• Tiedonhallinta
  • Ympäristötoimi
  • Yleiset alueet
  • Rakennusvalvonta
  • Paperimaailmasta lupakäsittelyyn ja pysyväisarkistointiin verkossa

    Hoida rakennuslupakäsittely sekä asiakaspalvelu yhden luukun periaatteella verkossa - aina ennakkokyselystä asiakirjojen pysyväisarkistointiin asti.


    Palvelut rakennusvalvonnalle

    kaytto-viranomainen-rakennusvalvonta-02

    Asiointi ja lupakäsittely

    Hallinnoi hankkeita ja kyselyjä verkossa koko organisaation kesken ja pidä asiakkaat tietoisena hankkeen etenemisestä.

    Hakemustiedot ja –asiakirjat siirtyvät rajapintojen ansiosta taustajärjestelmään ja takaisin, mikä poistaa tarpeen tietojen näpyttelylle.

    kaytto-viranomainen-tiedonhallinta-03

    Tiedonhallinta ja arkistointi

    Lupapisteen tiedonhallinta löytyy samasta tutusta käyttöliittymästä kuin sähköinen asiointi. Yhden kirjautumisen takana löytyy sähköisen asioinnin hankkeiden ja lupahakemusten lisäksi hakunäkymä asiakirjoihin: piirustukset, suunnitelmat, selvitykset, päätökset, pöytäkirjat ja muut asioinnissa ja asiankäsittelyssä syntyneet asiakirjat.

    Sari Tokoi

    Koulutukset ja konsultointi

    Tarjoamme käyttöönottokoulutusten ohessa lisäkoulutuksia ja konsultointia sähköisestä lupakäsittelystä. Ole meihin yhteydessä, niin suunnitellaan juuri organisaationne tarpeita parhaiten vastaava paketti.

    Ota yhteyttä:

    Sari Tokoi
    Asiakkuuspäällikkö, Lupapiste 
    sari.tokoi@evolta.fi

    Parempaa asiakaspalvelua

    ”Todella hyvä työkalu siihen, että me ollaan löydetty jotain yhteistä kuntien rakennusvalvonnoissa. Selvästi on huomattavissa se, että lupakäsittely on nopeutunut ja asiakaspalvelu parantunut. Se vanha sähköposti, puhelinsoitto, liimalappu on muuttunut siihen, että saadaan keskustelukanavan kautta asiakkaalle välittömästi tieto ja asiakas pystyy liittämään asiapapereita oman aikataulunsa mukaan.”

    Hannu Paasovaara
    Rakennustarkastaja, Iin kunta

    Selvästi on huomattavissa se, että lupakäsittely on nopeutunut ja asiakaspalvelu parantunut.


    Palvelun käyttö

    Yhteisestä työjonosta näkyy kaikki lupakohteet, hakemukset ja neuvontapyynnöt kerralla.

    • Lupapisteen työjono kokoaa yhteen paikkaan sähköisen asioinnin kautta tulevat hankkeet. Voit tarkastella hakemuksia, valvontakohteita ja neuvontapyyntöjä kätevästi erillisten lisähakuehtojen avulla. Hankkeita voidaan jaotella mm. toimenpiteiden, niille määriteltyjen avainsanojen, käsittelijöiden ja alueiden mukaan. Hakemus voidaan avata käsittelyyn tai välittää se edelleen kollegalle.
    • Ikoneista näet yhdellä silmäyksellä sisäiset huomiot sekä uudet tiedot, viestit ja liitedokumentit lukumäärineen.
    • Näet missä vaiheessa hakemus on, koska sitä on viimeksi muutettu ja kuka sitä käsittelee.
    • Näet neuvontapyyntöjen osalta myös muut organisaatioon tulleet neuvontapyynnöt. Saat apua vastaamiseen, kun näet aiemmat omat ja kollegoiden antamat vastaukset lähialueilta.

    Hankkeen työtilasta löytyvät kaikki hankkeen tiedot.

