• Tiedonhallinta
  • Ympäristötoimi
  • Yleiset alueet
  • Rakennusvalvonta
  • Tiedonhallinta poistaa paperit lupaviranomaisten arjesta

    Kuntien lupa-asioinnissa käsitellään ja tuotetaan vuosittain miljoonittain asiakirjoja. Iso osa syntyvästä aineistosta luokitellaan pysyvästi säilytettäväksi, ja ne on näihin päiviin asti käsitelty ja arkistoitu paperimuodossa. Rakennusvalvonnoille suunnatun Lupapisteen tiedonhallintaratkaisun avulla koko asiakirjallinen käsittely ja säilytys voidaan sähköistää arkistolaitoksen edellyttämällä tavalla, eikä paperisia välivaiheita enää tarvita. Aiemmat etsintäoperaatiot paperiarkistojen syövereihin korvaantuvat sekunneissa tehtäviin hakuihin.


    Asiakirjat, tiedonhallinta ja tuki yhdestä osoitteesta

    kaytto-viranomainen-tiedonhallinta-03

    LÖYDÄ ASIAKIRJAT SEKUNNEISSA

    Lupapisteen tiedonhallinta löytyy samasta käyttöliittymästä kuin sähköinen asiointi. Asiakirjat löydetään dokumenttihaun avulla: piirustukset, suunnitelmat, selvitykset, päätökset, pöytäkirjat ja muut asioinnissa ja asiankäsittelyssä syntyneet asiakirjat. Kaikki dokumentit on linkitetty paikkatietoon, joten ne löytyvät kätevästi myös karttanäkymältä.

    Arkistonhoidosta vastaavat henkilöt löytävät samasta osoitteesta myös kaiken tiedonhallintaan ja sen suunnitteluun tarvittavat työkalut.

    kaytto-viranomainen-tiedonhallinta-01

    HYÖDY YHTEISESTÄ TIEDONOHJAUSSUUNNITELMASTA

    Kaikille rakennusvalvontavirastoille laadittu tiedonohjaussuunnitelma säästää merkittävästi arkistoinnin suunnittelutyöhön tarvittavaa aikaa ja rahaa.

    Tiedonohjausjärjestelmä tuottaa kaikki aineiston käsittelyä ja säilytystä varten tarvittavat tiedot täysin automaattisesti. Palvelu muuntaa  asiakirjat arkistokelpoiseen muotoon ja valmistuneet asiat siirretään Lupapisteen sähköiseen säilytysjärjestelmään tai tarvittaessa kunnan omaan arkistopalveluun.

     

    Ilkka Mattila

    KONSULTOINTI- JA DIGITOINTIPALVELUMME TUKENASI

    Tarjoamme koulutus- ja konsultointipalveluja sähköiseen tiedonhallintaan sekä vanhan paperiaineiston digitointiin liittyen.

    Mikäli siis arkistoinnin sähköistäminen tai asiakirjojen digitointi on mielen päällä, ole meihin epäröimättä yhteydessä.

    Ota yhteyttä:

    Ilkka Mattila
    Kehitysjohtaja, Lupapiste
    ilkka.mattila@evolta.fi

     


    Käyttäjän kommentti

    ”Lupapisteen myötä asiakirjojen etsiminen on saanut uuden merkityksen – niitä ei enää etsitä. Annetuilla tiedoilla asia ja asiakirjat ovat käyttäjällä edessään, omalla koneella muutamalla klikkauksella. Sähköisenä asiakirja palvelee asiakasta ja viranomaista reaaliajassa katoamatta työpöydille tai arkistoon.

    Tiedonhallinta-osion käyttöönotto mahdollistaa sähköisen arkistoinnin, eikä papereita enää tarvita. Hyllymetrejä ei synny lisää, vaikka lupa-asiakirjojen määrä on vuosien aikana hieman kasvanutkin. Näin arkistoa voi jatkossa hoitaa etänä.”

    Mirja Kakkonen
    Tiedonhallinnan suunnittelija, Järvenpään kaupunki

    Sähköisenä asiakirja palvelee asiakasta ja viranomaista reaaliajassa katoamatta työpöydille tai arkistoon.

    Lue Järvenpään kokemuksista


    Digitoi vanhat paperiarkistot

    Digitoinnin avulla vanhat paperiasiakirjat muutetaan sähköiseen muotoon. Lupapiste tarjoaa digitointipalvelua yhdessä Analogia Oy:n kanssa, joka on erikoistunut kuntien rakennusvalvonta-aineistojen digitointiin ja tuntee ainutlaatuisten rakennuslupa-asiakirjojen arvon.

