankkeella on joko liitteenä lisätty lausunto tai Lupapisteeseen kirjattu lausunto.

 
Kirjatut tiedot säilyvät jatkossa liitteen lisäyksessä, vaikka välilehti vaihtuu

Liitetaulukko on aiemmin tyhjentänyt siihen täytetyt tiedot automaattisesti, jos olet siirtynyt Suunnitelmat ja liitteet-välilehdeltä hankkeen muille välilehdille (esim. Hakemuksen tiedot-välilehdelle) painamatta Valmis-painiketta.

Jatkossa näin ei ole, vaan tiedot säilyvät taulukossa, mikäli poikkeat hankkeen muilla välilehdillä. Muistathan kuitenkin edelleen painaa Valmis-painiketta ennen kuin poistut hankkeelta.

 

Leimaus ei enää muuta liitteen hyväksyjää

Aiemmin hankkeen käsittelijän OK-merkinnällä hyväksymästä liitteestä on kadonnut tieto hyväksynnästä, jos hankkeen myöhemmässä vaiheessa toinen henkilö on leimannut liitteet. Joskus on siis käynyt niin, että

  1. Tarkastaja Tarmo katsoo, että asemapiirros on OK -> merkitsee OK
  2. Aikaa kuluu… päätös annetaan…
  3. Sihteeri Sirpa saa tehtäväkseen leimata hankkeen liitteet.
  4. Sirpa leimaa asemapiirroksen, jolloin OK-merkitsijäksi tulee Sirpa ja tieto siitä, että Tarmo on joskus hyväksynyt liitteen, on kadonnut.

Jatkossa näin ei siis käy, koska vanha OK-merkintä jää näkyviin myös leimattuun liitteeseen.

 

Hakemuksen tekijä -rooli poistuu

Hakemuksen tekijä-rooli poistetaan tarpeettomana. Tästä lähtien siis kaikki hankkeen valtuutetut osapuolet ovat tasavertaisia kirjoitusoikeudellisia henkilöitä. Tämä mahdollistaa myös sen, että kaikki osapuolet voidaan samalla tavalla poistaa hankkeilta. Vain viimeistä valtuutettua ei voi poistaa.

 

Tulossa

  • ELY-keskuksille tehty lausuntotoiminto on testattavana ELY:llä.
  • Arkistonhoitajalle oikeus merkitä väärin arkistoituja asiakirjoja poistetuksi

 

Jaa tämä sisältö