    • Asiakkaat täyttävät hakemukset ja ilmoitukset Lupapisteeseen valittujen toimenpiteiden pohjalta, jolloin asiakkaalle tulee täytettäväksi vain päätöksentekoa varten tarvittavat tiedot pitkän yleisen lomakkeen sijasta. Hakemusten laatu paranee, kun palvelu opastaa käyttäjää ja tarkastaa osin tietojen oikeellisuutta. Viranomaisten tekemää tiedonsyöttöä paperilomakkeista taustajärjestelmään ei myöskään enää tarvita, mikäli kunnan taustajärjestelmä on liitetty Lupapisteeseen.
    • Voit pyytää sähköisiä lausuntoja muilta viranomaisilta sekä hoitaa myös napurien kuulemisen verkossa. Näet yhdeltä välilehdeltä kaikki hankkeen osapuolitiedot: Luvanhakijat, suunnittelijat, työnjohtajat ja luvan maksajan. Sähköisen hankekutsun hyväksyminen poistaa tarpeen perinteiselle valtakirjalle.

    Hankkeesta käyty keskustelu on aina nähtävilläsi.

    • Hankkeeseen liittyvä eri osapuolten välinen kommunikointi on äärimmäisen helppoa. Voit pyytää asiakkaalta lisätietoja ja tarkennuksia hankekohtaisen keskusteluikkunan kautta ja hankkeeseen liittyvä keskustelu löytyy aina tallennettuna yhteen paikkaan. Läpinäkyvyys ja kaikkien oikeusturva kasvavat.
    • Voit lisätä hakemukseen vain viranomaisille näkyviä valmistelumerkintöjä, joilla voit välittää hakemukseen liittyvää tietoa kollegoillesi tai käyttää oman muistin tukena.

    Asiakirjojen hallinta yhdellä välilehdellä.

    • Kaikki hakemukseen liittyvät dokumentit löytyvät yhdeltä välilehdeltä. Hakijalta vaaditaan oletusarvoisesti ne liitteet, jotka kunta itse on määrittänyt vaadittavaksi kyseisen toimenpiteen luvanhaun yhteydessä. Voit tarkastella yksittäisiä suunnitelmia ja kirjata niihin liittyvät omat kommenttisi.
    • Voit pyytää liitteistä ja suunnitelmista uusia versioita sekä palata suunnitelmien aiempiin versioihin. Luvanhaun aikaiset ja päätöksen jälkeen toimitetut asiakirjat (erityissuunnitelmat) esitetään omassa listassaan.
    • Lupapisteessä onnistuu sähköisesti aineistojen hyväksyntä, allekirjoitus, leimaus kuin myös aineistojen sähköinen pysyväisarkistointi Sähke 2 –vaatimusten mukaisesti tiedonhallintakokonaisuuden käyttäjille.

    Asiakirjojen sähköinen pysyväisarkistointi ja dokumenttihaku tiedonhallinnan asiakkaille.

    • Sähköisessä asioinnissa tarkastetaan asiakkaan asiakirjojen arkistokelpoisuus ja tehdään tarvittaessa muunnos arkistokelpoiseen muotoon niissä kunnissa, joissa Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuus on käytössä. Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmä tuottaa automaattisesti asioille ja asiakirjoille kaikki aineiston käsittelyä ja säilytystä tarvittavat metatiedot.
    • Valmistuneet asiat siirretään Lupapisteen sähköiseen säilytysjärjestelmään tai muuhun ulkoiseen arkistopalveluun. Dokumenttihaun kautta asiakirjoja voidaan hakea sekunneissa erilaisten hakuehtojen avulla – sekä asioinnin että arkiston osalta.

    Hankkeen elinkaari jatkuu lupapisteessä aina valmistumiseen asti.

    • Hakemuksesta tehty päätös ja sen ehdot ovat nähtävillä hankenäkymässä. Jos organisaatio tekee päätöksen omassa taustajärjestelmässä, siirtyy se automaattisesti näkyville Lupapisteeseen. Lupamääräykset esitetään Lupapisteessä yhtenä kuitattavana listana.
    • Hankkeen elinkaari jatkuu rakentamisen aikaisella asioinnilla päätöksenteon jälkeen ja kaikki osapuolet voivat seurata hankkeen etenemistä työtilassa.
    • Päätöksessä vaaditut ilmoitukset, kokoukset, katselmukset, henkilöiden nimeämiset ja asiakirjojen tallentamiset tehdään Lupapisteessä.