    Analogisesta digitaaliseksi

    Tulemme paikan päälle tekemään arkiston kartoituksen sekä
    laadimme yhdessä asiakkaan kanssa toteutussuunnitelman ja aikataulun.

    Noudamme sekä palautamme aineistot kunnan arkistosta. Valmiin sähköisen aineiston toimitamme kunnan sähköiseen tietojärjestelmään tai esimerkiksi valtakunnallisesti toimivaan Lupapiste-palveluun. Asiakirjojen pysyväisarkistointia varten voimme lisäksi tehdä myös aineistosta arkistokelpoiset mikrofilmit. Mikrofilmien säilyvyys on satoja vuosia ja tiedot on mikrofilmeiltä palautettavissa aina myös sähköisiksi.

    Käytössämme on alan parhaat laitteistot, mutta arvokkain vahvuutemme on ammattitaitoinen, kokenut henkilökunta. Vain ammattitaitoinen henkilökuntatakaa digitoinnin onnistumisen. Työssä täytyy omata myös kokemusta paperiasiakirjoista sekä niiden sisällöstä.

    Sähköistä arkistoa varten keräämme metatiedot useista eri lähteistä; indeksointitiedot kerätään asiakirjoista / piirustuksesta, Kuntaliiton kuntanetistä ja muista sähköisistä rekistereistä. Näin kattavat ja oikeat metatiedot mahdollistavat tietojen varman löytymisen ja helpon käytön.

    Digitaalisten aineistojen Käyttö

    Kun rakennusvalvonta on siirtynyt käyttämään vain sähköisiä lupa-asiakirjoja, niitä voidaan hakea yhdestä paikasta. Rakennuslupien käsittely helpottuu ja asiakaspalvelu nopeutuu. Asiakkaat saavat arkistosta tarpeelliset piirustukset nopeasti, kunnan päättämää korvatusta vastaan. Uudet lupahakemukset voidaan käsitellä sähköisesti Lupapisteen kautta ja kyseistä kiinteistöä koskevat vanhat asiakirjat löydetään helposti Lupapisteen dokumenttihaun avulla. Lopputuloksena papereita ei enää tarvita.


    Lupapisteen käyttö

    Lupapisteen pääkäyttäjä määrittää käyttöoikeudet tiedonhallintakokonaisuuden käyttöön.
    Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmällä hallitaan yhteistä, mutta kuntakohtaisesti muokattavaa, tiedonohjaussuunnitelmaa.

    Sähköisessä asioinnissa tarkastetaan asiakkaan asiakirjojen arkistokelpoisuus ja tehdään tarvittaessa muunnos arkistokelpoiseen muotoon. Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmä tuottaa automaattisesti asioille ja asiakirjoille kaikki aineiston käsittelyä ja säilytystä tarvittavat metatiedot. Valmistuneet asiat siirretään Lupapisteen sähköiseen säilytysjärjestelmään tai muuhun ulkoiseen arkistopalveluun. Dokumenttihaun kautta asiakirjoja voidaan hakea sekunneissa erilaisten hakuehtojen avulla - sekä asioinnin että arkiston osalta.

    Tiedonohjaussuunnitelma pohjana

    • Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmällä hallitaan tiedonohjaussuunnitelmaa
    • Tiedonohjaussuunnitelmassa on kuvattu yhteiset rakennusvalvonnan menettelyt
    • Kunta saa valmiin tiedonohjaussuunnitelman ja voi itse muokata sitä tarpeidensa mukaisesti

    Aineiston vastaanotto ja metatiedot

    • Vastaanotettavan aineiston arkistokelpoisuus tarkastetaan palvelussa
    • Tarvittaessa aineisto muunnetaan arkistokelpoiseen PDF/A-muotoon
    • Tallennetulle asiakirjalle luetaan automaattisesti metatiedot tiedonohjaussuunnitelmasta
    • Viranomainen voi muokata dokumenttikohtaisesti metatietoja

    Dokumenttihaku

    • Asiakirjoja voidaan hakea dokumenttihausta erilaisten hakuehtojen avulla
    • Hakua voi tarkentaa vaikkapa asiakirjan tyypin tai päätösajankohdan perusteella
    • Asiakirjoja pystytään etsimään myös kartalta karttahaun avulla

    Arkistointi

    • Hakemukset arkistoidaan Lupapisteen säilytysjärjestelmään tai ulkoiseen arkistoon
    • Lupapiste näyttää arkistoitavat materiaalit ja hankkeen prosessin kulun
    • Arkistoija tarkistaa asiakirjat ja metatiedot sekä muokkaa tarvittaessa tietoja

    Tiedonhallinnan ohjeita